Über die Vor- und Nachteile von papierbasierten Auswertungen und Plänen

Kennen Sie das vielleicht? Die Daten der Mitarbeiter wurden schön sauber in verschiedenste Excel Listen eingepflegt. Nochmals alle Dateien prüfen und „zack“, schon wird alles in Richtung Drucker gejagt. Am anderen Ende des Büros wird schließlich alles fein säuberlich ausgedruckt, sortiert und mit einem Stapel Papier geht es einmal rund herum durch alle Abteilungen. Die frisch ausgedruckten Auswertungen und Pläne werden verteilt – einige direkt an einzelne Kollegen, andere gut sichtbar ausgehangen. Hier werden Dienstpläne in Fächer verteilt, Urlaubsanträge an Vorgesetzte weitergereicht usw. Und aus irgendeiner Ecke dröhnt ein Mitarbeiter: „Schon wieder ist ein Baum gestorben…“.

So oder so ähnlich werden tagtäglich tausende Auswertungen und Pläne ausgedruckt und in vielen Unternehmen heute noch verteilt. Laut dem Verband Deutscher Papierfabriken haben Druck- und Schreibpapiere im Jahr 2018 etwa 34 Prozent der Produktion deutscher Papierindustrie ausgemacht. Das ergibt durchschnittlich gut einen Baum pro Mitarbeiter und Jahr. Ja, ein Baum!

HOHER PAPIERVERBRAUCH TROTZ DIGITALISIERUNG 

Heutzutage passiert schon sehr viel digital. E-Mails haben die Briefe oder das Fax abgelöst. Bücher sowie Zeitschriften werden durch eBooks ersetzt. Einkaufslisten werden in der Cloud gespeichert und sind für alle Familienmitglieder jederzeit abrufbar. Ja selbst für die Steuererklärung benötigen wir kein Papier mehr. Aber dennoch hat sich der Papierkonsum über die letzten 40 Jahre von 125kg auf über 250kg pro Kopf mehr als verdoppelt (Quelle: Verbraucher Initiative e.V.). Ein weiterer Grund für den erhöhten Papierverbrauch ist beispielsweise das vermehrte Bestellen im Internet und die damit verbundenen Verpackungen.

Wie kann das sein? Das wirkt auf den ersten Blick paradox. Wir entwickeln uns digital immer weiter und suchen nach Alternativen zu Papier, aber können dennoch nicht die Finger davonlassen. Ist das papierlose Büro tatsächlich noch so weit entfernt? 

Auch wenn es schwer erreichbar scheint, so kann jeder etwas unternehmen, um dem Ganzen etwas entgegen zu wirken. Anstatt direkt völlig papierlos werden zu wollen, könnte man sich auch kleinere Ziele setzen und zunächst versuchen, den persönlichen Papierverbrauch zu reduzieren. Das Plus: Neben einem geringeren Papierverbrauch und mehr Umweltfreundlichkeit haben digitale Lösungen noch weitere Vorteile. 

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Ein kurzes Beispiel aus dem Arbeitsbereich

Wir betrachten Unternehmen XY. Nehmen wir uns dort mal den Schichtplan für eine Woche vor. Dieser wird in Papierform ausgedruckt und zentral ausgehangen. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter krank wird und seine Schicht von jemand anderem übernommen werden muss? Auf solche spontanen Umstellungen können Schichtplaner mit papierbasierten Plänen oder Auswertungen nicht gut genug reagieren. Zunächst muss im Programm die Änderung durchgeführt werden, um den Wochenplan im Anschluss erneut auszudrucken und auszuhängen. Dabei fällt bei jeder noch so kleinen Änderung ein enormer administrativer Aufwand an. Ebenso muss sichergestellt werden, dass jeder, der den Wochenplan in der ersten Version gesehen hat, über die Änderungen von weiteren Versionen Bescheid bekommt. Das Thema Transparenz ist also nur mittelmäßig gegeben. Und wie sucht der Planer nach Ersatz? Er muss sich dabei auf sein Bauchgefühl und seine Erfahrung verlassen, wenn Saldenstände oder Qualifikationen nicht direkt in der Planung ersichtlich sind.

Digitale Pläne statt Ausdrucke

Betrachten wir nun Unternehmen YX. Dort wird der Schichtplan nicht ausgedruckt und ausgehangen, sondern in einem Workforce Management System erstellt und automatisch als digitale Version verschickt. Er kann von jedem Mitarbeiter jederzeit und von überall abgerufen werden. Es herrscht immer Transparenz über den aktuellen Plan. Auch im Falle eines Ausfalls kann direkt in der Software nach passendem Ersatz gesucht werden, immer unter Berücksichtigung planungsrelevanter Parameter und Qualifikationen. Der administrative Aufwand minimiert sich enorm und jeder Mitarbeiter wird gleichzeitig informiert.

Digitales Workforce Management schafft spürbare Mehrwerte

Papierpläne und -auswertungen sind immer mit einem Mehraufwand verbunden. Ein digitales Workforce Management bietet Ihnen die Möglichkeit, das Erstellen von Einsatzplänen und Auswertungen zu automatisieren. Sie können also, um auf unser vorheriges Beispiel zurückzukommen, festlegen wann, an wen und in welchem Turnus der Wochenplan erstellt werden soll. So kann beispielsweise definiert werden, dass an jedem Wochentag um Punkt 08:00 Uhr morgens der Wochenplan an eine bestimmte Abteilung per E-Mail versendet werden soll. Somit wird sichergestellt, dass jede Person im Verteiler Bescheid über den aktuellsten Wochenplan erhält. Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter profitieren. Und die Bäume werden es jedem danken, der auf unnötige Ausdrucke verzichtet. Ach ja, und jede Menge Zeit gewinnen Sie auch noch…

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Über den Autor

Branimir Galic

Heutzutage muss Software für jeden Nutzer so einfach und verständlich wie möglich gestaltet werden. Genau das setzt sich der Produktmanager als Ziel. Er will zeigen, dass Workforce Management Spaß machen kann.

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