Personaleinsatzplanung auf den Punkt gebracht

Bedarf definieren, Personaleinsatz flexibilisieren, wirtschaftlich agieren

Bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung ist eines der wichtigsten Instrumente zur Produktivitätssteigerung – egal ob in der Produktion, in Dienstleistungsunternehmen, im Call Center, im Handel, Gesundheitswesen oder in der Logistik. Wenn Mitarbeiter mit der richtigen Personaleinsatzplanung genau zu der Zeit im Einsatz sind, wenn sie gebraucht werden, sinken teure Leerlaufzeiten und Überstunden. Gleichzeitig steigen Service Level, Dienstleistungs- bzw. Produktqualität und Wertschöpfung.

Vier Prozent höhere Mitarbeiterproduktivität, 80 Prozent weniger Planungsaufwand und 25 Prozent Überstundenreduktion – diese Ergebnisse aus aktuellen ATOSS Projekten zur Personaleinsatzplanung zeigen, wie groß das Potenzial eines bedarfsoptimierten Personaleinsatzes ist. Schaffen auch Sie mehr Transparenz und unternehmerische Agilität durch eine professionelle, IT-gestützte Personaleinsatzplanung in Ihrem Unternehmen. Ganzheitliches Workforce Management und eine bedarfsoptimierte Einsatzplanung bietet allen Branchen die Chance auf mehr Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig wächst die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Personalbedarf punktgenau ermitteln, Komplexität managen

Für eine nachhaltige Personaleinsatzplanung genügt es nicht, nur Arbeitszeit und -platz des Personals in einem Unternehmen zu bestimmen. Immer wichtiger werden bei der Personalplanung auch Bedarfstreiber wie zum Beispiel Umsatz oder Kundenfrequenzen im Einzelhandel, Belegungsquoten im Krankenhaus, Anrufaufkommen im Call Center oder Auftragsvolumina in der Produktion. Auch die Prüfung auf Gesetzeskonformität, die Einhaltung von Tarif- und Betriebsvereinbarungen sowie individuelle Unternehmenskriterien sind feste Bestandteile einer professionellen Personaleinsatzplanung. Dazu gehören zum Beispiel tätigkeits- oder mitarbeiterbezogene Qualifikationen, spezifische Arbeitszeitmodelle, altersbedingte Einschränkungen, Arbeitszeitwünsche oder arbeitsergonomische Anforderungen. Nur wenn alle relevanten Parameter als Basis für Entscheidungen einfließen, entsteht eine hochwertige, optimierte Personaleinsatzplanung. Diese Komplexität wird künftig noch zunehmen, denn mit Blick auf den demographischen Wandel und den damit verbundenen Fachkräftemangel werden Unternehmen künftig noch viel mehr in die Flexibilisierung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter investieren müssen. Ohne leistungsstarke Instrumente wie Software zur Personaleinsatzplanung ist dies nicht zu bewältigen.

Qualifikationen in der Personaleinsatzplanung managen

Für Planungsverantwortliche ist es häufig eine echte Herausforderung, optimal qualifizierte Mitarbeiter auf den richtigen Arbeitsplatz zu planen. Mit dem Qualifikationsmanagement von ATOSS werden Zusatz- und Spezialqualifikationen wie Ersthelfer, Brandschutzbeauftragte sowie spezifische Fertigkeiten für eine Tätigkeit oder einen Arbeitsplatz definiert und für die Personalplanung gemanagt. Durch einen automatischen Abgleich der Fähigkeiten der Mitarbeiter mit den Anforderungen der Arbeitsplätze wird eine hochwertige, gesetzes- und revisionssichere Personaleinsatzplanung sichergestellt. Übersichtliche Auswertungen der erhobenen Daten zeigen auf einen Blick den Qualifikationsstatus von Mitarbeitern bzw. Bereichen an und machen einen etwaigen Handlungsbedarf sichtbar. Das erleichtert die langfristige Planung des Mitarbeitereinsatzes.

Personalplanung: Mehr Selbstbestimmung bei der Arbeitszeit

Mitarbeiter sind für Unternehmen als Wertschöpfungsfaktor und Wissensträger eine wertvolle und erfolgskritische Ressource. Die Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen ist über Self Services für die Personaleinsatzplanung seit langem gelebter Standard bei ATOSS. Auch Tauschbörsen für Schicht- und Dienstplanung sowie Apps für mobiles Workforce Management unterstützen das Bedürfnis des Personals nach mehr Mitbestimmung und Flexibilität bei der Arbeitszeitgestaltung. Das erhöht die Eigenverantwortung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz, gleichzeitig sinken Krankheits- und Fluktuationsquoten durch eine effiziente und mitarbeiterorientierte Personalplanung.

Nutzen und Effekte der Personaleinsatzplanung 

• Einfachere Personalplanung
• Höhere Planungsqualität
• Bedarfs-, service- und kostenoptimierter Personaleinsatz
• Reduktion von unproduktiven Arbeitszeiten
• Flexiblere Reaktion auf Bedarfsschwankungen
• Durchgängige Prozessoptimierung bei der Personalplanung
• Mehr Transparenz über Personalprozesse/-kosten
• Höhere Wertschöpfung und Servicequalität
• Zufriedenere Mitarbeiter durch gerechtere Planung und flexiblere Arbeitszeitgestaltung