Die Produktivität neu entfesseln
Andreas Obereder
CEO und Gründer | ATOSS
Interview, Geschäftsbericht 2025
Wie Künstliche Intelligenz das Workforce Management revolutioniert
Die Notaufnahme ist voll, zwei Pflegekräfte und ein Arzt sind kurzfristig erkrankt, auf der Intensivstation fällt ein Beatmungsplatz aus – und in 30 Minuten startet die Frühschicht. 2018 hätte das Chaos bedeutet. 2028 bedeutet es: eine Frage an die ATOSS Workforce Intelligence. „Zeig mir, wo wir in den nächsten vier Stunden kritische Lücken haben – und verschiebe so, dass weder Qualität noch Arbeitszeitgrenzen kippen.“ Sekunden später wird Personal stationsübergreifend umgeplant, die KI zieht Mitarbeitende mit passender Qualifikation heran, gleicht Überstunden aus, vermeidet riskante Doppelbelastungen – und erklärt
transparent, warum welche Schicht geändert wurde.
Wir sprechen mit Andreas Obereder, CEO und Gründer von ATOSS, darüber, wie Unternehmen Workforce Management jetzt ganz neu denken müssen – und wie Künstliche Intelligenz dabei zum zentralen Hebel für signifikante, messbare Produktivitätssteigerungen wird.
Andreas, Szenarien wie dieses zeigen, welches Potenzial intelligente Planung entfalten kann. Wie weit sind wir davon noch weg?
Bei ATOSS hat diese Realität im Jahr 2025 bereits begonnen. Klar, die Welt steht zwar noch ganz am Anfang dieser Reise, und vieles von dem, was schon bald selbstverständlich sein wird, können wir uns heute noch nicht vollständig vorstellen. Angesichts der enormen Dynamik und Geschwindigkeit des technologischen Fortschritts ist ein solches Szenario realistisch nur noch rund zwölf bis 24 Monate entfernt.
Beeindruckend, was in naher Zukunft Realität werden könnte. Aber wie sieht es heute aus – wo steht Europa in Sachen Produktivität und Potenziale? Du forderst ja schon lange ein radikales Umdenken.
Die Debatte über Arbeitszeiten ist derzeit allgegenwärtig – und der internationale Vergleich zeigt deutlich, wie groß der Abstand zu anderen ist: In China arbeiten Beschäftigte im Schnitt über 2.300 Stunden pro Jahr, in den USA rund 1.800. Westeuropäische Länder liegen mit etwa 1.300 bis 1.600 Stunden am unteren Ende des OECD-Vergleichs. Doch das Problem geht deutlich tiefer: Wir stecken mitten in einer strukturellen Produktivitätskrise, was sich unter anderem in der viel diskutierten Produktivitätslücke von rund 30 % zwischen den USA und Europa zeigt – laut Internationalem Währungsfonds. Gleichzeitig bremsen hohe Regulierung, schleppende Digitalisierung und der demografische Wandel die wirtschaftliche Dynamik.
Internationale Institutionen wie der IWF erwarten, dass mittelfristig nur rund 20 % des europäischen Wachstums aus Produktivitätsgewinnen stammen werden, während der Großteil durch Arbeit und Kapital getragen wird. Angesichts der demografischen Entwicklung ist eine deutliche Ausweitung des Arbeitsvolumens jedoch unrealistisch – das bedeutet: Unter diesen Annahmen bleibt das Wachstum begrenzt. Gleichzeitig zeigen aktuelle Studien, welches wirtschaftliche Potenzial in neuen Technologien steckt. Eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft beziffert das zusätzliche KI-Wertschöpfungspotenzial für Deutschland
bis 2034 auf rund 440 Milliarden Euro. Der größte Teil davon entsteht durch Produktivitätsgewinne – etwa durch automatisierte Prozesse, bessere Prognosen oder datenbasierte Entscheidungen. Genau hier wird deutlich, welches transformative Potenzial in Technologie steckt. KI und ein intelligenterer Einsatz von Personal können erhebliche Produktivitätsgewinne ermöglichen. Datenbasierte Planung, bessere Prognosen und mehr Flexibilität – einschließlich der Aktivierung ungenutzter Arbeitskräftepotenziale – können die Wertschöpfung steigern, ohne die Arbeitszeit zu verlängern. Der entscheidende Hebel ist nicht mehr Arbeit, sondern smartere Arbeit. Geopolitische Spannungen und globale Krisen verschärfen die Situation zusätzlich: Nachfrage schwankt, Lieferketten geraten unter Druck, die Märkte werden extrem volatil. All das hemmt das Produktivitätswachstum zusätzlich. Die Lage ist ernst – und der Handlungsdruck steigt permanent. Wir müssen die Produktivität spürbar erhöhen, um Wohlstand, Wettbewerbsfähigkeit und politische Handlungsspielräume dauerhaft zu sichern. Ohne einen deutlichen Produktivitätssprung wird Europa in diesem globalen Umfeld noch weiter zurückfallen.
