Personalbedarfsermittlung: Unplanbares planbar machen

Flexibler und bedarfsorientierter Personaleinsatz

Die Personalbedarfsermittlung ist die Basis für eine effiziente und agile Personaleinsatzplanung. Nur so lässt sich vorhersagen, welche Mitarbeiter mit welcher Qualifikation zu welchen Kosten wo und wann zum Einsatz kommen sollen – pro Tag, pro Stunde oder im Idealfall minutengenau berechnet. Moderne Unternehmen folgen dabei dem Just-in-time Prinzip, das nicht nur in der Produktion und in der Logistik wirtschaftliche Vorteile verspricht. Denn auch für den Personaleinsatz gilt: Sind die Mitarbeiter im Einsatz, wenn sie gebraucht werden, fallen weniger teure Leerlaufzeiten und Überstunden an. Gleichzeitig steigen Produktivität und Servicequalität.

Der Personalbedarf entsteht direkt aus den spezifischen Geschäftsprozessen und Zielen. Eine verlässliche Personalbedarfsermittlung ist deshalb nur möglich, wenn alle branchen- und unternehmensrelevanten Bedarfstreiber berücksichtigt werden. Dabei sind die Anforderungen je nach Branche und Unternehmen ganz unterschiedlich. Zusätzlich kann der Personalbedarf noch nachfragebedingten oder saisonalen Schwankungen unterliegen. Fundiertes Branchen-Knowhow ist dabei eine Grundvoraussetzung für eine hochwertige, möglichst genaue Personalbedarfsermittlung.

ATOSS hat Lösungen zur Personalbedarfsermittlung auf Basis modernster Technologien entwickelt, die Sie bei dieser komplexen Aufgabe effektiv unterstützen.

Exakte Personalbedarfsermittlung für mehr Planungssicherheit

Personalbedarfsschwankungen gehören zum Unternehmensalltag – sei es auf Monats-, Wochen-, Tages- oder sogar Stundenebene. Eine professionelle Personaleinsatzplanung hat die Aufgabe, diese Schwankungen kurz- oder langfristig kostenoptimiert auszugleichen. Die Grundlage dafür ist eine detaillierte Analyse sowie die konsequente Berücksichtigung aller Bedarfstreiber.

Ausgehend von Prognosen des künftigen Arbeitsvolumens und historischen Daten, beispielsweise realisierte Umsätze, Kassenbons, Auftragsvolumen, Belegungsquote im Krankenhaus oder getätigte Anrufe im Call Center, entsteht bei der Personalbedarfsermittlung ein Forecast. Die relevanten Informationen fließen aus Vorsystemen in die Bedarfsermittlung ein. Das Ziel ist eine genaue Beschreibung des Bedarfs innerhalb eines möglichst kurzen Zeitraums. Dieser Forecast bildet dann die Basis für eine minutengenaue bedarfsoptimierte Planung.

Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Personaleinsatzplanung sukzessive steigern. Es gilt: Je feingranularer und genauer die Planung ist, desto beeindruckender sind Effekte in der Praxis.

Nutzen und Effekte

  • Transparenz über den Personalbedarf
  • Punktgenaue Planung und Steuerung des Personalbedarfs
  • Längere Reaktionszeiträume
  • Optimierung der Personalkosten
  • Höherer Service Level
  • Steigerung der Produktivität
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
Ganzheitliches Workforce Management - Personalbedarfsermittlung

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Jürgen Bucher

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Jürgen Bucher
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