FLEXIBILITÄT UND VERLÄSSLICHKEIT SCHAFFEN SPIELRAUM FÜR MITARBEITER UND ORGANISATION

Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und Soziale Dienste suchen händeringend nach qualifizierten Fachkräften. Das Problem: Die Arbeitszeiten sind familienunfreundlich, weil schwer planbar, meist sozial unverträglich und damit höchst unattraktiv. Das ist gerade für junge Ärztinnen und Pflegerinnen häufig ein Ausschlusskriterium bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes. Da die Medizin aber immer weiblicher wird, benötigt gerade der Healthcare-Markt dringend neue Arbeitszeitkonzepte und eine flexiblere Dienstplanung. Wie sich mit digitalem Arbeitszeitmanagement verlässliche Dienstpläne gestalten und gleichzeitig mehr Handlungsspielräume für die Organisation schaffen lassen, zeigen wir in diesem Beitrag.

Arbeitszeiten transparent und verlässlich planen

Flexible Arbeitszeiten müssen nicht sozial unverträglich sein. Das höchste Prinzip im Krankenhaus und in der Pflege muss heißen: So flexibel wie nötig, so verlässlich wie möglich. Denn: Abend-, Nacht- und Wochenendschichten sowie Rufbereitschaften lassen sich im Gesundheitswesen ganz einfach nicht vermeiden. Deshalb sollten sie fair, transparent und planbar auf die Belegschaft verteilt werden. Das gelingt mit Hilfe einer integrierten Software für Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung. Dort sind bereits geleistete Schicht- und Sonderdienste zentral gespeichert. Pflegedienst- oder Stationsleitung können sie bei der Planung berücksichtigen und diejenigen Mitarbeiter schonen, die bereits oft im Einsatz waren. Die Mitarbeiter selbst, ob Ärzte oder Pflegekräfte, haben über Self Service Tools oder mobile Apps Einblick in ihre Saldenkonten und sind über ihren Dienstplan und etwaige Planänderungen frühzeitig informiert.

Das Prinzip für Arbeitszeiten: So flexibel wie nötig und so verlässlich wie möglich.

AUS­FÄL­LE VOR­HER­SE­HEN, AUS­LAS­TUNG SI­CHERN  

Die digitale Dienstplanung bietet weitere Vorteile: Im System sind Arbeitszeitmodelle, Saldenstände und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter ebenso hinterlegt wie Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen und Qualifikationen. Auf Basis dieser Daten entsteht eine regelkonforme Planung in hoher Qualität. Auch wenn Mitarbeiter kurzfristig ausfallen, lässt sich schnell ein entsprechender Ersatz finden – auch stationsübergreifend. Wichtig bei der Planung im Krankenhaus ist darüber hinaus, dass Mitarbeiter auf bestimmte Arbeitsplätze oder Geräte geplant werden können. So lässt sich sicherstellen, dass beispielsweise der OP oder die Radiologie mit ausreichend qualifiziertem Personal besetzt sind und kein teurer Leerlauf entsteht.

WUNSCHDIENSTPLÄNE FÜR MEHR WORK-LIFE-BALANCE

Ein weiteres Flexibilisierungsinstrument der Dienstplanung im Krankenhaus sind Wunschdienstpläne und Schichttauschbörsen. Digitales Workforce Management ermöglicht, über Wunschdienstpläne persönliche Lebenssituationen und entsprechende Arbeitszeitpräferenzen oder sogar Fahrgemeinschaften abzubilden. Die Wünsche fließen direkt in die Planung ein. Schichttauschbörsen sind dafür da, bereits eingetragene Schichten mit Kollegen zu tauschen. Auch hier stellt das System automatisch sicher, dass beim Tausch die definierten Rahmenbedingungen stimmen und der Tausch regelkonform abläuft.

MIT FLEXIBLER DIENSTPLANUNG DIE PROZESSE IM GRIFF

Digitales Workforce Management unterstützt auch administrative Aufgaben. Self Services und mobile Apps ermöglichen den Vorgesetzten zum Beispiel, Genehmigungen von unterwegs aus vorzunehmen, Dienstpläne abzurufen oder nach zur Verfügung stehenden Mitarbeitern zu suchen. Auch das effiziente Management von Weiterbildungen und Qualifikationen spielt eine zentrale Rolle im Gesundheitswesen. Werden Informationen zu besuchten Fortbildungen mit der Personaleinsatzplanung verknüpft, fließen damit verbundene Abwesenheiten automatisch in den Dienstplan ein. Aus Sicht des Arbeitszeitmanagements ist damit die korrekte Bewertung der Fortbildung sichergestellt. Gleichzeitig erzeugt das System Warnungen, wenn zum Beispiel eine Qualifikation abzulaufen droht oder nicht mehr den aktuellen Vorgaben entspricht. Auch das ärztliche Punktesystem kann über solche Funktionen nachverfolgt werden.

Workforce Management wirkt also auf vielen Ebenen – ohne Risiken und Nebenwirkungen...

 

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Über den Autor

Sabine Eriyo

Sprachenliebhaber, Kommunikationsass und Menschenfreund: Sabine ist leidenschaftliche Texterin und Kommunikatorin, sowohl privat als auch für Themen, die die Arbeitswelt bewegen. Als überzeugte Geisteswissenschaftlerin auch gerne schöngeistig und philosophisch unterwegs.

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