Adelholzener
Digitale Planung und transparente Prozesse
Quelle einer erfolgreichen Produktion
Die Adelholzener Alpenquellen GmbH stellt Mineralwasser, Heilwasser und Erfrischungsgetränke der Marken Adelholzener, St. Primus und Active O2 her. Das mittelständische Unternehmen mit knapp 700 Mitarbeitenden produziert jährlich ca. 668 Millionen Flaschen Heil- und Mineralwasser sowie Erfrischungsgetränke. Im Interview erklärt Personalreferentin Leonie Gries, wie der Einsatz von digitalem Workforce Management in der Firma mehr Transparenz schafft – und gleichzeitig die Produktion stärkt.
Frau Gries, wie hoch ist der Digitalisierungsgrad bei Adelholzener?
Leonie Gries: Sehr hoch! Wir haben schon früh wichtige Schritte auf dem Weg der Digitalisierung gemacht – auch beim Thema Workforce Management. Seit über 20 Jahren haben wir ATOSS Lösungen im Einsatz, auch unsere Produktionsprozesse sind hoch digitalisiert. Diesen Weg gehen wir in vielen Bereichen weiter.
Was war noch auf Ihrer To-do-Liste?
Gries: Wir wollten die Produktivität in der Produktion stärken. Ein Ziel war, dass die Personaleinsatzplanung die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch für den Schichtbetrieb digitalisiert planen und verarbeiten kann. Daher haben wir uns Ende 2021 dazu entschlossen, die systemgestützte Personaleinsatzplanung neu aufzusetzen, zu digitalisieren und zu automatisieren.
Worum ging es hier im Detail?
Gries: Die Planenden sollten für einen Schichtplan nicht mehr jede Woche alle Mitarbeitenden einzeln zuordnen müssen. Das war ein enormer Zeitaufwand. Auch sollte jeder die Möglichkeit haben, seinen aktuellen Schichtplan einzusehen.
Dieses Ziel haben Sie erreicht?
Gries: Absolut! Die Planvorschläge werden heute voll automatisiert durch den Automatischen Dienstplan erstellt, welche die Planenden dann nur noch unter Berücksichtigung von Einzelfällen minimal anpassen müssen. Wenn die Planenden kurzfristig Mitarbeitende wegen Krankheit aus der Schicht nehmen müssen oder sich die Bedarfe ändern, erscheint das für die über 240 Kolleginnen und Kollegen in der Produktion automatisch in der aktuellen Schichtplanübersicht. Die Belegschaft ist somit auf demselben Wissensstand und jeder Mitarbeitende kann über das Staff Center (Mobile) auf seine Daten zugreifen.
Welchen Stellenwert hat das Thema Qualifikationsmanagement bei Ihrer Planung?
Gries: Qualifikationen sind für uns enorm wichtig, da wir anhand unseres Qualifikationsmanagements auch die Vergütung für die Mitarbeitenden in der Produktion, Instandhaltung und Logistik gestalten. Die Stammdaten der Mitarbeitenden enthalten auch deren Qualifikationen. Wir wissen, welchen Kenntnisstand alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für welche Anlage haben.
Das System kann unfassbar viel. Ich möchte es nicht mehr missen. Es war in der Vergangenheit so, dass der Schichtplan der nächsten zwei Wochen gerade so am Freitag um elf Uhr fertig wurde.
Leonie Gries
Personalreferentin | Adelholzener Alpenquellen
Welche Mehrwerte konnten erreicht werden?
Gries: Die größten Mehrwerte sind Transparenz, Aktualität und Verlässlichkeit der Schichtpläne. Dazu kommen stets korrekte Qualifikationsstände der Mitarbeitenden - und eine enorme Zeitersparnis für die Planenden. Auch die Mitarbeitenden haben viele Vorteile: Es kam durchaus vor, dass Kollegen auf Maschinen geplant wurden, mit denen sie noch nie zuvor gearbeitet hatten. Das hat in der Vergangenheit zu einer sehr, sehr hohen Unzufriedenheit geführt. Jetzt können sich die Kolleginnen und Kollegen darauf verlassen, dass sie dort eingeplant werden, wo ihre Qualifikationen passen.
Wie viel Zeitersparnis bringt Ihnen die neue Einsatzplanung?
Gries: Es war in der Vergangenheit so, dass der Schichtplan der nächsten zwei Wochen (gem. Betriebsvereinbarung) gerade so am Freitag um elf Uhr fertig wurde. Heute ist der grundsätzliche Schichtplanentwurf oftmals schon am Mittwoch erstellt, sodass nur noch kleine Anpassungen aufgrund von unvorhergesehenen Ausfällen vor Veröffentlichung am Freitag vorgenommen werden müssen. Das bedeutet allein für die Planenden schon fast 50 Prozent Zeitersparnis!
Was würde passieren, wenn Sie von heute auf morgen diese Lösung nicht mehr hätten? Würde dann Chaos ausbrechen?
Gries: (lacht) Definitiv! Im schlimmsten Fall kommt keiner mehr zur Arbeit, weil alle daran gewöhnt sind, dass sie auf ihrem Handy sehen, für welche Schichten sie in den kommenden Wochen eingeplant sind. Ihr Fazit zur neu aufgesetzten Einsatzplanung? Gries: Das System kann unfassbar viel. Natürlich ist es sehr komplex, es hat aber einen enormen Nutzen. Ich möchte es nicht mehr missen.
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