Klinikum Südostbayern (KSOB)
Mit Digitalisierung zu mehr Zufriedenheit und Effizienz im Klinikalltag
Mehr Transparenz und Zufriedenheit für 3.700 Mitarbeitende
Die Kliniken Südostbayern AG ist der größte Anbieter für Gesundheitsdienstleistungen im südostbayerischen Raum. Jährlich betreut die Gesellschaft bis zu 160.000 stationäre und ambulante Patientinnen und Patienten. An sechs Standorten erhalten sie ein breites und gleichzeitig hoch spezialisiertes Spektrum moderner medizinischer Behandlungen. Ende 2021 hat man sich für ein neues Workforce Management entschieden. Heute ist die Implementierung für alle 3.700 Mitarbeitenden abgeschlossen. Steffen Köhler, Geschäftsbereichsleiter Personal und Bildung, blickt im Interview zurück, betrachtet das Erreichte und schaut in die Zukunft.
Herr Köhler, warum waren Sie damals auf der Suche nach einem neuen Workforce Management?
Steffen Köhler: Wir brauchten ein System, das mit den steigenden Anforderungen Schritt halten kann. Hinzu kam das Thema wirtschaftlicher Ressourceneinsatz. Dafür sind die Prozessautomatisierung und die Flexibilisierung rund um Dienstplanung und Arbeitszeitmanagement unerlässlich. Unser Vorstand hat zudem die Autonomie und Selbstbestimmung der Belegschaft priorisiert.
Jetzt ist das System komplett ausgerollt. Was ist Ihr Fazit?
Köhler: Lassen Sie es mich bildhaft erklären: Wir haben das Haus gebaut und der Innenausbau hat stattgefunden – jetzt fehlt der letzte Schliff. 2023 war unser großes Change-Jahr. Wir haben unser Ziel, bis Jahresende mit dem Rollout fertig zu sein, erreicht. Jetzt haben wir ein grundsolides Fundament. Das ging nur mit dem atemberaubenden Einsatz unserer Administratoren und dem gesamten ATOSS Team aus Administration und Consulting. Jetzt geht es darum, die Anwendung mit Funktionalitäten und Kosmetik aufzuwerten und zu erweitern.
Wie profitieren denn die Mitarbeitenden heute von der Lösung?
Köhler: Die App tut den Mitarbeitenden sehr gut. Sie haben ihre Arbeitszeitdaten sozusagen in der Hosentasche parat und von überall Zugriff darauf. Zudem profitieren sie von einer verlässlichen Dienstplanung, sowohl was den Einsatz als auch die Umsetzung gesetzlicher Regelungen betrifft. Darüber hinaus ist das exakte Erfassen der geleisteten Arbeitszeit enorm wichtig, das gilt sowohl für Ärztinnen und Ärzte als auch für die Pflege. Der Mitarbeitende weiß, was mit seiner Arbeitszeit passiert, ob Überstunden auf das Zeitkonto gehen oder ausbezahlt werden, und hat jederzeit Transparenz hinsichtlich seiner Zeit- und Urlaubssalden. Das erhöht die Wertschätzung und steigert die Zufriedenheit. Und Funktionalitäten wie die digitale Tauschbörse von geplanten Schichten erhöht natürlich die Mitarbeiterflexibilität enorm.
Die App tut den Mitarbeitenden sehr gut. Sie haben ihre Arbeitszeitdaten sozusagen in der Hosentasche parat und von überall Zugriff darauf. Zudem profitieren sie von einer verlässlichen Dienstplanung, sowohl was den Einsatz als auch die Umsetzung gesetzlicher Regelungen betrifft.
Steffen Köhler
Geschäftsbereichsleiter Personal und Bildung | Kliniken Südostbayern
Die Software ist das eine, der Faktor Mensch ein anderer... Wie haben Sie die Belegschaft mitgenommen?
Köhler: Das war eigentlich das größere Thema. Ein neues System ist immer schwierig, daher ist auch das Change Management sehr wichtig. Wir haben frühzeitig angefangen zu kommunizieren und den Betriebsrat von Anfang an eingebunden. Die gesamte Belegschaft durfte dem System einen Namen geben – das Ergebnis war eindeutig: „MyTime“. Wir haben Roadshows veranstaltet, waren für alle Fragen offen, haben Anwender-Cafés mit den Administratoren gemacht – alles, um die Leute von Anfang an abzuholen. Am Ende geht es nicht nur um ein neues System, sondern auch darum, wie mit dem Thema Arbeitszeit im Allgemeinen umgegangen wird. Wie wird Transparenz geschaffen? Wie wird die Wertschätzung erhöht? Wie schaffen wir Nachvollziehbarkeit für die Belegschaft? Bis heute haben wir eine enge Verzahnung der Interessen von Mitarbeitenden und Unternehmen.
Wie ist heute das Feedback der Mitarbeitenden?
Köhler: Der Grundtenor ist positiv, natürlich haben wir noch Lerneffekte, aber wir sind auf dem richtigen Weg. Ein Beispiel aus der Praxis: Ich stand vor einiger Zeit mit dem leitenden Chefarzt einer Klinik zusammen, er holte sein Handy raus und sagte: „Herr Köhler, lassen Sie uns doch schnell auf den Dienstplan meiner Abteilung schauen.“ Früher wäre das unglaublich mühsam gewesen. Heute ist der Dienstplan jederzeit in der Hosentasche dabei. Das ist ein großer Mehrwert, der im Alltag spürbar ist und für echte Begeisterung sorgt.
Wie sehen Ihre Pläne für die Zukunft aus?
Köhler: Ganz klar: Selbstverplanung. Da haben wir die Rückendeckung unseres Vorstands, und wir wollen die Entwicklung mit ATOSS zusammen vorantreiben. Es ist unser Bestreben, für unsere Mitarbeitenden einen wunschbasierten Dienstplan zu schaffen. Das ist kein triviales Thema, da werden wir gemeinsam viel Energie reinstecken.
Was steht noch auf der Agenda?
Köhler: Wir haben klare Ziele und Vorstellungen in Richtung Workforce Analytics. In der Analyse von Arbeitszeitdaten schlummert der spürbare Mehrwert für uns als Unternehmen. Denn wir schaffen Möglichkeiten, den Ressourceneinsatz gezielt zu betrachten und Optimierungen abzuleiten. Gerade vor dem Hintergrund der Wirtschaftlichkeit sehen wir hier große Potenziale.
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