Wie Sie das Monster Jahresurlaubsplanung ganz einfach besiegen

Achtung, Geschichtsstunde. Wir alle kennen wohl das bekannte Sprichwort „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Seinen Ursprung hat es, wie könnte es anders sein, im Mittelalter. Es mag so um 1220 gewesen sein. Dort wurde im sogenannten Sachsenspiegel festgehalten, dass derjenige Bauer, der zuerst beim Müller erscheint, den Vorrang zum Mahlen seines Getreides bekommt.

Gehen wir noch weiter zurück. Bereits im römischen Reich gab es eine ähnliche Regelung: „Prior tempore, potior iure – früher in der Zeit, stärker im Recht“. Eine andere Formulierung, die aber das gleiche bedeutet. Sie fragen sich, was die Geschichtsstunde soll? Nun, manch ein Schichtplaner wird sich hier vermutlich wiedererkennen. Ihm ergeht es heute oftmals wie den Müllern im Mittelalter – und zwar, wenn es um die Jahresurlaubsplanung geht.

Brückentage bieten Spielraum für Kurzurlaube

Mitarbeiter blicken auch im Jahr 2019 erfreut auf die alljährlichen Feiertage. Mit klug eingereichten Urlaubsanträgen lassen sich die freien Tage im Jahr gezielt maximieren. Einige Beispiele gefällig? Nun denn: Nehmen wir den Tag der Arbeit. Der 1. Mai liegt 2019 günstig auf einem Mittwoch. Zwei Tage hinten drangehängt und schon wird aus einem einfachen Feiertag ein fünf Tage langer Kurzurlaub. Ähnlich liegt der Tag der Deutschen Einheit, er fällt auf einen Donnerstag und schreit förmlich nach einem verlängerten Wochenende. Und auch Weihnachten bietet 2019 großes Urlaubspotenzial. In vielen Unternehmen muss für den 24. Dezember nur ein halber Urlaubstag genommen werden, so werden aus zweieinhalb beantragten Tagen schnell neun freie Tage.

Je größer das Unternehmen, desto komplexer und fehleranfälliger wird die Planung.

Vier Schwachstellen in der manuellen Planung

Während sich der Arbeitnehmer freut, bricht der verantwortliche Planer vor und während der Jahresurlaubsplanung des Öfteren in Schweißausbrüche aus. Es stapelt sich Formular um Formular, und natürlich kann nicht jeder Wunsch der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Bei der Genehmigung muss es fair zugehen. Der Grundsatz „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ist oft nicht einzuhalten.

Für Personalverantwortliche ist die Jahresurlaubsplanung, die in vielen Unternehmen meist im späten Herbst des Vorjahres stehen muss, daher oftmals ein Drahtseilakt. Denn es müssen immer betriebliche Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter in Einklang gebracht werden. Gleichzeitig gilt es gesetzliche und tarifliche Regelungen zu beachten und die Urlaubsansprüche sowie die Lebenssituation der Mitarbeiter mit einzubeziehen. Wer kennt das Thema „Schul- oder Kindergartenferien“ als Disponent nicht?

Je größer das Unternehmen, desto komplexer und fehleranfälliger wird eine solche Planung, wenn sie mit Excel und/oder Bauchgefühl durchgeführt wird. Vier Schwachstellen sind in einer manuellen Jahresurlaubsplanung zu beobachten.
 

  1. Ausrichtung an Bedarfen: Ist die Jahresurlaubsplanung nicht an eine Personalbedarfsermittlung gekoppelt, kann es in Hochzeiten zu Personalmangel kommen, wenn zu viel Urlaub genehmigt wurde.
     
  2. Bereichsübergreifende Planung: Werden Urlaube nicht bereichsübergreifend abgeglichen, ist eine optimale Vertretungsorganisation kaum möglich. Wird in einer Abteilung Personal benötigt, aus anderen Bereichen kann aber niemand abgezogen werden, droht Produktivitätsverlust.
     
  3. Berücksichtigung von Qualifikationen: Nehmen wir einmal an, die Urlaubsplanung wird manuell vorgenommen und es fehlt für die Bedienung einer komplexen Maschine eine erforderliche Qualifikation. Es droht teurer Stillstand. Oder es sind im Ernstfall nicht genügend Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragte im Dienst. Das kann fatale Folgen und Strafen nach sich ziehen.
     
  4. Mitarbeiterzufriedenheit: Alle Mitarbeiter sollen fair behandelt werden. Der Planer muss abwägen: Wer hat schon wie viele Wünsche genehmigt bekommen, wer hat aufgrund der Familiensituation oder geleisteter Mehrarbeit Vorrang? Wie kann der Anspruch eines Mitarbeiters mit dessen Wünschen in Einklang gebracht werden? Eine manuelle Planung auf dem Wandkalender bietet wenig Hilfe bei der fairen Vergabe von Urlauben.
     

Dabei kann die Jahresurlaubsplanung, so komplex sie auch sein mag, so einfach sein. Der Schlüssel ist digitales Workforce Management mit automatisierten Planungsprozessen. Damit sich Planungsverantwortliche nicht wie der Müller am Mühlrad fühlen müssen.

Denn das Sprichwort „wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ hat mit der modernen Arbeitswelt nun wirklich nichts mehr zu tun. 

 

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Über den Autor

Dominik Laska

Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen. Der gelernte Journalist hat sein Handwerk sowohl im Print als auch Online gelernt. Der gebürtige Berliner schreibt für den ATOSS Work Blog über alle Themen moderner Arbeitswelten.

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