Warum ein Self Service Tool immense Vorteile bringt

Starten wir diesen Beitrag doch einmal in einem Restaurant. Dort gibt es zwei Möglichkeiten, wie Gäste an ihr Essen kommen können. Zum einen auf dem Weg der klassischen Bestellung. Sie geben beim Kellner eine Bestellung ab, er notiert sie auf einem Blatt Papier, liefert die Bestellung in der Küche ab und bringt später das Essen an Ihren Tisch. An diesem Prozess sind also mindestens drei Personen beteiligt. Nun kommen wir zur zweiten Möglichkeit: der Selbstbedienung. Sie gehen an ein Buffet und bedienen sich nach Lust und Laune. Die Versorgung mit dem gewünschten Essen liegt vollends in der eigenen Verantwortung. An diesem Prozess ist lediglich eine Person beteiligt. Nun aber genug der Restaurant-Gleichnisse. Übertragen wir das Ganze auf Personalprozesse in der Unternehmenswelt! Dort ist der eine Prozess der Altbekannte. Zettelwirtschaft, Anträge von A nach B weiterleiten, viele Stakeholder, die an einem Prozess beteiligt sind. Kommen wir nun auf die Selbstbedienung, in unserem Fall Self Services, zu sprechen.

Self Services - eine kurze Definition

Was ist das eigentlich? Self Services steht für Tools, mit denen Mitarbeiter personalbezogene Daten anlegen, bearbeiten oder ändern können. Was gehört dazu? Zwei klassische Beispiele sind das Beantragen vergessener Zeitbuchungen oder Urlaubstage. Trotz Digitalisierungstrends werden solche Prozesse in vielen Unternehmen noch klassisch mit der altbekannten Zettelwirtschaft gemacht. Dabei geben Mitarbeiter ihre Anträge manuell an die jeweils ranghöheren Zuständigen weiter. Das passiert über ein Telefonat, eine E-Mail oder einen ausgefüllten Zettel. Die Zuständigen übertragen die Anfragen händisch auf einen ausgedruckten Plan, eine Excel Liste oder in ein dafür genutztes Programm. Diese Prozesse sind langwierig, fehleranfällig und unproduktiv. Wir zeigen Ihnen, wie es bessergehen kann.

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Anhand fiktiver Praxisbeispiele wollen wir aufzeigen, wie Prozesse in Unternehmen auch heute noch häufig abgewickelt werden. Am Ende zeigen wir Ihnen zudem auf, welcher Mehrwert durch Self Services entsteht.

Beantragung des Jahresurlaubs

Im Produktionsunternehmen „Fiktiv Produktions GmbH“ muss der Urlaub von allen Mitarbeitern zu Beginn des Jahres für das jeweilige Kalenderjahr verplant werden. Dabei werden Vorlagen genutzt, in denen die Mitarbeiter ihre Wunsch-Urlaubstrage notieren. Die Zettel werden in einen pro Abteilung existierenden Briefkasten geworfen. Der jeweilige Abteilungsleiter überträgt nach Ablauf der Abgabefrist die Urlaube dann händisch in eine Software. Dabei kann es allerdings zu Komplikationen kommen. Nehmen wir uns mal eine Abteilung mit zehn Mitarbeitern vor. Bei drei Arbeitnehmern sieht sich der Abteilungsleiter vor Probleme gestellt:
 

  • Mitarbeiter 1 hat anstatt seiner zur Verfügung stehenden 30 Urlaubstage 31 beantragt
     
  • Mitarbeiter 2 hat die Wochenendtage, die keine Arbeitstage sind, mit einberechnet und kommt dadurch nur auf 26 beantragte Urlaubstage, obwohl alle 30 Tage verplant werden müssen
     
  • Mitarbeiter 3 hat eine sehr eigene Handschrift, der Produktionsleiter kann nicht alles erkennen und hat so Probleme, den Urlaub zu übertragen
     

Der Produktionsleiter muss im nächsten Schritt die Mitarbeiter kontaktieren und eine Korrekturschleife einleiten. Die Mitarbeiter müssen erneut auf manuellem Weg die Korrekturen an ihren Vorgesetzten. Er überträgt sie wiederum in sein System. Sein Glück, wenn nach der ersten Schleife alle Probleme behoben sind, sonst geht alles wieder von vorne los…

