Drei Schritte zu einem erfolgreichen Ausfallmanagement

Egal ob Patientenversorgung im Gesundheitswesen, die Bedienung von Maschinen in der Produktion oder die Betreuung von Kunden im stationären Handel: die dauerhafte Bereitstellung von Personalressourcen ist in vielen Branchen unverzichtbar, um Produktivität zu gewährleisten und Wirtschaftlichkeit zu garantieren. Ein systematisches Ausfallzeitenmanagement hilft, auf kurzfristige Personalausfälle oder Zusatzbedarfe adäquat und kosteneffizient zu reagieren. 

Ein spezifisches Konzept für das Ausfallmanagement wird benötigt

Eine fundierte Problemanalyse hilft, die Schwachstellen im Ausfallmanagement aufzudecken. Zu den häufigsten Fehlerquellen gehören falsche Kalkulation von „Personalpuffern“ sowie geringe bereichsübergreifende Flexibilität. Darüber hinaus fehlt meist die Transparenz über benötigte und vorhandene Qualifikationen, um schnell einen geeigneten Ersatz zu finden.

Es gibt keine allgemeingültige Formel für die Ausfallkompensation, die in allen Unternehmen gleichermaßen umsetzbar ist. Alle Lösungsansätze und Instrumente haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Eine fundierte und individuell abgestimmte Prozessanalyse hilft dabei, eine intelligente Kombination der Maßnahmen zu finden, die allen Anforderungen optimal entsprechen.

Maßnahmen zur Optimierung des Ausfallzeitenmanagements

Kompensationsbedarf besteht bei einer guten und bedarfsgerechten Einsatzplanung immer dann, wenn unerwartet Mitarbeiter ausfallen. Gründe hierfür sind hauptsächlich kurzfristige Erkrankungen, die in der Personalbedarfsprognose nicht berücksichtigt wurden. Unternehmen sollten sich zum Ziel setzten, die Krankenquote innerhalb der Belegschaft zu reduzieren. Krankheitsbedingte Ausfälle durch Stress, Schlafmangel oder Überbelastung können häufig verhindert werden, indem Überstunden gesenkt, Nachschichten minimiert oder übermäßige körperliche Arbeit mit genügend Ruhezeiten abgegolten werden. Durch die Aufnahme der Krankenquote in die Personalbedarfsprognose kann ein potentieller Ausfall kompensiert werden.

Aber auch nichteingeplante Zusatzbedarfe führen zu einer Abweichung zwischen Personalbedarf und Personaleinsatz. Präventive Maßnahmen wie die Verbesserung der Personalbedarfsprognose, Berücksichtigung der Krankenquote und die Verbesserung der Arbeitsbedingungen minimieren jedoch bereits die Ausfälle und verbessern das Ausfallmanagement.

Flexible Reaktionsmöglichkeiten in der Praxis

Im zweiten Schritt sollten die benötigten Vertretungskapazitäten mit den Ausfallbedarfen bestmöglich übereinstimmen und in den Dienstplan integriert werden. Hierfür braucht es entsprechende Maßnahmen. Zum einen sollten die Aufgaben der Mitarbeiter bestmöglich standardisiert sein, um einen flexiblen Mitarbeitereinsatz gewährleisten zu können. So können Ausfälle idealerweise auch ohne Vertretung kompensiert werden. Zum anderen sollten die Mitarbeiter für verschiedene Arbeitsplätzen qualifiziert sein. Dies ermöglicht den Einsatz bereichsübergreifender Springer-Pools und sogenannter Joker-Dienste. Solche Stand-by-Ressourcen unterstützen den Personaleinsatz zu unterschiedlichen Zeiten. So können Ausfälle bestmöglich kompensiert werden.

Eine Kombination dieser Maßnahmen zur Erhöhung der Aufgaben-, Arbeitszeit- und Einsatzflexibilität haben sich in der Praxis als besonders effektiv erwiesen. Ein flexiblerer Personaleinsatz ermöglicht die Synchronisation von Personalangebot und Personalbedarf. Auf diese Weise können zusätzliche Kosten für Personalpuffer vermieden und der Verwaltungsaufwand verringert werden.

In drei Schritten zu einem erfolgreichen Ausfallzeitenmanagement
 

  1. Analyse der Gründe und Häufigkeiten der Personalausfälle: Hierbei müssen sowohl Ursachen für verschiedenste Ausfälle gefunden und die Häufigkeit ermittelt werden.
     
  2. Anhand der Ergebnisse werden präventive Maßnahmen entwickelt, um die Anzahl und Häufigkeit von Ausfällen zu verringern.
     
  3. Gemäß dem Geschäftsmodell und der Unternehmenskultur werden konkrete Maßnahmen des Ausfallzeitenmanagements definiert und implementiert.
     

 

Gerne besprechen wir mit Ihnen, wie Sie das Ausfallmanagement in Ihrem Unternehmen verbessern können.

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Über den Autor

Leif Abraham

Als studierter Wirtschaftsingenieur mit langjähriger Beratungserfahrung stellt der Projektleiter neben der Software vor allem die Unternehmenskultur, Organisation und die Prozesse in den Fokus. Denn nur die ganzheitliche Betrachtung schafft den vollen Mehrwert.

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