Darum sind Qualifikationen für die Personalplanung wichtig

Ein Arzt an der Kasse, der Gärtner an der Käsetheke oder ein Marketingspezialist als Physiotherapeut? Wenn Sie sich jetzt denken „irgendwas passt hier doch nicht“, dann haben Sie Recht. Denn was wir hier gemacht haben, ist bestimmte Qualifikationen mit Tätigkeiten und Arbeitsplätzen zu verknüpfen, die nicht wirklich zusammenpassen. Ja, zugegebenermaßen, ein wenig ins Extreme überlagert, aber wichtig ist doch, dass der Kern der Aussage getroffen wird. Ein Planer, der für verschiedene Abteilungen und eine große Anzahl von Mitarbeitern mit unterschiedlichstem Know-how zuständig ist, steht täglich vor der Herausforderung, die richtigen Mitarbeiter mit den geeigneten Qualifikationen auf die passenden Schichten oder Aufgaben zu verteilen. Und da ist es wichtig, von IT-gestützten Systemen Gebrauch zu machen, damit eine korrekte und bedarfsorientierte Planung durchgeführt werden kann. Damit eben nicht der Gärtner hinter der Käsetheke steht, sondern die dafür qualifizierte Fachkraft.

WAS IST EINE QUALIFIKATION?

Besonders bei Jobbörsen liest man oft das Wort Qualifikation im Zusammenhang mit benötigen Einstellungskriterien. Schaut man sich die Definition im Duden an, so gibt es zwei für diesen Beitrag relevante Definitionen:
 

  1. durch Ausbildung, Erfahrung o.Ä. erworbene Befähigung zu einer bestimmten (beruflichen) Tätigkeit
  2. Voraussetzung für eine bestimmte (berufliche) Tätigkeit (in Form von Zeugnissen, Nachweisen o.Ä.)
     

Dadurch wird klar, dass eine Qualifikation zum einen erworben werden kann und zum anderen Voraussetzung für bestimmte Berufe darstellt.

VERSCHIEDENE FORMEN VON QUALIFIKATIONEN

Qualifikationen können je nach Branche und Unternehmen in den verschiedensten Formen und Abstufungen auftauchen. Nehmen wir als Beispiel eine Vollzeitkraft in einem Bekleidungsgeschäft. Diese Person besitzt als Qualifikation eine kaufmännische Ausbildung im Einzelhandel und arbeitet beispielsweise seit 10 Jahren in dem Unternehmen. Folgende Tätigkeiten fallen im Alltag an:
 

  • Kasse
  • Verräumen von Ware
  • Remission von Ware
  • Inventur
  • Aufräumen
  • Aufnahme und Bearbeitung von Kundenbestellungen
  • Einkauf neuer Ware
  • Explizite Kundenberatung
     

Die Vollzeitkraft kann durch ihre langjährige Erfahrung und entsprechende Schulungen bzw. Weiterbildungen alle der oben genannten Tätigkeiten ausüben. Wenn wir im Gegensatz dazu einen neuen Mitarbeiter nehmen, der gerade erst seine kaufmännische Ausbildung im Einzelhandel abgeschlossen hat, so wird er nicht alle Tätigkeiten auf Anhieb ausüben können. Wareneinkauf, Warenremission und Kassenbedienung beispielsweise bedürfen zunächst Einarbeitungen, Schulungen oder sogar Berechtigungen. Also fängt der Mitarbeiter mit den „einfacheren“ Aufgaben an. Erst nach und nach eignet er sich immer mehr Fähigkeiten an, was sich auch im Wirkungsgrad seiner Qualifikation widerspiegelt und so sein Aufgabenspektrum vor und hinter den Kulissen erweitert.

Es kann also hilfreich sein zwischen einzelnen Qualifikationen nochmals zu unterscheiden, beispielsweise durch einen Wirkungsgrad (0-100%). Je höher dieser Wirkungsgrad ist, desto mehr Tätigkeiten kann dieser Mitarbeiter ausüben. Nur so ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter korrekt eingesetzt werden kann. Dies ist beispielsweise im Produktionsumfeld besonders wichtig, wo die Bedienung bestimmter Maschinen auf dem Shopfloor nur dann von Mitarbeitern ausgeführt werden darf, wenn eine bestimmte Qualifikation mit einem bestimmten Wirkungsgrad erreicht wurde oder eventuell auch regelmäßig erneuert wird.

