OBI

Rekordverdächtig! Implementierung bei OBI 

Seit 1970 steht OBI für DIY-Spirit, für Menschen, die anpacken, gestalten und Neues erschaffen. Mit über 640 Märkten in zehn Ländern, 40.000 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 8,2 Milliarden Euro ist OBI mehr als nur ein Baumarkt – es ist eine Erfolgsgeschichte. 250 Millionen Kunden besuchen jedes Jahr die Märkte, auf der Suche nach Inspiration und Beratung. Sich auf den Erfolgen auszuruhen, gibt es für OBI nicht, und so arbeitet OBI kontinuierlich an der Zukunft des DIY. Investitionen in innovative Technologien sind hierfür oftmals die Voraussetzung. 

Daher hat sich OBI vor zwei Jahren entschieden, ATOSS Workforce Management einzuführen. Das Ziel: die Kundenzufriedenheit durch optimalen Personaleinsatz zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit durch flexible Arbeitsmodelle zu verbessern und die Wirtschaftlichkeit durch optimierte Prozesse zu erhöhen. 

Ambitioniertes Projektziel – das Unmögliche möglich machen 

Dennis Eberle, Senior Project Manager bei OBI, stand vor einer großen Aufgabe: als Projektleiter ATOSS Workforce Management im ersten Schritt für die über 300 deutschen Filialen mit 17.000 Mitarbeitenden innerhalb von neun Monaten einzuführen. Eberle kannte die Schwachstellen: Einige Filialleiter nutzen feste Zwei-Wochen-Rhythmen, andere planten spontan – oft ohne Datenbasis. Das Risiko? Eine ungleiche Schichtverteilung, die die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen kann. „Der richtige Mitarbeitende, mit der richtigen Qualifikation, zur richtigen Zeit am richtigen Ort – dieses Prinzip ist heute wichtiger denn je, wenn man zufriedene Kunden haben möchte“, betont Eberle. „Schlechte Dienstplangestaltung führt zudem zu Überlastung beim Personal, was wiederum zu einer höheren Fehlzeitenquote und Mitarbeiterfluktuation führt.“ 

Aufbau des richtigen Projektteams 

Von Anfang an war Eberle klar, dass das richtige Team entscheidend für den Erfolg sein würde. Er stellte ein interdisziplinäres Projektteam zusammen, das Experten aus IT, HR und Filialbetrieb vereinte, um eine optimale Abstimmung zwischen Technologie, Geschäftszielen und Mitarbeiterbedürfnissen zu gewährleisten. „Die erste Herausforderung besteht immer darin, die richtigen Leute zu finden“, erklärt er. „Man benötigt ein Team, das sowohl die Technologie versteht als auch die Auswirkungen auf die Mitarbeitenden kennt.“ Durch die Auswahl von Mitarbeitenden mit Verständnis für digitale Systeme und deren Auswirkungen auf die Belegschaft legte Eberle den Grundstein für langfristigen Erfolg. 

Professioneller Projektrahmen 

Dem Projektteam war von Beginn an klar, dass der Erfolg dieses ambitionierten Vorhabens nur durch hohes Engagement und die Disziplin aller Beteiligten möglich sein würde. Technologisch ging es darum, eine neue Zeitwirtschaft, Personaleinsatzplanung, Qualifikationsmanagement, Self Service Desktop und Mobile, Aufgabenmanagement, Personalbedarfsermittlung und Schnittstellen, unter anderem zum Kundenreservierungssystem, einzuführen. Noch wichtiger als die technologische Umsetzung war jedoch die klare Definition der Business- und Projektziele: 

• Steigerung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Produktivitätssteigerung durch effizientere Prozesse
• Sicherstellung Gesetzeskonformität
• Zuverlässige Zeitbuchungen und fehlerfreie Abrechnung
• Steigerung der Datentransparenz 

Eberle und allen Projektbeteiligten war klar, wie wichtig ein erstklassiges Projektmanagement sein würde. „Erfolgreiche Projekte werden nicht von Funktionen getrieben. Sie sind hauptsächlich von Menschen getrieben, die als Team zusammen funktionieren müssen. Aber auch die besten Teams brauchen Strukturen und Regeln“, resümiert Eberle. 

Change Management und transparente Kommunikation

Eberle war klar, dass es bei der Einführung einer neuen Workforce Management-Lösung nicht nur um ein neues Tool geht – es ging um die Menschen. Für die Mitarbeitenden bedeutete der Umstieg auf digitale Zeiterfassung und strukturierte Dienstpläne mehr als nur eine betriebliche Veränderung. 

„Jede größere Veränderung kann Ängste auslösen“, sagt er. „Unsere Aufgabe bestand darin, unseren Mitarbeitenden zu zeigen, wie das neue System ihren Arbeitsalltag verbessern würde.“ Mitarbeitende erhielten regelmäßige Updates, es wurden Q\&A-Sessions durchgeführt und praktische Schulungen angeboten. Das Ziel war klar: Unsicherheit durch Klarheit und Skepsis durch Vertrauen ersetzen.