Hermes Fulfilment

Effizienz am laufenden Band

Hermes Fulfilment ist ein Unternehmen der Hermes Gruppe. Als Lager- und Retourenlogistiker für die Händlergesellschaften der Otto Group übernimmt das Unternehmen die komplette Versandprozesskette. Seit 2006 lagert und verpackt Hermes Fulfilment Waren für die Onlineshops von Otto, Bonprix, About You und anderen. In den Betrieben in Deutschland, Polen, Tschechien, der Schweiz und Italien bewegen die 8.000 Lagerheld\*innen, wie Hermes Fulfilment die Mitarbeitenden nennt, rund 500 Millionen Waren jährlich. 

Das Warenspektrum umfasst unter anderem Textilien und Schmuck, Smartphones sowie Flachbildfernseher bis hin zu Möbeln und Waschmaschinen. Ziel des Unternehmens ist, bis 2028 zu den drei größten B2C-Fulfilment-Dienstleistern Europas zu gehören. Dabei setzt Hermes Fulfilment auf Teamgeist, Gestaltungswillen, Achtsamkeit und Vielfalt, aber auch auf innovative Technologien wie Robotik und KI. 

Um die Arbeitsabläufe im Unternehmen an der Zukunftsstrategie auszurichten und die Produktivität zu steigern, entschied man 2019, ein zukunftsfähiges, digitales Workforce Management einzuführen. Es galt, die nicht mehr zeitgemäßen manuellen, papierbasierten und abteilungszentrierten Arbeitsweisen, Excel-Listen und Access-Datenbanken durch eine moderne Software abzulösen. Alle Prozesse rund um die Personaleinsatzplanung wollte man digitalisieren, standardisieren und automatisieren. 

Das Ziel: eine zukunftsfähige Einsatzplanung, integriert in die bestehende Systemlandschaft. Was damals Wünsche und Anforderungen waren, wurde inzwischen eingeführt. Die implementierte Software beinhaltet neben der Zeitwirtschaft, der Zeiterfassung und der Zutrittskontrolle auch eine integrierte Personaleinsatzplanung in einem einheitlichen System. Wie kam es zu diesem Set-up? „Da das System derart viele Funktionen und Möglichkeiten bereithält, haben wir die Einführung in drei Schritten durchgeführt“, erklärt Aileen Matysiak, Teamlead Workforce Management bei Hermes Fulfilment. „So konnten wir alle Mitarbeitenden mitnehmen und haben eine Überforderung vermieden.“ Im ersten Schritt lag der Fokus auf der Abbildung der bestehenden Einsatzplanung – inklusive einer Zeitkontensteuerung, einer Ampelfunktion, einer automatischen Regelprüfung, einer Resturlaubsprognose sowie einer Jahresurlaubsplanung. 

Um entsprechende Workflows abzubilden, steht den Mitarbeitenden im Lager das Staff Center (Mobile) für die Nutzung auf dem privaten Mobiltelefon zur Verfügung. Die kaufmännischen Mitarbeitenden dagegen nutzen die Desktop-Version des Staff Center an ihrem dienstlichen PC. Im zweiten Schritt ging es um die Optimierung der Planung. In der Kapazitätsplanung werden heute die strategisch und langfristig vorgesehenen Kapazitäten den tatsächlich benötigten Bedarfen gegenübergestellt. Dadurch wird eine Unterdeckung frühzeitig sichtbar, und Hermes Fulfilment kann mit entsprechenden Maßnahmen gegensteuern. 

Darüber hinaus plant das Unternehmen heute auf Knopfdruck vollautomatisiert. Auch Qualifikationen, beispielsweise für das Packen oder Kommissionieren, werden dabei vom System berücksichtigt, um immer die exakt richtigen Mitarbeitenden für den entsprechenden Arbeitsplatz einzuplanen. Der letzte Schritt der Optimierung beinhaltete die Prozesse rund um die Integration der Mitarbeitenden. Das Staff Center (Mobile) wurde um weitere Funktionalitäten erweitert, sodass die Planenden heute Schichtangebote zur Besetzung offener Arbeitsplätze versenden können.