FALSCHES VERPLANEN HAT NEGATIVE FOLGEN

Wenn wir uns noch einmal dem Beispiel des Bekleidungsgeschäfts widmen, so könnte jemand, der wenig Erfahrung mit dem Verräumen von Waren hat, diese Tätigkeit nach einer kurzen Einweisung durchführen. Anders sieht es mit dem Einkauf aus. Kennt sich der Mitarbeiter damit nicht aus, kann falsche Ware, zu viel oder zu wenig Ware eingekauft werden. Hat das Geschäft zu wenig Ware, kann die Nachfrage der Kunden nicht befriedigt werden. Zu viel oder falsche Ware bedeutet, dass man eventuell auf den Kosten sitzen bleibt. Erheblichen Einnahmeeinbußen oder unnötige Kostenblöcke sind nicht selten die Folge.

In kleinen Betrieben wird es noch relativ gut funktionieren, dass der Planer die Qualifikationen seiner Mitarbeiter im Überblick behält. Wird aber über mehrere Abteilungen, Geschäfte oder Unternehmensbereiche hinweg geplant, so wird es ohne technische Unterstützung immer schwieriger, den korrekt qualifizierten Mitarbeiter einzuplanen. Wenn der Planungsverantwortliche jetzt auch noch ausfällt und alle Qualifikationen nur "in seinem Kopf" gespeichert sind, dann wird es für seine Vertretung beinahe unmöglich sein, die Transparenz über den Qualifikationsstatus zu behalten und die Mitarbeiter optimal einzusetzen.

WEITERBILDUNGEN SCHAFFEN POTENTIEL FÜR FLEXIBILITÄT

Durch Fortbildungen erneuern Mitarbeiter bestehende Qualifikationen oder eignen sich gänzlich neue an. Der Aufbau von Qualifikationen innerhalb der Belegschaft führt dazu, dass die Flexibilität bei der Planung erhöht wird. Nimmt ein Mitarbeiter an einer Fortbildung teil, so muss das entsprechend nach erfolgreichem Abschluss vermerkt werden. Wird von einem Unternehmen bereits eine Software-Lösung eingesetzt, die keine stichtagsbezogene Änderungen abspeichern kann, so muss die Änderung in irgendeiner Art und Weise zwischenvermerkt nach Abschluss der Fortbildung im System nachgetragen werden. Dadurch entsteht ein erheblicher Mehraufwand mit hohem Fehlerpotential, falls das Nachtragen der Fortbildung vergessen wird.

RICHTIG MIT QUALIFIKATIONEN UMGEHEN

Eine professionelle softwaregestützte Workforce Management Lösung sollte die oben angesprochenen Punkte möglichst vollständig und automatisiert erfüllen können. Das fängt damit an, dass Qualifikationen eingetragen und mit einem Wirkungsgrad versehen werden können. Außerdem sollten Änderungen stichtagsbezogen abgespeichert werden können. Somit kann auch nichts mehr vergessen werden, manuelle Nacharbeit ist nicht erforderlich. Auch wenn der Planer einmal ausfällt, kann sein Vertreter nachvollziehen, welche Mitarbeiter welche Qualifikationen haben und diese bestmöglich verplanen. Außerdem kann er bei der Erstellung von Schicht- oder Dienstplänen direkt im System auf die Qualifikationen zugreifen. Das erleichtert die Personaleinsatzplanung und auch das Management von Qualifikationen, denn er kann an auslaufende Qualifikationen automatisch erinnert werden. Die Aufwände werden reduziert, die Planungsqualität steigt.

 

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Über den Autor

Branimir Galic

Heutzutage muss Software für jeden Nutzer so einfach und verständlich wie möglich gestaltet werden. Genau das setzt sich der Produktmanager als Ziel. Er will zeigen, dass Workforce Management Spaß machen kann.

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