Bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung

Schwankender Bedarf erfordert flexiblen Personaleinsatz

Leerlaufzeiten oder drastische Überbesetzung – beides hat negative Folgen und belastet Wirtschaftlichkeit wie Wettbewerbsfähigkeit. Mit einer flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung sind diese Szenarien jedoch vermeidbar.

Branchenübergreifend müssen sich Unternehmen in volatilen Märkten behaupten. Der Personalbedarf ist alles andere als konstant – aufgrund schwankender Auftragseingänge in der Produktion, unvorhersehbarer Kunden- oder Patientenströme im Handel oder Gesundheitswesen oder saisonal bedingter Schwankungen in der Logistik und dem Dienstleistungssektor. Volatilität ist ein branchenübergreifender Faktor. Tendenz steigend.

Wird die Personalkapazität nicht auf das Marktumfeld eingestellt, verlieren Unternehmen bares Geld. Es entstehen unproduktive Arbeitszeiten, und die Personalkosten steigen. Zudem können in Hochfrequenzphasen Aufträge nicht in angemessener Zeit abgearbeitet werden. In der Folge werden Überstunden aufgebaut oder Leiharbeiter hinzugezogen, und Verzögerungen führen zu monetären Verlusten und Unzufriedenheit auf Kundenseite. Unter Druck steigt auch die Gefahr von Qualitätsdefiziten.

Wer seinen tatsächlichen Personalbedarf genau kennt, kann diese Probleme abmildern oder sogar vermeiden. Je nach Branche hilft eine flexible Kombination verschiedener Massnahmen, um eine adäquate Bedarfsermittlung zu erzielen.

Steigendes Serviceniveau und Einsparungen in Millionenhöhe 

Die positiven Effekte einer bedarfsorientierten Personaleinsatzplanung schlagen sich schnell nieder. Während die Personalausgaben sinken, steigen Serviceniveau und Produktionsqualität. Kundenzufriedenheit und Kundenbindung verbessern sich massgeblich. Das Ergebnis: Einsparungen bis in Millionenhöhe – allein durch eine Personaleinsatzplanung, die sich genau am Bedarf orientiert.

Mit bedarfsorientierter Einsatzplanung erreichen Produktionsunternehmen eine optimale Auslastung von Maschinen und Arbeitskräften, unnötige Schichtzuschläge und kostenintensive Produktionsstillstände gehören der Vergangenheit an. Und wenn stets Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen geplant werden, steigt ausserdem die Prozesseffektivität.

Auch der Einzelhandel profitiert von bedarfsorientierter Personaleinsatzplanung. Sind immer Mitarbeiter entsprechend der Kundenfrequenz auf der Verkaufsfläche, ist ein gleichbleibend hohes Service-Level gewährleistet, die Kundenbindung steigt, und Konversionsrate und Umsatz sind gesichert.

Komplexität clever managen

Personaleinsatzplanung ist ein komplexes Unterfangen. Wie lässt sich der Personalbedarf ermitteln, wenn er nicht nur im Wochen- oder Jahresverlauf schwankt, sondern mitunter stündlich? Wie plant man Verfügbarkeiten mit Hinblick auf Urlaub, Krankheit oder anderen Ausfallgründen? Welche gesetzlichen Vorgaben in puncto Arbeitszeiten oder tariflichen Anforderungen sind zu berücksichtigen? Für die bedarfsgerechte Planung ist Transparenz über Bedarfe und arbeitszeitliche Rahmenbedingungen unerlässlich. Wir unterstützen Sie, diese Komplexität effizient zu beherrschen.

Zum Vorteil von Unternehmen und Mitarbeitern

Um die Personaleinsatzplanung auf eine neue Stufe zu heben, sollte zunächst die aktuelle Planung genau analysiert und bewertet werden. Verbesserungen können beispielsweise durch die Neuregelung von Arbeits- oder Urlaubszeiten erzielt werden. Werden spezifische Urlaubsquoten bei der Abwesenheitsplanung berücksichtiget und Urlaubsgenehmigungen daran ausgerichtet, lassen sich Über- und Unterbesetzungen vermeiden. Und wenn der Personaleinsatz an den tatsächlichen Personalbedarf angepasst wird, entstehen weniger kurzfristige Planänderungen. Die Mitarbeiter werden es Ihnen danken – durch höhere Zufriedenheit, sinkende Krankenquote und steigende Produktivität.

Personaleinsatzplanung nach Maß und Bedarf

ATOSS Consulting unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer Personalprozesse – individuell auf Ihre Anforderungen abgestimmt. Damit sich Ihre Personaleinsatzplanung zu jeder Zeit bestmöglich am tatsächlichen Personalbedarf orientiert.

Vertrauen Sie auf über 30 Jahre Erfahrung und das Know-how, das unsere Berater in circa 8.000 Projekten rund um die Aufstellung von bedarfsgerechten Personaleinsatzplänen gesammelt haben. Ob detaillierte Personalprognosen, Arbeitszeitflexibilisierung, optimiertes Workforce Management, ergonomische Schichtpläne oder effizientes Arbeitszeitmanagement – wir machen Sie fit für die Arbeitswelt der Zukunft.

Michael Knoblauch

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