Entscheidend ist, dass die Innovation dort wirkt, wo Wertschöpfung entsteht: in der Planung und Steuerung der Arbeit selbst.
Andreas Obereder | CEO, ATOSS
Und kann KI-gestütztes Workforce Management nun einen entscheidenden Hebel bieten? Hast du ein Beispiel?
Ich höre aus unserem Kundenkreis regelmäßig von solchen Beispielen: Ein weltweit tätiger Produzent von Licht- und Elektroniksystemen für die globale Automobilindustrie mit 10.000 Mitarbeitenden verliert nach eigener Hochrechnung – allein in einem Werk – jedes Jahr rund elf Millionen Euro durch Maschinenstillstand aufgrund von Personalmangel. Für die Lösung in diesem Beispiel ist neben der KI-gestützten Personaleinsatzplanung insbesondere die passgenaue Zuordnung der richtigen Qualifikationen zu den jeweiligen Arbeitsplätzen und Maschinentypen von zentraler Bedeutung. Künstliche Intelligenz kann hier einen enormen Mehrwert leisten. Entscheidend ist, dass die Innovation dort wirkt, wo Wertschöpfung entsteht: in der Planung und Steuerung der Arbeit selbst. KI-gestütztes Workforce Management ist damit das hochwirksamste Instrument gegen die Produktivitätslücke. Ich habe noch ein weiteres Beispiel: Ein Lebensmittelproduzent und Marktführer in seinem Bereich mit weltweit rund 25.000 Mitarbeitenden sah sich vor Kurzem mit Rohstoffpreisen konfrontiert, die sich innerhalb kurzer Zeit verfünffacht hatten. Dies führte dazu, dass die Personalkosten innerhalb von 18 Monaten um 25% gesenkt werden mussten. Wer in einem solchen Stresstest auf eine KI-gestützte Workforce Management-Lösung setzen kann, die verlässliche Analysen liefert und ungenutzte Effizienzpotenziale sichtbar macht, ist in der Lage, einen geordneten Rückzug zu gestalten. Dreht sich die Marktsituation, kann er zudem ebenso schnell und kontrolliert in die entgegengesetzte Richtung steuern. Dieses Unternehmen hat es mit Unterstützung unseres leistungsfähigen Workforce Managements geschafft, außergewöhnlich sicher durch diesen wirtschaftlichen Tornado zu navigieren.
Das klingt in der Tat nach einem sehr wirksamen Instrument, um den Unsicherheiten in der Wirtschaft entgegenzuwirken …
Mit intelligentem, KI-basiertem Workforce Management kann man die Unsicherheit nicht beseitigen – aber man kann sie gezielt managen: indem man Personalbedarf vorausschauend plant, Szenarien automatisiert durchspielt und schneller, fundierter und vor allem agiler auf Veränderungen reagiert. Man kann Volatilität quantifizieren. Wenn ich in Echtzeit sehe, wie Nachfrage, Kapazitäten, Skills, Abwesenheiten und Servicelevel zusammenspielen, kann ich systematisch reagieren statt reflexartig.
KI-gesteuertes Workforce Management nach neuesten Standards schafft eine gemeinsame Faktenbasis für HR, Operations und Finance. Und das ist entscheidend: nicht drei Wahrheiten, sondern eine Sicht auf Produktivität, Kosten und Qualität. Auf dieser Basis werden Entscheidungen schneller, klarer und besser überprüfbar. Man muss sich das als einen nahtlosen Übergang von verwalteter zu orchestrierter Arbeit vorstellen: interne Mitarbeitende, Freelancer, Plattformarbeit, Teilzeit, Schichtmodelle. Wer das ohne smartes Workforce Management steuern will, spielt Mikado im Sturm.
Wie wirkt sich das konkret auf die Produktivität aus?
