Strategisches Ausfallzeitenmanagement

Unvorhersehbaren Personalmangel kompensieren

Egal ob Patientenversorgung im Gesundheitswesen, die Bedienung von Maschinen in der Produktion oder die Betreuung von Kunden im stationären Handel: Ohne kontinuierlichen Personaleinsatz ist es in vielen Branchen unmöglich, erfolgreich zu wirtschaften. Damit die Produktivität auch dauerhaft gewährleistet ist, hilft ein systematisches Ausfallzeitenmanagement, auf kurzfristige Personalausfälle oder Zusatzbedarfe adäquat und kosteneffizient zu reagieren.

Ausfallzeitenmanagement: individuell erfolgreicher

Zu den häufigsten Fehlerquellen im Ausfallzeitenmanagement gehören die falsche Kalkulation von „Personalpuffern“ und eine geringe bereichsübergreifende Flexibilität. Darüber hinaus fehlt meist die Transparenz über benötigte und vorhandene Qualifikationen, um geeigneten Ersatz zu finden. Eine fundierte Problemanalyse hilft, solche Schwachstellen aufzudecken.

Zur Kompensation von Ausfällen gibt es keine allgemeingültige, auf alle Unternehmen anwendbare Formel. Alle Lösungsansätze und Instrumente haben ihre Vor- und Nachteile. Eine fundierte und auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Prozessanalyse hilft, eine intelligente Kombination von Maßnahmen zu finden, die Ihren Anforderungen optimal entspricht. Ausfallzeitenmanagement bedarf immer eines maßgeschneiderten Konzepts.

Maßnahmen zur Optimierung: Mitarbeiterausfälle kompensieren

Auch bei einer guten und bedarfsgerechten Einsatzplanung entsteht Kompensationsbedarf, wenn unerwartet Mitarbeiter ausfallen, meist aufgrund kurzfristiger Erkrankungen. Um Ausfallzeiten zu begegnen, ist es daher empfehlenswert, zunächst die Krankenquote im Unternehmen zu reduzieren. Krankheitsbedingte Ausfälle durch Stress, Schlafmangel oder Überbelastung lassen sich häufig verhindern, indem Überstunden gesenkt, Nachtschichten minimiert oder übermäßige körperliche Arbeit mit genügend Ruhezeiten abgegolten wird. Durch die Aufnahme der Krankenquote in die Personalbedarfsprognose kann zudem ein wahrscheinlich eintretender Ausfall kompensiert werden. Präventive Maßnahmen wie die Verbesserung der Arbeitsbedingungen und eine Optimierung der Personalbedarfsprognose, unter anderem durch die Berücksichtigung der Krankenquote, minimieren unerwartete Ausfälle also vornherein.

Bei einem tatsächlichen Mitarbeiterausfall sollten Vertretungskapazitäten zur Verfügung stehen, die den Bedarf decken, und entsprechend in den Dienstplan integriert werden. Doch wie lassen sich diese Kapazitäten beschaffen? Zum einen sollten Aufgaben möglichst standardisiert werden, um einen flexiblen Mitarbeitereinsatz zu gewährleisten. Gegebenenfalls lassen sich so Ausfälle sogar ohne Vertretung kompensieren. Zum anderen sollten Mitarbeiter für eine Vielzahl von verschiedenen Arbeitsplätzen qualifiziert sein. Damit lassen sich bereichsübergreifende Springer-Pools und „Joker“-Dienste bilden. Zusätzliche Stand-by-Dienste unterstützen den Einsatz von Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten.

Eine Kombination dieser Maßnahmen hat sich in der Praxis als besonders effektiv erwiesen. Die Flexibilität hinsichtlich Mitarbeiteraufgaben, Arbeitszeit und Einsatz lässt sich dadurch sehr deutlich und bedarfsgerecht steigern, denn ein flexiblerer Personaleinsatz ermöglicht die Synchronisation von Personalangebot und Personalbedarf. So können zusätzliche Kosten für Personalpuffer vermieden und der Verwaltungsaufwand verringert werden.
 

Ein erfolgreiches Ausfallzeitenmanagement in drei Schritten

  1. Analyse der Gründe und Häufigkeiten von Personalausfällen: Dabei müssen sowohl die verschiedenen Arten von Ausfällen begründet wie deren Häufigkeiten ermittelt werden.
  2. Anhand der Ergebnisse werden präventive Maßnahmen abgeleitet, um die verschiedenen Ausfälle zu minimieren und ihre Häufigkeit zu verringern.
  3. Gemäß des Geschäftsmodells und der Unternehmenskultur werden konkrete Maßnahmen für das Ausfallzeitenmanagement definiert und implementiert.


Ausfallzeitenmanagement individuell optimieren

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Michael Knoblauch

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