Digitale Zeiterfassung statt Excel oder Stundenzettel

Im deutschen Mittelstand ist kein Tool so omnipräsent wie Excel. Laut einer aktuellen Studie von Capterra ist Excel unangefochten auf Platz eins der eingesetzten Tools bei mittelständischen Unternehmen. Das ist erschreckend, spiegelt aber gleichzeitig meine persönliche Erfahrung aus etlichen Gesprächen mit mittelständischen Unternehmen wider. 
 

Nur einen Klick entfernt: Unsere Praxisbeispiele aus dem Mittelstand gibt es hier zum kostenlosen Download.
 

Geht es um Workforce Management und gerade um das Thema Zeiterfassung, begegnen mir immer wieder komplexe Excel-Tapeten, die in bunten Zeilen und Spalten gepflegt und ständig aktuell gehalten werden müssen. Diese Form der Protokollierung via Excel ist mehr als aufwändig, extrem fehleranfällig und vor allem ausgesprochen intransparent. Das Ziel solcher Tabellen ist es meist, papierbasierte Prozesse wie Urlaubsanträge und Stundenzettel sowie Einsatzpläne in irgendeiner Art und Weise zu konsolidieren und weiterzuverarbeiten. Doch ist Excel dafür wirklich die beste Lösung? Viele Unternehmen aus dem Mittelstand wissen mittlerweile, dass es eine bessere Alternative gibt, wenn es um Zeiterfassung geht. Und vor allem aktuell, nach der Entscheidung des EuGH, Zeiterfassung zur Pflicht zu machen, gewinnt dieses Thema an Brisanz.

ATOSS Checkliste Arbeitszeiterfassung

Wir haben für Sie kurz und knapp zusammengestellt, worauf es nach dem EuGH-Urteil bei einer modernen und effizienten Arbeitszeiterfassung ankommt. Hier geht es zur Checkliste.

Ein Beispiel aus dem Mittelstand

Um zu verdeutlichen, was manuell geführte Prozesse für das Tagesgeschäft eines mittelständischen Unternehmens bedeuten, zeige ich hier mal ein kleines Beispiel aus der Praxis auf, welchem ich vor Kurzem in einem mittelständischen Produktionsunternehmen begegnet bin:  

120 Mitarbeiter aus der Produktion erfassen Ihre Stunden handschriftlich auf einem Stundenzettel für jede einzeln geleistete Stunde. Das führt dazu, dass genau diese manuellen Stundenabrechnungen oft verspätet abgegeben werden. Im Extremfall sind die Zettel überhaupt nicht wiederauffindbar. Das wiederum führt dazu, dass sich die Entgeltabrechnung verzögert, weil die Daten zusammengesucht werden und per Hand in Excel übertragen werden müssen. Im nächsten Schritt werden die erfassten Zeiten von der gleichen Person ins Lohnsystem übertragen. Nachfragen bei Unklarheiten erhöhen den administrativen Aufwand noch einmal exponentiell und der Lohn für die erbrachten Stunden kommt im Zweifel verspätet auf dem Konto der Belegschaft an.

Das Excel-Dilemma und der Fachkräftemangel

Das führt zu schlechter Laune auf Mitarbeiterseite und das Unternehmen hat u.a. hierdurch eine hohe Fluktuation bei seinen Fachkräften zu beklagen. Das ist gerade in Zeiten, wo diese schwer zu finden sind, ein großes Problem. Der Ruf des Unternehmens am Markt eilte voraus und hinter vorgehaltener Hand wurde getuschelt, dass bei diesem Arbeitgeber die Löhne per se verspätet ausgezahlt würden. Insofern fand man bei der schon vorhandenen Fluktuation keine neuen Arbeitskräfte. Denn wer möchte schon bei jemanden arbeiten, der verspätet die Löhne auszahlt? Sie sehen: Ein echtes Excel-Dilemma. Doch das ist zu lösen und der Weg dahin ist nicht so beschwerlich, wie er scheint.

Die Lösung? Digitales Workforce Management

Denn genau hier haben wir den Schraubenschlüssel angesetzt und eine Lösung etabliert. Das Zauberwort für dieses Produktionsunternehmen lautete digitales Workforce Management. Die Zielsetzung war, mithilfe digitaler Prozesse die Schnelligkeit und Genauigkeit der erfassten Stunden und dadurch die Stimmung im Produktionsbereich zu verbessern und so die Fluktuation zu senken. Zeiterfassung auf Stundenzetteln und via Excel sollte der Vergangenheit angehören.

