Personalsteuerung: Tagesaktuell Personalengpässe beheben

Mehr Effizienz durch eine professionelle IT-gestützte Planung

Bei der Personalsteuerung müssen Unternehmen zeitnah auf plötzliche Schwankungen beim Personalbedarf oder auf kurzfristige Ausfälle von Mitarbeitern reagieren. Dabei ist es wichtig, schnell und effizient mit Hilfe von Automatismen und auf Basis von höchster Datentransparenz die richtige Entscheidung zu treffen. Zielsetzung ist, den angestrebten Service-Level zu optimalen Kosten und bei maximaler Gesetzeskonformität auch bei kurzfristigen personellen Engpässen zu halten, ohne grössere Kompromisse bei der Mitarbeiterorientierung eingehen zu müssen. Klar definierte Prozesse und eine effiziente IT-gestützte Einsatzplanung stellen kurze Reaktionszeiten und bestmögliche, faire Ersatzbesetzungen sicher.

Kurzfristige Personalsteuerung auf ein Minimum reduzieren

Ziel eines jeden Unternehmens sollte es sein, Ad-hoc-Reaktionen in der Personalsteuerung frühzeitig zu reduzieren oder es möglichst erst gar nicht dazu kommen zu lassen. Das ist in Zeiten volatiler Märkte und zunehmender Individualisierung von Produkten und Dienstleistungen eine Herausforderung. Eine stärkere Fokussierung auf die mittel- und langfristige Personaleinsatz- und Personalkapazitätsplanung schafft die nötigen Voraussetzungen. So wird unter anderem verhindert, dass Mitarbeiter zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit nach Hause geschickt werden oder die Anzahl an teuren, unproduktiven Arbeitszeiten in die Höhe schnellt. Zudem wird vermieden, überdurchschnittlich viele Überstunden bei den Mitarbeitern aufzubauen oder zu stark auf Leiharbeiter mit weniger Knowhow zurückzugreifen. Das geht zu Lasten von Produktivität und Qualität.

Ganzheitliches Workforce Management als Ziel

ATOSS hat Lösungen für ein ganzheitliches Workforce Management entwickelt, die eine professionelle strategische und operative Disposition unterstützen – von der Personalbedarfsermittlung über die Kapazitäts- und Einsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft und Self Services. Damit lässt sich der Personalbedarf anhand von Daten aus Vorsystemen und intelligenten Prognoseverfahren ermitteln und Personalbedarf und Personalkapazität optimal synchronisieren. So schaffen Sie beste Voraussetzungen für eine hochwertige operative Einsatzplanung und können kurzfristige Massnahmen im Rahmen der Personalsteuerung signifikant reduzieren.

Personalsteuerung auf smarte Art

Das Prinzip: Ein einheitliches System unterstützt unternehmensweit oder bereichsübergreifend das Verleihen von Mitarbeitern sowie den Einsatz von Springern und Poolmitarbeitern. Aufwändige und langwierige Abstimmrunden entfallen, Engpässe im Arbeitsauflauf werden auf ein Minimum reduziert. Bei krankheitsbedingten Ausfällen von Mitarbeitern beispielsweise schlägt die Lösung dem Planer automatisch verfügbare und geeignete Mitarbeiter als Ersatz vor. Bei der Selektion werden hinterlegte Kriterien wie Stand der Arbeitszeitkonten, Qualifikationen oder zeitliche Präferenzen einbezogen. Geeignete Mitarbeiter erhalten Schichtangebote schnell und effizient mobil. Für die kurzfristige Planung, die sogenannte Intraday Steuerung, bietet ATOSS zudem eine Automatische Einsatzplanung. Sie unterbreitet dem Planer auf Knopfdruck einen Vorschlag für eine Ersatzplanung und berücksichtigt dabei alle Rahmenbedingungen wie Verfügbarkeiten, Saldenstände, Qualifikationen, Bedarfe, tarifliche oder gesetzliche Regelungen. So werden kurzfristige personelle Engpässe erfolgreich und wirtschaftlich gemeistert.

Nutzen und Effekte

• Systemgestützte Suche nach qualifiziertem Ersatz bei kurzfristigen Mitarbeiterausfällen
• Schnelle Reaktionsfähigkeit auf plötzliche Ereignisse durch einen Intra-Day-Planungsautomatismus
• Flexible Kommunikationswege zur automatischen Benachrichtigung von Mitarbeitern über Planänderungen
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger ungeplante Arbeitseinsätze
• Sicherung des Geschäftsbetriebs und des Service-Levels
• Schlanke und effiziente Prozesse dank integriertem Datenbestand
• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität durch effiziente Vermeidung von unproduktiven Arbeitszeiten