Die wichtigsten Fakten zu Workforce Management in der Cloud

Erfahren Sie hier, ob sich alle Ihre HR-Prozesse in die Cloud verlegen lassen und worauf Sie bei der Auswahl eines Dienstleisters achten sollten.

Warum überhaupt in die Cloud? Die Vorteile im Überblick

Werden IT-Lösungen im eigenen Unternehmen installiert und gemanagt, bedeutet das eine Menge Investment – in Zeit und Ressourcen. Zum einen muss die IT-Infrastruktur stets auf dem aktuellsten Stand gehalten werden, um Sicherheit und Verfügbarkeit zu gewährleisten. Zum anderen ist die wertvolle Ressource IT-Mitarbeiter, die das notwendige und oft kostenintensive Spezial-Know-how mitbringt, limitiert. Eine Cloud-Lösung entlastet die IT-Abteilung; ein kon­tinuierliches Monitoring des laufenden Systembetriebs sowie regelmäßige Releases und Updates aller Systemkomponenten gewährleisten die Betriebssicherheit und den Langzeiterfolg der Lösung. Durch eine monatliche Abrechnung gemäß dem Prinzip „pay for what you use“ und den Wegfall separater Lizenz- und Supportkosten für Datenbank-, Applikations- sowie Back-up Server erreichen Sie außerdem mehr Kostentransparenz.

Zudem ist es wichtig, optimal für die Applikation abgestimmte Komponenten auszuwählen -  Erfahrungswerte die oft nur der Software Hersteller selbst liefern kann.

Der Betrieb und die Wartung der erforderlichen Systemkomponenten ist aber nur die notwendige Grundlage für die eigentliche Applikation. Für einen performanten, sicheren Betrieb der Applikation mit zugesicherter SLA auf die Verfügbarkeit ist sehr viel spezifisches Know-how erforderlich. Wer hat schon die Zeit und das nötige Wissen, regelmäßig präventiv Applikationslogs zu analysieren, um potentiellen Problemen frühzeitig entgegenzusteuern?

Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Cloud-Lösung achten?

Eine professionelle Cloud-Lösung sollte je nach Anforderungen flexibel ausbaufähig sein, zum Beispiel durch einfache Erweiterung benötigter Ressourcen oder Zusatzmodule. Und natürlich muss ein sicherer und stabiler Zugriff aller User, ob Mittelstand oder Großunternehmen, sichergestellt sein.

WELCHE ANFORDERUNGEN SOLLTEN SIE AN DEN DIENSTLEISTER STELLEN?

Entscheiden Sie sich nur dann für einen Anbieter, wenn ein Höchstmaß an Sicherheit und Solidität besteht. Stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

  1. Verspricht der Anbieter eine zugesagte SLA auf die Verfügbarkeit der Applikation selbst? Sind alle nötigen Services rund um die Applikation wie Release Wechsel oder Updates inbegriffen?
     
  2. Kann der Cloud-Anbieter einen qualifizierten technischen und fachlichen Support anbieten? Denn: wenn der Support direkt vom Lösungsanbieter oder Hersteller der Anwendung kommt, ist eine optimale Expertise gewährleistet.
     
  3. Verfügt der Anbieter über ein hochsicheres und zertifiziertes Rechenzentrum, das rechtliche Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllt? Der Anbieter sollte außerdem ländertypische Datenschutz- und Compliance-Anforderungen kennen und natürlich auch einhalten. Bei der Wahl eines deutschen Partners sind Sie bei den Datenschutzbestimmungen auf jeden Fall auf der sicheren Seite.

Ein Cloud-Anbieter sollte ein Höchstmaß an Sicherheit und Solidität mitbringen.

Lassen sich alle HR-Bereiche, auch wenn Stammdaten verwaltet werden, in die Cloud auslagern?

Wenn ein Unternehmen eine klare Cloud-Strategie verfolgt und die Bestimmungen konsequent einhält, gibt es keine ungeeigneten Prozesse. Der Datenschutz, der bei Personaldaten besonders wichtig ist, wird bei Cloud und On Premise Lösungen gleichermaßen eingehalten.

Sie haben sich für eine Cloud-Lösung entschieden. Welche Vorarbeit müssen sie leisten?

Entscheidend ist es zunächst einmal, den richtigen Anbieter zu finden. Ganz wichtig ist es aber auch, die Akzeptanz der Lösung im eigenen Haus sicherzustellen. Dafür sollte die IT-Abteilung in den Auswahlprozess einbezogen und die Fachabteilungen frühzeitig vom Mehrwert der Lösung überzeugt werden.

Welche technischen Voraussetzungen brauchen Unternehmen, die ihre Prozesse in die Cloud verlagern?

Lediglich einen Internetzugang – die Kommunikation zu Ihrer Cloud-Lösung erfolgt ausschließlich über sichere Protokolle. Wahlweise und für spezielle Schnittstellenanbindungen macht auch eine Side-to-Side VPN-Verbindung Sinn. Cloud-Lösungen sind nicht einfacher oder schwerer in vorhandene Systeme zu integrieren als On Premise Lösungen.

Wie lange dauert es, bis eine Lösung in der Cloud voll nutzbar ist?

Ein Unternehmen mit etwa 1.000 Mitarbeitern hat in der Regel innerhalb von drei bis vier Tagen Zugriff auf die definierte Funktionalität und damit auch auf die Chancen, die sich durch ein professionelles Workforce Management im Unternehmen erschließen lassen.

 

Sie sind neugierig darauf, was Workforce Management in der Cloud Ihnen bieten kann? Dann überzeugen Sie sich auf unserer Website.

 

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Über den Autor

Matthias Ruge

Hoch oben in den Wolken fühlt er sich besonders wohl. Matthias Ruge ist in seiner Rolle als Senior Account Manager Cloud Operations | Cloud Solutions Spezialist für alle Lösungen in der Datenwolke.

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