Sechs gute Gründe für ein digitales Workforce Management

Digitalisierung ist schon längst keine Modeerscheinung mehr. Es ist ein Megatrend, der Unternehmensprozesse agiler und effizienter macht. In modernen Märkten müssen Ressourcen so wirtschaftlich wie nur möglich eingesetzt und Prozesse konsequent entlang der gesamten Wertschöpfungskette optimiert werden. Gerade beim Thema Arbeitszeitmanagement besteht in vielen Unternehmen noch ein hohes Potenzial. Wo genau dieses Potenzial liegt, erfahren Sie hier:

Der Administrationsaufwand wird reduziert

Mitarbeiter sind für Unternehmen als Wertschöpfungsfaktor unerlässlich. Allerdings kann sich höchste Wirtschaftlichkeit nur einstellen, wenn sich Arbeitnehmer auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und nicht durch aufwändige manuelle Prozesse an wertschöpfenden Tätigkeiten gehindert werden. Das gilt beispielsweise für die administrativen HR-Prozesse, wo Routineaufgaben wie Zeitkontrollen oder Urlaubs- bzw. Abwesenheitsanträge enorme Zeitfresser sind und häufig mehrfache Datenpflege erfordern. Ein automatisiertes Arbeitszeit- und Abwesenheitsmanagement mit unternehmensspezifischen Workflows sorgt bei Mitarbeitern, Vorgesetzten und der Personalabteilung für Zeitersparnis und schafft gleichzeitig mehr Transparenz. Denn alle relevanten Informationen sind auf einen Blick verfügbar, Auswertungen rund um die Arbeitszeit erfolgen ganz einfach auf Knopfdruck.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter wächst

Dass durch die Automatisierung von Prozessen die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, hat gute Gründe. Zum einen bekommen Arbeitnehmer mehr Eigenverantwortung, wenn sie aktiv in die Personalprozesse eingebunden werden und sogar Einfluss auf ihre Arbeitszeitgestaltung nehmen können. Außerdem steigt durch eine moderne Software Lösung mit Self Services und mobile Apps die Transparenz. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit und überall auf seine Zeitdaten zugreifen und auch von unterwegs Anträge stellen. Wird die Belegschaft zudem in die Planungsprozesse integriert, beispielsweise durch Schichtwünsche oder Tauschbörsen, steigt die Work-Life-Balance und die Mitarbeiter werden produktiver. Das fördert auch die Eigenverantwortung, die Loyalität gegenüber dem Unternehmen wächst ganz automatisch.

Die Transparenz wird erhöht

Die konsequente Erhebung und strategische Auswertung von Personalinformationen gestaltet sich in vielen Unternehmen noch schwierig. Aufgrund unzureichender Datensätze und fehlender Systemunterstützung werden Analysen und Reports häufig noch mit hohem Aufwand manuell erstellt. Mit einem entsprechenden Connector ist es jedoch möglich, ein digitales Workforce Management System mit professionellen Business Analytics Tools zu verbinden. Das schafft die Basis für detaillierte Managementanalysen rund um Arbeitszeitmanagement und Einsatzplanung. Zeitkonten, Abwesenheiten, Fehlgründe, Umsätze pro Mitarbeiter, Produktivität spezifischer Einheiten oder Kostenstellen können nach den verschiedensten Kriterien ausgewertet werden. Es entsteht die nötige Transparenz für effizientes Personalcontrolling, auf dessen Grundlage strategische Entscheidungen getroffen werden können.

Planungsaufwand verringert sich messbar

Für eine effiziente Personaleinsatzplanung reicht es nicht aus, nur Arbeitszeit und Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu bestimmen. Individuelle Bedarfstreiber, wie zum Beispiel Umsatz oder Kundenfrequenzen im Einzelhandel, Belegungsquoten im Krankenhaus, Anrufaufkommen im Call Center oder Auftragsvolumina in der Produktion, werden immer wichtiger und können über eine Personalbedarfsermittlung herangezogen werden. Nur unter der Berücksichtigung dieser Faktoren kann bedarfs- und kostenoptimiert geplant werden. Ein digitales Workforce Management System kann auf Knopfdruck einfach und schnell einen regelbasierten Planvorschlag erstellen – Gesetze, Tarife, Qualifikationen und Mitarbeiterwünsche inklusive.

Datenschutz wird großgeschrieben

Sind Personalprozesse nicht automatisiert, können gesetzliche Probleme hinsichtlich des Datenschutzes auftreten. Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sieht umfassende Dokumentations- und Nachweispflichten, strenge Meldevorschriften und Bußgelder bei Verstößen von bis zu 20 Mio. Euro vor. Dies stellt Unternehmen vor teils große Herausforderungen und einen nicht unerheblichen Bearbeitungsaufwand. Eine systembasierte Lösung für Workforce Management verwaltet die Daten der Mitarbeiter sicher und gesetzeskonform.

Die Planungsqualität steigt

Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer wird es, gesetzliche, betriebliche und tarifliche Regelungen im Blick zu behalten.

  • Werden Ruhezeiten eingehalten?
  • Wird die maximale Arbeitszeit überschritten?
  • Drohen Arbeitszeitverletzungen?
  • Sind genügend richtig qualifizierte Mitarbeiter im Einsatz, damit auch wichtige Vorgaben wie Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragte eingehalten werden?
  • Werden Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen auf die Aufgabe geplant?
  • Werden Mitarbeiterwünsche berücksichtigt?

Eine manuelle Überprüfung all dieser Faktoren ist beinahe unmöglich. Verstöße werden meist erst im Nachhinein erkannt und können teuer werden. Bei einer professionellen Workforce Management Lösung übernimmt das System die vollständige Prüfung auf Regelkonformität und weist aktiv auf Verstöße bzw. Regelverletzungen hin, so dass Probleme gar nicht erst entstehen können. Die Qualität der Planung steigt – bei deutlich weniger Planungsaufwand.

Einsparungen in Millionenhöhe

Eines ist jedenfalls unbestritten: Der Mehrwert, den digitales Workforce Management schafft, kann sich sehen lassen. 80 Prozent weniger Planungsaufwand, 50 Prozent schnellere Lieferzeiten, 25 Prozent weniger Überstunden und eine Steigerung der Mitarbeiterproduktivität um vier Prozent. Die Ergebnisse unserer Projekte zeigen, dass das durchschnittliche jährliche Potenzial für ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern in Millionenhöhe liegt. Kunden wie Ritter Sport oder EDEKA haben ihren Eintritt in ein professionelles Workforce Management mit einer umfassenden Potenzialanalyse ihrer Prozesse und möglicher Optimierungen begonnen.

 

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Von der Schokoladenseite

Wie Ritter Sport von digitalem Workforce Management profitiert.

ATOSS Case Study Ritter Sport

Über den Autor

Dominik Laska

Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen. Der gelernte Journalist hat sein Handwerk sowohl im Print als auch Online gelernt. Der gebürtige Berliner schreibt für den ATOSS Work Blog über alle Themen moderner Arbeitswelten.

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