Vier Gründe, warum Workforce Management gerade für den Mittelstand immense Wettbewerbsvorteile bietet

Viele mittelständische Unternehmen (KMU) mit bis zu 500 Mitarbeitern sehen softwaregestütztes Workforce Management eher als ein „Nice-To-Have“ Tool und hadern sehr lange mit sich, intelligent zu investieren. Altbewährte, auf Excel basierende Methoden halten sich erstaunlich lange. Auf der Leitungsebene heißt es da oft: Das ist eher etwas für große Organisationen bzw. Konzerne. Ein Trugschluss. Denn bei Themen wie Zeitwirtschaft, Fehlzeitenmanagement oder Personaleinsatzplanung können gerade kleine und mittelständische Unternehmen von einer Workforce Management Software profitieren. Und das bereits ab dem ersten Tag nach erfolgreicher Implementierung.

Woran liegt es, dass gerade dort im Mittelstand, wo eine digitale Zeitwirtschaft eingeführt wurde, enorme Wettbewerbsvorteile generiert werden?

Erleichterung durch digitale Zeiterfassung

Wer ist anwesend? Wer fehlt? Woran wird im Moment genau gearbeitet? Das sind Fragen, die in der heutigen schnelllebigen Zeit mehr und mehr von Bedeutung sind. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen werden An- und Abwesenheiten jedoch noch immer manuell erfasst. Oftmals sind komplizierte Excellisten oder papierbasierte Tabellen das Mittel zum Zweck. Das birgt hohes Fehlerpotential in sich. Denn Transparenz und Gesetzeskonformität bei manuell geführten Listen über anwesende oder abwesende Mitarbeiter, Saldenstände oder Zuschläge sind kaum zu realisieren.

Eine leistungsfähige, digitale Zeitwirtschaft liefert hingegen alle notwendigen Informationen ganz einfach auf Knopfdruck. Alle Daten werden direkt und in Echtzeit aus dem System generiert und automatisch ans Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Führungskräfte haben so einen dedizierten Überblick über Salden, Fehlzeiten sowie Überstunden ihrer Mitarbeiter, können bei Bedarf schnell einschreiten und proaktiv steuern. Diese Transpa­renz liefert aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen für die gesamte Unternehmensführung. Aufwände bei der Datenpflege und Routinearbeiten werden radikal minimiert. Es bleibt unterm Strich mehr Zeit für die effiziente strategische Steuerung der Mitarbeiter und des Unternehmens.

Mehr Sicherheit durch integrierte Personaleinsatzplanung

Personal­kosten sind im Mittelstand ein kritischer Erfolgsfaktor, um im Preiskampf mit dem Wettbewerb bestehen zu können. Das klappt nur, wenn die wertvolle Ressource Mensch so effizient wie möglich genutzt und natürlich schonend eingesetzt wird.

Zwingende Voraussetzung ist, dass der Personaleinsatz bedarfsgerecht und auf den Punkt geplant wird. Besonders Schichtbetriebe haben einen erhöhten, bereichsübergreifenden Bedarf an Personal mit verschiedenen Qualifikationen und Präferenzen. Mittelständler können sich keine Fehlplanungen oder unnötige Leerlaufzeiten erlauben. Genauso sind teure Überstunden zu vermeiden. Die intelligente Verknüpfung von Zeit, Kosten und Kompetenzen ist Voraussetzung für eine erfolgreiche Schichtplanung. Dabei ist es notwendig, dass die Personaleinsatzplanung auf die Daten der Zeiterfassung zurückgreift. Fehlzeiten, Zeitmodelle und Restriktionen jedes einzelnen Mitarbeiters werden berücksichtigt. Der Planer bekommt proaktiv Warnungen, wenn Unstimmigkeiten vorliegen sollten.

Der Personaleinsatz muss bedarfsgerecht und auf den Punkt geplant werden.