Tatsächlich konnte bereits wenige Monate nach der Implementierung festgestellt werden, dass das Ziel erreicht wurde. Die Mitarbeiter in der Personalabteilung wurden enorm entlastet und die bekannten Fehlerquellen minimiert. Durch die nahtlose Anbindung der Workforce Management Software an das vorhandene Lohnprogramm wurden die Löhne pünktlich und korrekt ausgezahlt. Die Stimmung der Belegschaft konnte gehoben und die Fluktuation gesenkt werden. Das Beste allerdings war, dass sich auch der Ruf des Unternehmens am Markt deutlich steigerte und sich die Zahl der eingehenden Bewerbungen signifikant erhöhte.

Drei Faktoren sprechen für digitales Workforce Management

Das ist nur eines von vielen Beispielen, die ich in der Zusammenarbeit mit mittelständischen Unternehmen erlebe. Grundsätzlich können unternehmensweite Nutzeneffekte mit der Einführung eines digitalen Workforce Managements erzielt werden. Auch Sie können von den Vorteilen einer digitalen Zeiterfassung profitieren. Welche Benefits können erzielt werden, wenn Sie auf eine digitale Zeiterfassung umsteigen? Beispiele aus unseren Kundenprojekten zeigen es Ihnen:
 

  1. Zeitersparnis: Bis zu 40 Prozent der administrativen Aufgaben in der Personalabteilung bestehen aus Tätigkeiten rund um Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Standardauswertungen oder Datenpflege. Mit einem digitalen Workforce Management System, speziell zugeschnitten auf die Anforderungen im Mittelstand, lassen sich diese Routinetätigkeiten drastisch vereinfachen, zeitlich optimieren und teilweise völlig automatisieren.
     
  2. Kostenersparnis: Digital konsolidierte Daten, die sinnvoll gesteuerten Berechtigungsstrukturen unterliegen, minimieren die vorhandene Zettelwirtschaft bzw. manuell geführte Exceltabellen. Der Papierverbrauch sinkt, die Datentransparenz steigt. Der größte Kostenvorteil von digitaler Zeitwirtschaft in mittelständischen Unternehmen besteht in der gesparten Arbeitszeit von gut bezahlten Fach- und Führungskräften. Diese können sich nach Einführung der maßgeschneiderten Lösung auf wesentlich wichtigere bzw. strategischere Themen wie Mitarbeiterrekrutierung oder -bindung fokussieren.
     
  3. Mehr Transparenz: Und das bei minimierter Fehlerhäufigkeit. Eine digitale Zeitwirtschaft folgt gemeinsam festgelegten Prozessen, anders als in Excel, wo manuelle Prozesse immer der Individualität unterliegen. Die meist gesetzlich oder tariflich festgelegte Definition von Zeitmodellen, Fehlzeiten und Zuschlagskalkulationen im Zusammenspiel mit den abrechnungsrelevanten Bestimmungen ermöglicht eine wesentlich transparentere Arbeitsweise aller Beteiligten. Eine gut parametrierte Workforce Management Software verringert das Fehlerrisiko vor allem bei Tätigkeiten wie Urlaubsplanung, Arbeitszeit- und Überstundenerfassung sowie bei Zeitkorrekturen und Saldenberechnungen.

 

Wenn Sie auch aus dem Excel-Dilemma ausbrechen wollen, wenn Sie Zeit und Kosten sparen und dabei die Transparenz erhöhen wollen, dann ist digitales Workforce Management, das genau auf den Mittelstand zugeschnitten ist, genau das Richtige für Sie. Am Ende profitiert Ihr ganzes Unternehmen.

Treffen Sie heute eine Entscheidung für die Zukunft.

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Über den Autor

Tobias Goers

Er ist mit Leib und Seele im Mittelstand zu Hause. Verantwortlich für die Betreuung kleiner und mittelständischer Unternehmen bei der ATOSS Software AG fokussiert sich der diplomierte HR-Manager darauf, Unternehmen in der DACH-Region hinsichtlich HR-Administration effizient zu entlasten.

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