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Korrektur von Stempelsätzen

Die „Unechte Handels AG“ lässt ihre Mitarbeiter über ein Terminal Zeiten erfassen. Dabei passiert es am Tag häufiger, dass Mitarbeiter falsch stempeln oder vergessen zu stempeln. Das muss nachträglich korrigiert werden. Dabei wenden sich die Mitarbeiter an ihre Abteilungsleiterin. Typische Probleme, die hierbei auftreten können:
 

  • Mitarbeiter 1 ruft die Abteilungsleiterin um 12:15 Uhr an, da er eine fehlende Stempelzeit nachtragen möchte. Sie ist zu der Zeit aber bereits in der Mittagspause. Da der Mitarbeiter jedoch um 12:30 Uhr Dienstschluss hat, schafft er es nicht mehr, die fehlende Stempelung nachzutragen. Nun hat dieser Mitarbeiter auch noch eine Woche Urlaub. Die fehlende Zeitbuchung muss demnach mit erhöhter Nachlaufzeit eingetragen werden. Das Risiko von Falscheintragungen erhöht sich.
     
  • Mitarbeiter 2 hat vergessen, seine erste Raucherpause am Morgen zu stempeln und ruft seine Abteilungsleiterin an. Sie trägt die Stempelung nach. Zur Mittagspause passiert dies noch einmal, er muss also ein zweites Mal anrufen. Dieser Mitarbeiter ist besonders vergesslich -  raten Sie mal, was kurz vor dem Feierabend noch einmal passiert. Jedem Anruf geht ein händischer Nachtrag einher.
     

Der Aufwand der für die Zeiten verantwortlichen Führungskraft ist enorm. Sie muss ständig erreichbar sein und sich die Zeit nehmen, vergessenen Stempelungen korrekt nachzutragen.

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Schichtangebote annehmen

Die Eisdiele „Lecker Schmecker“ arbeitet mit Aushilfskräften, die auf 450 Euro Basis beschäftigt sind. Dabei können die Aushilfen ihre Arbeitszeiten selbst einteilen. Die Planerin gibt lediglich die Zeiten der Schichten in Form von Schichtangeboten vor. Das tut Sie mittels einer Software und druckt anschließend den Plan für die nächste Woche aus. Die Aushilfen können in diesen Plan nun ihre Wunschschichten eintragen, an denen sie gerne arbeiten wollen. Dabei gilt oftmals das Motto: "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Und immer wieder kommt es dabei zu Unstimmigkeiten unter den Aushilfen. Hier einige Beispiele:
 

  • Aushilfe 1 ist morgens der erste in der Eisdiele und kann sich die Schichten frei aussuchen. Dabei nimmt sie sehr gerne die Schichten am Montag, Dienstag und Mittwoch, aber nie die Freitags- oder Samstagsschicht
     
  • Aushilfe 2 muss montags noch in die Universität. Da sie sich erst abends eintragen kann, erhält sie jedes Mal nur die noch übrig gebliebenen Schichten
     
  • Aushilfe 3 kann in der nächsten Woche nur am Mittwoch arbeiten. Dieser Tag ist aber schon komplett ausgebucht. Um eine Schicht zu tauschen, muss Aushilfe 3 zunächst mit den Mitarbeitern Rücksprache halten, die an diesem Tag arbeiten sollen. Und der Planer muss dann nochmals den Plan anpassen
     
  • Aushilfe 4 schreibt ihre Zeiten mit einem Bleistift auf. Da das immer sehr schlecht erkennbar ist, passiert es auch mal, dass die Eintragung von jemand anderem überschrieben wird
     

Self Services erleichtern den Alltag für alle Mitarbeiter

Durch den Einsatz eines Self Services Tool, das in ein innovatives Workforce Management integriert ist, können all die oben genannten Probleme beseitigt werden. Mitarbeiter werden aktiv in die Gestaltung ihrer Arbeitszeit eingebunden. Urlaube, vergessene Stempelungen, Schichttausche oder Weiterbildungstage können über einen definierten Prozess beantragt und genehmigt werden. Außerdem sind Schichtangebote für alle Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar und jeder hat dieselbe Chance, eine bestimmte Schicht zu erhalten. Das macht jede Dienstplanung fairer und transparenter.
 

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Über den Autor

Branimir Galic

Heutzutage muss Software für jeden Nutzer so einfach und verständlich wie möglich gestaltet werden. Genau das setzt sich der Produktmanager als Ziel. Er will zeigen, dass Workforce Management Spaß machen kann.

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