Einbindung der Mitarbeiter

Der Administrationsaufwand für zeitwirtschaftliche Routinevorgänge ist extrem hoch. Die Personalabteilung wird regelmäßig mit unnötigen Fragen konfrontiert, um Auskunft über Saldenstände zu geben, vergessene Zeitbuchungen nachzu­tragen und Urlaubsanträge zu verwalten. Das beansprucht wertvolle Zeit, die für wichtige Aufgaben fehlt.

Gerade hier profitieren kleine und mittelständige Unternehmen von der proaktiven Einbindung ihrer Mitarbeiter in die zeitwirtschaftlichen Prozesse via Self Services. Mithilfe eines digitalen und webbasierten Mitarbeiterportals wird die gesamte Belegschaft mit den nötigen Informationen versorgt. Das entlastet die Personalabteilung. Wie? Beispielsweise können Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen ihre Urlaubssalden selbst einsehen und anschließend die nötigen Anträge an den Vorgesetzten stellen. Und das völlig digital. Nach der Genehmigung wird das Ergebnis vollautomatisch in die Zeitwirtschaft sowie die Personaleinsatzplanung übernommen und steht den Planern und Entscheidern in Echtzeit zur Verfügung. Darüber hinaus können neben der Änderung von Stammdaten, dem Nachtragen von vergessenen Zeitbuchungen und dem papierlosen Fehlzeiten­antrag sämtliche Auswertungen, Überstundensalden, Fehlzeitenkalender oder Monatsberichte vom Mitarbeiter selbst abgerufen werden. Das schafft Transparenz und gibt jedem Mitarbeiter Überblick über die persönlichen Informationen rund um die Arbeitszeit.

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Grenzenloser Zugriff auf wichtige Daten

Im Zeitalter von New Work und Arbeitszeitflexibilisierung sowie Mobilisierung von Arbeits­welten stehen Unternehmen unter hohem Druck. Die Mitarbeiter sind es durch den täglichen Umgang mit dem Smartphone gewohnt, von überall auf wichtige Information zugreifen zu können. Wie können also auch Mittelstandsunternehmen Ihren Mitarbeitern von unterwegs die relevanten Daten zur Verfügung stellen, die regelmäßig gebraucht werden? Wie werden die aufwändige Koordination und das Management von mobilen Mitarbeitern sichergestellt? Das klappt nur, wenn man die Prozesse rund um die Arbeitszeit mit der modernen Welt verknüpft.

Digitale Zeitwirtschaftssysteme bieten mobile Apps, die die Mitarbeiter mit allen nötigen Informationen versorgen. So können schnell und einfach Zeitbuchungen von unterwegs vorgenommen werden, Projektzeiten exakt erfasst und direkt auf Tätigkeiten und Kostenstellen gebucht werden. Aufwändige und intransparente manuelle Prozesse entfallen und die Verrechnung der geleisteten Stunden wird massiv beschleu­nigt. Genauso werden Abwesenheiten wie Urlaub oder Dienstreisen bequem und unabhängig vom Aufenthaltsort beantragt, die Vorgesetzten können diese bequem und umgehend bearbeiten. Einsatz- oder Dienstpläne sind jeder­zeit von überall einsehbar. So werden kurzfristige Änderungen effizient kommuniziert.

Fazit

Digitales Workforce Management ist aus den genannten Gründen nicht mehr aus dem Unternehmensalltag von kleinen und mittelständischen Unternehmen wegzudenken. Richtig eingesetzt, beeinflusst und entlastet ein effizientes Arbeitszeitmanagement sehr viele Geschäftsbereiche wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Personalverwaltung, das Rechnungswesen und die Geschäftsleitung. Kommt eine Personaleinsatzplanung dazu, wird darüber hinaus der gesamte Planungsprozess entschlackt.

 

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Über den Autor

Tobias Goers

Er ist mit Leib und Seele im Mittelstand zu Hause. Verantwortlich für die Betreuung kleiner und mittelständischer Unternehmen bei der ATOSS Software AG fokussiert sich der diplomierte HR-Manager darauf, Unternehmen in der DACH-Region hinsichtlich HR-Administration effizient zu entlasten.

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