Wie Flexibilität rund um die Arbeitszeit entsteht

Die Zeit ist Gegenstand vieler wissenschaftlicher Untersuchungen und wird aus verschiedenen Perspektiven betrachtet: Lebenszeit, Arbeitszeit, Zeit für Familie, Zeit für sich selbst, Zeitmanagement am Arbeitsplatz und Zuhause. Das Zeitgefühl, das Menschen haben, ist subjektiv und hängt nicht mit der tatsächlich zur Verfügung stehenden Lebenszeit zusammen. Wie bereits Nietzsche sagte: „Wer von seinem Tag nicht zwei Drittel für sich hat, ist ein Sklave“. Und da geht es auch schon los: Auf welche Stundenanzahl bezieht sich die Angabe? Auf 24/7 und damit auch auf unsere Schlafenszeit? Oder nur auf die 12 bis 20 Stunden pro Tag, die wir in der Regel wach verbringen? Der große Unterschied zum 19. Jahrhundert liegt jedoch auf der Hand. Im Gegensatz dazu haben wir heute sehr oft das Privileg, selbst zu entscheiden, welchen Anteil an Lebenszeit wir für Arbeit, Familie oder Freizeit verbrauchen möchten.

Diesen Anspruch bringen junge Arbeitnehmergenerationen, zum Beispiel Digital Natives, Generation Y und Z, in ihr Berufsleben ein. Flexible Arbeitszeiten, mobile Arbeitsplätze, Sabbaticals und Teilzeitmodelle sind längst zum Auswahlkriterium bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber geworden. Die Kritik an dem EuGH-Urteil, das Unternehmen aller Größe zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet, war entsprechend groß. Experten halten die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs sogar für den Niedergang der Vertrauensarbeitszeit und befürchten eine Einschränkung der örtlichen und zeitlichen Flexibilität. Auch wenn immer noch nicht klar ist, ob und wie Deutschland diese Vorgabe umsetzen wird: Wir teilen diese Meinung nicht. In unseren Augen führt eine digitale Unterstützung von Zeiterfassung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung zu deutlich mehr Spielraum in Bezug auf Arbeitszeit und -ort. Hier sind ein paar Tipps, wie Sie Flexibilität digital unterstützen können:

Mobile Arbeitsplätze dank Online Zeiterfassung

Das Prinzip der mobilen Arbeitsplätze hat sich inzwischen in vielen Branchen etabliert und auch bewährt. Ziel ist es einerseits, den Austausch und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander zu fördern. Andererseits können sich zumindest die Büroarbeiter kurzfristig an einen Stehtisch oder einen anderen Arbeitsort zurückziehen, wo zum Beispiel mehr Ruhe herrscht. Die Voraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist natürlich eine entsprechende digitale Ausrüstung am Arbeitsplatz. Auch die „Stempeluhr“ lässt sich ganz einfach „mitnehmen“, wenn das Stempeln über eine Software für Arbeitszeitmanagement erfolgt. Ob diese Zeiterfassung über eine Workforce Management App oder so genannte Self Services läuft ist unerheblich. Beide Anwendungen können unabhängig von Zeit und Ort bedient werden, ob am mobilen Arbeitsplatz, im Home Office oder im Coworking-Space.   

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Mobiles Antragwesen – Urlaubsplanung vom Sofa aus

Intuitive Self Services und Apps für Mitarbeiter ermöglichen nicht nur das „mobile Stempeln“, sie unterstützen darüber hinaus viele andere Workflows rund um die Themen Arbeitszeit und Abwesenheit. Die Mitarbeiter können jederzeit und von jedem Endgerät aus Anträge stellen, zum Beispiel für Urlaub, Dienstreisen oder Mehrarbeit. Durch den Fokus auf einzelne Anwendungsfälle, wie etwa einen Urlaubsantrag stellen, sind alle Funktionen sofort erkennbar und mit einem Mausklick erreichbar. Informationen, die zur Erledigung dieses einen Anwendungsfalles nötig sind, stehen den Mitarbeitern auf einen Blick zur Verfügung. In einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, informiert das System per Push-Nachricht über offene und erledigte Aufgaben. So erhalten Mitarbeiter beispielsweise einen Hinweis, wenn sie Zeitbuchungen vergessen haben und sie nachträglich beantragen müssen. Auch das ist selbstverständlich jederzeit und überall möglich – ob auf Dienstreise, im Hotel oder ganz bequem vom heimischen Sofa aus.   

Mehr Flexibilität dank Wunschdienstplänen

Eine digital gestützte Zeiterfassung und -wirtschaft schafft zwar Unabhängigkeit vom Arbeitsort, aber noch längst nicht die gewünschte Flexibilität bei der Verteilung der Arbeitszeit. Dafür ist eine Software für Personaleinsatzplanung erforderlich, die im besten Fall die Daten aus dem Zeitwirtschaftssystem und die Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter berücksichtigt. Ein auf definierten Regeln basierender Planvorschlag – der Automatische Dienstplan – bezieht An- und Abwesenheiten, Arbeitszeitkonten, individuelle Arbeitszeitmodelle, Pausen und auch die Arbeitszeitwünsche der Mitarbeiter automatisch ein. Zu Verfügung stehende Arbeitszeit- oder Schichtangebote können bereits im Vorfeld der Planung per Mausklick ausgewählt werden. Sind Mitarbeiter kurzfristig durch private Verpflichtungen verhindert, können sie die „Schichttauschbörse“ nutzen. Alle notwendigen Informationen wie Arbeitsmuster, Zeit, Arbeitsplatz und die dafür erforderlichen Qualifikationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Der Clou: Die Software lässt Wünsche und Tauschangebote nur dann zu, wenn alle definierten Regeln erfüllt sind, zum Beispiel eine Mindest- bzw. Höchstarbeitszeit, eine Qualifikation oder die Einhaltung von Ruhezeiten. So bleibt die Arbeitszeitflexibilität trotz individuellem Spielraum im unternehmerischen Rahmen; Vertrauen und Kontrolle sind kein Gegensatz mehr.

Für uns steht fest: Zukunftsfähige Arbeitsformen erfordern nicht nur mobile Arbeitsplätze, sondern auch die aktive Einbindung der Prozessbeteiligten. Mitarbeiter aller Generationen können über intuitive Self Services, mobile Apps, Wunschdienstpläne oder Tauschbörsen aktiv an ihrer Arbeitszeitgestaltung mitwirken. Sie haben jederzeit Einblick in ihre Dienstpläne sowie ihre Zeit- und Urlaubssalden und damit volle Transparenz über ihre Arbeitszeiten. Die Eigenverantwortung und Mitbestimmung rund um die Arbeitszeit erlaubt dem Arbeitnehmer letztlich auch mehr Freiraum bei der Lebensplanung.

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Über den Autor

Sabine Eriyo

Sprachenliebhaber, Kommunikationsass und Menschenfreund: Sabine ist leidenschaftliche Texterin und Kommunikatorin, sowohl privat als auch für Themen, die die Arbeitswelt bewegen. Als überzeugte Geisteswissenschaftlerin auch gerne schöngeistig und philosophisch unterwegs.

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