Checkliste Software-Auswahl
Mit klaren Kriterien zur richtigen Software
Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, die passende Lösung systematisch auszuwählen – mit Fokus auf Technologie, Funktionen, Anwenderfreundlichkeit und Zukunftssicherheit. So vermeiden Sie Risiken und stellen sicher, dass Ihre Software-Auswahl zum Erfolg wird.
Wie finden Sie die richtige
Workforce Management Software?
Moderne Arbeitswelten im Kontext von Industrie 4.0 und digitaler Transformation stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Der Fachkräftemangel und der demographische Wandel schweben wie Damoklesschwerter über den verschiedensten Branchen. Der Einsatz eines modernen Workforce Management Systems unterstützt Unternehmen dabei, die Herausforderungen der vierten industriellen Revolution und der Digitalisierung zu meistern und wertschöpfend zu agieren.
Doch was sollte man vor der Einführung einer neuen Software beachten? Die Etablierung und der Betrieb einer IT-Lösung, die alle Unternehmensbereiche betreffen soll, ist eine enorm kostenrelevante, meist langfristige Entscheidung und mit viel Aufwand verbunden. Da will das Risiko einer Fehlinvestition aufgrund der Auswahl falscher Software vermieden werden.
Eine Studie des Personaldienstleisters Hays aus dem Jahr 20151 zeigte, dass jedes sechste Projekt zum Scheitern verurteilt ist. Mit den richtigen Mitteln und vorbereitenden Maßnahmen kann dem proaktiv entgegengewirkt werden. Der Entscheidungsprozess ist ein wichtiger Hebel, um genau die richtige Lösung zu finden, die zum Unternehmen passt und den maximalen Nutzen generiert.
1 https://www.hays.de/documents/10192/118775/Hays-Studie-Von+starren+Prozessen+zu+agilen+Projekten-2015.pdf/12df5870-6755-4f67-8940-22348a6ffb5e
Schwachstellen bei der Software-Auswahl
Undefinierte Ziele
Vor dem Start eines Software-Einführungs-Projektes müssen Ziele und Erwartungen klar und
deutlich dokumentiert werden. In 58 Prozent aller Fälle herrscht an dieser Stelle Nachholbedarf. Das Risiko, dass Projekte scheitern steigt dadurch. Es braucht Transparenz auf allen Ebenen. Sei es das Management oder die IT-Abteilung, alle Erwartungen müssen unternehmens-intern klar definiert werden. Ein Unternehmen muss dies allerdings auch entsprechend nach außen kommunizieren. Oftmals führen unklare Ausschreibungen zu unterschiedlichen Erwartungshaltungen zwischen Auftraggeber und Anbieter. Projekte ziehen sich in die Länge, die Kosten explodieren und die Unzufriedenheit wächst. Assure Consulting fand in einer Studie heraus, dass die meisten IT-Projekte an unklaren Zielen und fehlender Abstimmung aller am Projekt Beteiligten scheitern.
Unzureichende Anforderungsanalyse
Sind die moving targets eines Unternehmens nicht von Anfang an klar definiert und dokumentiert, droht das Projekt von vornherein zu scheitern. Immer wieder Anpassungen an den Anforderungen vorzunehmen, kostet Zeit und Geld. Und mit zunehmender Dauer sinkt die Erfolgsrate eines Projektes. Die Standish Group ermittelte im Jahr 20152, dass 19 Prozent aller Projekte mit fortlaufender Dauer entweder nicht erfolgreich waren oder vorzeitig abgebrochen wurden . Daher ist die Auswahl der Stakeholder von entscheidender Bedeutung. Denn so können Anforderungen auf jeder Ebene präzise analysiert werden. Alle relevanten Unternehmensbereiche müssen in die Analyse integriert werden, nicht nur die offensichtlichen. Dabei gilt: je größer das zu stemmende Software-Projekt, desto komplexer ist die Planung und desto detaillierter sollte die Auswahl der Stakeholder stattfinden.
2 Chaos Report 2015, Standish Group, https://www.standishgroup.com
Kriterien definieren, Software richtig wählen:
Checkliste downloaden und Ihre Auswahl gezielt vorbereiten!
Worauf Sie bei der Software-Auswahl achten sollten
Die Berücksichtigung aller relevanten Dimensionen und ihren Auswirkungen ist essenziell für die erfolgreiche Auswahl einer Workforce Management Software. Die nachfolgende Checkliste stellt die wichtigsten Fragen, die Sie bei der Entscheidung für eine Lösung beachten sollten.
Phase 1: Vorbereitung
Wurde für die Auswahl einer Workforce Management Software ein strukturiertes Vorgehen definiert?
Sind alle relevanten Unternehmensbereiche befragt worden oder nur die offensichtlichen?
Stichwort Workforce Management: Wie sind Ihre aktuellen zeitwirtschaftlichen und
planungsrelevanten Ist-Prozesse?
Wurde ein Lastenheft zur Dokumentation der Anforderungen an eine Workforce
Management Lösung erstellt?
Welche Anforderungen ergeben sich aus den vorhandenen Ist-Prozessen?
Welche Anforderungen sind zwingend erforderlich und welche nice-to-have?
Phase 2: Anforderungen
Welche technologischen Anforderungen, Betriebssystem, Datenbanken, Browser Clients, mobile Clients, habe ich an die neue Software?
Wie steht es um die Integrationsfähigkeit der Lösung in bereits bestehende Systemlandschaften?
Welche Anforderungen habe ich an die Benutzeroberfläche und die Bedienung?
Kann die Software bestehende Unternehmensstrukturen abbilden und dementsprechend
Berechtigungen verteilen?
Werden gesetzliche, tarifliche und betriebliche Regeln in der Zeitwirtschaft automatisch abgebildet?
Bietet die Software die Bandbreite von einer langfristigen Personaleinsatzplanung bis hin zu einer kurzfristigen Personalsteuerung?
Können Ihre Mitarbeiter in Zeitwirtschafts- und Planungsprozesse integriert werden?
Welche Auswertungen sind im Standard möglich?
Checkliste: Software-Auswahl
1. Auswahl- und Entscheidungsprozess
Wurde eine Bewertungsmatrix für die Lastenhefte verschiedener Anbieter erstellt?
Minimieren wir unser Investitionsrisiko?
2. Anbieterbewertung und Unternehmensstabilität
Wie steht der Anbieter wirtschaftlich da?
Wie hoch ist der Investitionsanteil des Unternehmens in die Forschung und Entwicklung der eigenen Produkte?
Verfügt der Anbieter über stichhaltige und namenhafte Referenzen?
Wie gestaltet sich die Expertise des Anbieters zum Thema Workforce Management?
Wie transparent ist Ihr potenzieller neuer Partner im Kommunikationsprozess?
Ist der Anbieter mit seinen Lösungen zukunftsfähig?
3. Technologische Zukunftssicherheit
Setzt das Unternehmen auf zukunftsfähige Technologien?
Bietet die angebotene Lösung genügend Flexibilität hinsichtlich Betriebssystemen,
Datenbanken, eingesetzter Hardware?
Ist die Lösung On Premise und in der Cloud verfügbar?
Betreibt das Unternehmen eine faire und zukunftsfähige Update- und Releasepolitik?
4. Funktionalität und Nutzererfahrung
Deckt das Produkt alle meine fachlichen und funktionalen Anforderungen ab?
Ist die Lösung intuitiv und benutzerfreundlich?