Das Konzept ist einfach: Workforce Management sorgt dafür, dass jede Stunde Arbeit wirksam eingesetzt wird – datenund faktenbasiert, agil und optimiert. Da fällt mir als Beispiel ein internationaler Logistikkonzern mit 150.000 Mitarbeitenden ein, der unsere Lösung nutzt, um temporäre Arbeitskräfte gezielt zu steuern, Kosten zu senken und Transparenz zu schaffen. Durch das verbesserte Anwesenheitstracking konnten relevante Produktivitätsdaten ausgewertet werden. So war es möglich, rund 1.000 externe Zeitarbeitskräfte einzusparen - ohne jegliche Produktivitätseinbußen. Gleichzeitig stieg die Qualität des Personalpools, die Fluktuation der Festangestellten sank und die Gesamteffizienz legte spürbar zu. Hier zeigt sich sehr konkret, wie sich datenbasiertes Workforce Management direkt in Ergebniszahlen übersetzt.
Und warum funktioniert das mit sogenannten „Legacy-Systemen“ nicht?
Legacy-Systeme sind in Silos gedacht und für statische Umfelder gebaut. Sie sind fragmentiert, nicht cloudfähig, datenarm und technologisch nicht in der Lage, moderne KI-Funktionen abzubilden. Moderne Anforderungen wie Echtzeitplanung, KI-gestützte Prognose, internationale Skalierung und komplexe Compliance-Erfüllung sind damit nicht zukunftsfähig abbildbar. Kurz gesagt: Diese Systeme verwalten Arbeit – sie orchestrieren sie nicht.
Nutzen noch viele Unternehmen in Europa solche Systeme?
Ja, leider. Nach aktuellen Marktanalysen sind es noch über 50% der Unternehmen. Das ist eine alarmierend hohe Zahl – wenn man bedenkt, dass diese Unternehmen die erheblichen Produktivitätsgewinne durch KI-gestütztes Workforce Management schlichtweg nicht nutzen können. Besonders schwach ist die Cloud-Adaption bei Großunternehmen sowie in hochregulierten und sicherheitskritischen Umgebungen. Was teilweise paradox ist, wenn man sich den potenziell verbesserten Schutz vor Cyberkriminalität bei Cloud-Lösungen anschaut. Für ATOSS liegt hier eine große Chance für Replacement. In unserer Kundenbasis werden die Cloud-Lösungen aufgrund ihrer vielen Vorteile sehr gut angenommen. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie ohne moderne, cloudbasierte Plattformen im internationalen Wettbewerb langfristig nicht bestehen können.
Muss man Workforce Management ganz neu denken?
Vollkommen neu! ATOSS hat Workforce Management als End-to-End-Ansatz maßgeblich geprägt und damit einen Standard definiert, an dem sich der Markt heute orientiert. Viele Unternehmen schöpfen dieses Potenzial noch nicht mal ansatzweise aus – aber wir treiben schon den nächsten Schritt voran. Zukunftsfähiges Workforce Management verbindet heute Arbeitszeiterfassung, Personaleinsatz- und Bedarfsplanung sowie Kapazitäts- und Produktivitätsmanagement – und bringt dies in die digitale Welt. Unsere Workforce Intelligence generiert auf der Basis all dieser Daten strategisch unverzichtbare Analysen für den C-Level auf Knopfdruck. So kann die Produktivität in einem Unternehmen enorm gesteigert, Compliance-Anforderungen gesichert abgedeckt und die Mitarbeitererfahrung verbessert werden. Dank fairer, transparenter, hochflexibler Einsatzplanung, Self Services und Beteiligung an der Dienstplangestaltung.
Unser nächster Schritt geht deutlich tiefer. Modernes, KIgestütztes Workforce Management ist kein isoliertes System mehr, sondern ein zentraler Bestandteil eines PeopleOperating-Systems – also der Plattform, mit der Unternehmen ihre Arbeit, ihre Skills und ihre personellen Risiken ganzheitlich steuern. Es geht nicht mehr nur um Arbeitszeit, sondern um Skills, Qualifizierung, Risiken durch Demografie und alternative Einsatzszenarien. Neueste Studien zeigen, dass ein großer Teil der heutigen Skills in wenigen Jahren nicht mehr ausreicht. Die „Global Workforce of the Future“-Studie der Adecco Group beschreibt zum Beispiel nur 11% der Beschäftigten als „zukunftsfähig“. Ohne systematisches WorkforcePlanning und -Upskilling werden Unternehmen diese Transformation nicht schaffen. Mit dem Einsatz von KI-gestütztem Workforce Management lassen sich sogenannte Skill-Gaps frühzeitig erkennen, gezielt analysieren und strategisch schließen. Unternehmen, die hier jetzt handeln, schaffen sich einen nachhaltigen Vorsprung im Wettbewerb um Talente und Produktivität.
