Warum die langfristige Personalplanung immer wichtiger wird

Die globale Corona-Pandemie sorgt bei vielen Unternehmen für extreme Unruhe. Letztlich geht es für Viele ums blanke wirtschaftliche Überleben. Von heute auf morgen rückten andere Prioritäten in den Vordergrund: die Gesundheit der Mitarbeiter, neue oder neu formulierte gesetzliche Auflagen und die möglichst effiziente und kostenoptimierte Rückkehr zu einem neuen Normalbetrieb nach dem Lockdown. Aber die Unruhe hört nicht auf. Die Wahrscheinlichkeit einer zweiten Welle und damit eines erneuten Rückschlags für die Wirtschaft besteht, solange die Pandemie nicht effektiv unter Kontrolle gebracht ist. Daher müssen Unternehmen in der Lage sein, hochflexibel auf spontane Anpassungen zu reagieren, um den ordentlichen Geschäftsbetrieb auch in schwierigen Zeiten weiter aufrecht zu erhalten. Aber wie ist es möglich flexibel zu planen, wenn Ungewissheit und Unvorhersehbarkeit ständige Begleiter sind?

Der Fokus der Personalplanung muss sich verändern

Die Antwort lässt sich einfach zusammenfassen: Der Fokus der Personaleinsatzplanung muss verändert werden. Starre Schichtmodelle und Dienstpläne mit konstanten Bedarfen sind nicht mehr aktuell und zeitgemäß. Das hat nichts mit der Pandemie zu tun, sondern mit dem Wandel der Märkte im Allgemeinen. Volatile Auftragslagen, kurze Konjunktur- und Produktzyklen sind die Realität und setzen eine digitalisierte und strategische Planung voraus. Und das branchenübergreifend, egal ob Produktion, Handel, Logistik, bei Dienstleistungsunternehmen oder im Gesundheitswesen. Viel zu oft agieren Unternehmen aber nur auf operativer Ebene – die langfristige Personaleinsatzplanung bleibt außen vor. Dabei schafft das einen enormen Wettbewerbsvorteil.

Personaleinsatzplanung viele Arbeitnehmer vor Großstadtkulisse

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Strategische Kapazitätsplanung schafft Flexibilität

In den letzten Jahren hat sich einiges getan. Oftmals sind bereits Zettel, Stift und Schwarzes Brett abgelöst worden. Doch ist das genug? Gerade in volatilen Zeiten ist es wichtig, den langfristigen Blick in der Personalplanung nicht zu verlieren. Zwar ist die Planung für wenige Wochen oder Monate viel konkreter und weniger abstrakt als eine komplexe Jahresplanung, doch wichtige Faktoren gehen dabei verloren. Eine strategische Kapazitätsplanung schafft deutlich mehr Flexibilität. Über- und Unterdeckung lässt sich frühzeitig erkennen, entsprechende Maßnahmen, wie eine Anpassung der Urlaubsquote oder ein bereichsübergreifender Mitarbeitereinsatz, können proaktiv eingeleitet werden. Auftragsspitzen oder -täler sind so gut abzufangen und spontane, teure Reaktionen wie der Einsatz von Leiharbeitern sind nicht mehr nötig.

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Bedarfe und Kapazitäten müssen abgeglichen werden

Lassen Sie uns das Ganze einmal konkret durchspielen. Woher weiß ich, ob in meinem Planungszeitraum Über- oder Unterbesetzung vorliegt? Voraussetzung für die Beantwortung dieser Frage ist der Abgleich zwischen meinen benötigten Bedarfen und meinen vorhandenen Kapazitäten. Bedarfe lassen sich entweder aus der Vergangenheit fortschreiben, aus bestehenden Systemen wie Produktionsplanungs-, Warenwirtschafts- oder Auftragsverwaltungssystem importieren oder aktiv mit einer Software wie der ATOSS Staff Efficiency Suite ermitteln. Meinem Bedarf stelle ich die verfügbare Kapazität gegenüber. Konkret: die verfügbaren Mitarbeiter.

Strategische Planung braucht maximale Datentransparenz

Wenn man diese beiden Informationen betrachtet, erkennt man erste Abweichungen. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter nicht immer wie gewünscht zur Verfügung stehen:  Sie sind im Urlaub, krank, nehmen an Weiterbildungen teil, usw. Daher berücksichtigen wir auch Abwesenheitsquoten, um ein realistisches Kapazitätsangebot für die Zukunft vorhersagen zu können. Idealerweise greifen wir auf realistische Zahlen, wie z.B. eine existierende Krankheitsquote oder Weiterbildungsquoten aus der Vergangenheit, zu. Nun haben wir idealerweise eine fundierte Datengrundlage über die finale Über- oder Unterbesetzung.

Diese Transparenz schafft die Basis, um frühzeitig und strategisch zu agieren. Wir können einen bereichsübergreifenden Einsatz fördern, Mitarbeiter frühzeitig weiterbilden, die Jahresurlaubsplanung durch Senken oder Anheben der Urlaubsquote anpassen, die Personalstruktur verändern oder die Wochenstunden flexibel an den Bedarf angleichen. Dann stehen Bedarfe, Personaleinsatz und damit auch Kosten langfristig in Einklang.  Und wir erreichen am Ende das, was heute, egal ob in schwierigen oder in guten Zeiten, für Unternehmen und Mitarbeiter enorm wichtig ist: maximale Flexibilität rund um die Arbeitszeit.

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Über den Autor

Lisa Lange

Gerade jetzt sollten Unternehmen die Initiative ergreifen, um ihre Prozesse zu digitalisieren und zu vereinfachen. Genau das ist das Ziel der Produktmanagerin bei der ATOSS Software AG. Sie möchte zeigen, wie einfach digitales Workforce Management ist und wie viel Spaß es machen kann.

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