Was heute disruptiv wirkt, wird schon morgen zum neuen Fundament, auf dem Innovationen entstehen, die wir uns heute kaum vorstellen können.
Andreas Obereder
CEO, ATOSS
Aus „Planen“ wird also „Empfehlen und Simulieren“?
Genau, mit KI-Szenario-Analysen und vorausschauendem Risikomanagement. Entscheidungen können auf Basis automatisierter, interner Datenanalysen getroffen werden. Damit wird Workforce Management zu einem echten C-Level-Instrument: Es beeinflusst Produktivität, Mitarbeitererlebnis und Transformation in einer ganz neuen Dimension. Und gesteuert wird es über einfache Fragen wie z.B.: Wie wird sich das Abwesenheitsniveau in der Zukunft (zum Beispiel Q3 2026) entwickeln? Gab es systematisch Über- oder Unterprognosen für bestimmte Zeitintervalle? Wie häufig und in welchen Bereichen beginnen Schichten zu früh oder zu spät außerhalb der Toleranz? Aber auch: Welche Mitarbeitenden in einem bestimmten Bereich zeigen ein Risiko, bald zu kündigen? und vieles mehr. So entsteht ein Steuerungscockpit, das Managemententscheidungen beschleunigt und qualitativ deutlich aufwertet.
Die Steinzeit endete nicht, weil es keine Steine mehr gab, sondern weil bessere Werkzeuge entwickelt wurden.
Andreas Obereder | CEO, ATOSS
Viele Unternehmen in Europa fühlen sich von der Geschwindigkeit technologischer Veränderungen überrollt. Was beobachtest du?
Neue Technologie entwickelt sich gerade in einer nie dagewesenen Dynamik und Geschwindigkeit. Man kann sagen, wir sind mitten in einer „technologischen Revolution“. Das ist der unmittelbarste Gamechanger für Unternehmen und Menschen weltweit – insbesondere Cloud, KI und Quantencomputing. Jede technologische Neuerung ist längst kein Endpunkt mehr. Sie ist der Startschuss für die nächste Veränderungswelle. Geschichte zeigt: Fundamentale Epochen enden nicht, weil Ressourcen knapp werden – sie enden, weil überlegene Technologien entstehen. Die Steinzeit endete nicht, weil es keine Steine mehr gab, sondern weil bessere Werkzeuge entwickelt wurden. Was heute disruptiv wirkt, wird schon morgen zum neuen Fundament, auf dem Innovationen entstehen, die wir uns heute kaum vorstellen können. Mit jeder Entwicklung wächst die Geschwindigkeit, mit der sich die Spielregeln erneut verschieben.
Das klingt beeindruckend …
Das ist es. 2025 markiert den Scheideweg. KI-Systeme werden vom Hype zum ganz normalen Produktivitätswerkzeug – im Alltag, in Unternehmen, in Verwaltung, Medizin und Bildung. 2026 wird sich diese Entwicklung noch einmal dramatisch beschleunigen. Quantencomputer sind dabei einer der großen Enabler. Ich verfolge das Thema seit vielen Jahren sehr genau. Pioniere wie PsiQuantum aus dem kalifornischen Palo Alto arbeiten mit Hochdruck daran, die heutigen Grenzen von KI mithilfe von Quantencomputern zu durchbrechen – und das sehr erfolgreich. Experten erwarten, dass Quantencomputer bereits ab 2027 für erste spezialisierte Anwendungen bereitstehen. Unvorstellbar – aber ein realistisches Zukunftsszenario.
Wie siehst du diese technologische Entwicklung im Zusammenhang mit der wirtschaftlichen Situation in Europa?
Die Technologie ist da – aber Europa nutzt sie noch nicht im vollen Ausmaß. Die rapide Evolution von Technologie ist der Schlüssel, mit wirtschaftlichen, demografischen und geopolitischen Entwicklungen mithalten zu können. Wir müssen die Technologie, die uns zur Verfügung steht, jetzt konsequent nutzen und aufhören, Komplexität zu verwalten. Hier liegt unsere große Chance, Vorsprung aufzubauen – für Europa und für jeden Einzelnen.
Lass uns über den Erfolg von ATOSS sprechen. 2025 war das 20. Rekordjahr in Folge. Bist du stolz?
Ja, klar sind wir das. Klar ist aber auch, dass Zahlen immer für die Vergangenheit stehen. Wir sind alle zuversichtlich, 2026 zum 21. Erfolgsjahr in Folge zu entwickeln. Unsere Mitarbeitenden sind absolute Experten auf ihren Gebieten, die jeden Tag auf der ganzen Welt einen exzellenten Job machen. Ihnen gebührt der Dank dafür, dass wir 20 Rekordjahre in Folge geschaffen haben.
Was ist das Erfolgsgeheimnis von ATOSS?
ATOSS ist seit jeher sehr nah am Markt und an unseren Kunden. Wir kommen aus dem operativen Alltag der Betriebe, verstehen die Realität in Werken, Filialen, Servicecentern – und verbinden dieses operative Verständnis mit dem strategischen Blick auf Technologie, Transformation und die Agenda der Top-Entscheider. Wir sehen uns nicht als klassischen Softwareanbieter, sondern als Workforce Management-Spezialisten mit Berater-DNA. Wir kombinieren Technologie, Daten und Branchen-Know-how, um das strategische Potenzial von Workforce Management wirklich zu heben. Von der Idee bis zu messbaren Ergebnissen in den KPIs.
Ein wichtiger Teil unserer Strategie ist auch unser immer weiter wachsendes Partnernetzwerk mit Firmen wie SAP, Deloitte, Accenture, Microsoft, Capgemini und vielen mehr. Diese starken Partnerschaften ermöglichen es uns, Workforce Management nahtlos in die Systemlandschaften unserer Kunden zu integrieren und Mehrwert entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu schaffen.
In welchen Bereichen entwickelt sich die Nachfrage am stärksten?
Viele Branchen wie Fertigung & Produktion, Gesundheitswesen, Handel, Logistik & Verkehr sowie Dienstleistungen sind historisch stark und beschäftigen große Belegschaften in sehr komplexen Strukturen. Modernes Workforce Management liefert hier ein enormes Optimierungspotenzial. Auch sehen wir eine steigende Nachfrage nach globalen Lösungen für ein gesetzeskonformes Workforce Management. Kürzlich hat uns ein multinationales Unternehmen beauftragt, die bei ihnen weltweit eingesetzten 46 verschiedenen Zeitwirtschaftssysteme zu vereinheitlichen. Das ist mit ATOSS Workforce Management möglich. Zudem steigen die Bedarfstreiber, wie bereits beschrieben, immer weiter: Fachkräftemangel, demografischer Wandel, schwankende Nachfragen, Lieferkettenprobleme.
ATOSS zählt zu den wenigen Anbietern, die das gesamte Spektrum vom Kleinstunternehmen bis zum multinationalen Konzern vollständig abdecken. Die Nachfrage ist über alle Segmente hinweg hoch – einschließlich des Mittelstands. Hier ist vor allem unsere Lösung ATOSS Time Control (ATC) stark. So nutzen zum Beispiel der Juwelier WEMPE, Giorgio Armani, der VfB Stuttgart oder auch Matratzen Concord ATOSS Workforce Management sehr erfolgreich, um Planungsaufwände zu reduzieren und ihre Mitarbeitenden besser in den Dienstplanungsprozess einzubinden.
Besonders erfreulich ist zudem die Entwicklung unserer jüngsten Plattform Crewmeister, der Lösung für „Small & Micro Businesses“: Hier konnten wir im vergangenen Jahr ein Umsatzwachstum von 28% erzielen und knapp 3.000 neue Kunden gewinnen. Das zeigt, dass der Bedarf an professionellem Workforce Management längst nicht nur ein Thema für Großkonzerne, sondern ebenso für kleine Betriebe ist.
Welchen Schlussgedanken möchtest du den Lesern noch mitgeben?
Wir müssen aufhören, über Digitalisierung nur zu reden, und anfangen, sie in der Steuerung unseres wichtigsten Assets umzusetzen: der Workforce. Wer heute noch mit Systemen von gestern plant, darf sich auch über begrenzte Produktivitätslevel nicht wundern. KI-gestütztes Workforce Management ist einer der schnellsten und wirksamsten Hebel, um Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Resilienz gleichzeitig zu steigern. Wenn wir in Europa diesen Hebel nutzen, haben wir eine realistische Chance, unsere Wettbewerbsfähigkeit nicht nur zu halten, sondern in Zukunft einen Vorsprung aufzubauen.
Dass wir als ATOSS dazu einen spürbaren Beitrag leisten können, verdanken wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – ihrem Engagement, ihrem Know-how und ihrem Innovationsgeist. Sie sind es, die aus Visionen konkrete Lösungen für unsere Kunden machen. Und genau darin liegt unsere Mission: Arbeit so zu gestalten, dass Unternehmen erfolgreicher und Menschen zufriedener werden.