Stadt Augsburg

Traditionsstadt mit digitaler Vision 

Augsburg ist eine der ältesten Städte Deutschlands, für ihr Wassermanagement-System sowie die Fuggerei bekannt und setzt auch nach mehr als 2.000-jähriger Geschichte auf Tradition und Innovation. Auf diese Zukunftsorientierung sind die Bürgerinnen und Bürger der UNESCO-Welterbe-Stadt an Lech und Wertach besonders stolz. Rund 7.000 motivierte Mitarbeitende und eine breit angelegte Digitalisierungsstrategie sorgen dafür, dass die Verwaltung der Fuggerstadt effizient, smart und bürgernah abläuft. Im Rahmen dieser Initiative sollen auch die HR-Prozesse einen Digitalisierungsbooster erhalten. 

Um die Zeitwirtschaft und die Dienstplanung effizienter, transparenter und regelkonform zu gestalten, hat der Stadtrat die Einführung einer Workforce Management Software beschlossen. Über das strategisch wichtige Projekt sprachen wir mit Frank Pintsch, Personalreferent und Berufsmäßiger Stadtrat, und Markus Jopp, in der Geschäftsstelle Digitalisierung der Stadt Augsburg verantwortlich für die digitale Transformation. 

Herr Pintsch, was hat Sie als Personalreferent bewogen, sich 2023 für Workforce Management zu entscheiden?

Pintsch: Als Stadtverwaltung haben wir sowohl die Verantwortung gegenüber unseren Mitarbeitenden als auch gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern. Mit einer Workforce Management Software werden wir beiden Zielgruppen und gleichzeitig der Notwendigkeit von mehr Prozesseffizienz gerecht. Der bedarfsorientierte Personaleinsatz ermöglicht unseren Bürgerinnen und Bürgern einen Rund-um-die-Uhr-Service. Unsere Mitarbeitenden profitieren von einer absolut intuitiven digitalen Dienst- und Urlaubsplanung sowie einer transparenten, korrekten und regelkonformen Zeiterfassung. 

Herr Jopp, warum haben Sie als Digitalexperte sich für ATOSS entschieden? 

Jopp: Nach einem mehrstufigen Auswahlverfahren, einer Marktsondierung und einem interkommunalen Austausch gab es für uns eigentlich keine Frage mehr. Wir haben uns für die flexibelste Software, die intuitivsten Self Services und die erfahrensten Beraterinnen und Berater entschieden. Bereits jetzt, wir sind gerade mitten in einem Pilotprojekt, wird deutlich, dass wir uns nicht getäuscht haben. In Workshops mit ATOSS Consulting legen wir den Scope der Software in den verschiedenen Dienststellen fest und erstellen einen Ablaufplan für den Rollout auf die gesamte Stadt. 

Warum ist die Flexibilität der Software für eine Stadtverwaltung so wichtig? 

Jopp: Im kommunalen Bereich sind die Anforderungen an eine Zeitwirtschaft und vor allem an eine Personaleinsatzplanung sehr heterogen. Die Teams reichen von mehr als 1.000 Beschäftigten in den verwaltungsnahen Dienststellen bis zu fünf, z. B. im Weltkulturerbe-Büro. Hinzu kommen verschiedenste Teamkonstellationen, etwa in der offenen Kinderbetreuung oder bei der IT und der Feuerwehr, die in Bereitschafts- und Schichtdiensten arbeiten. All diese Arbeitsmuster, Teilzeit, Vollzeit, Sonderdienste und die für den jeweiligen Arbeitsplatz notwendigen Qualifikationen können wir in der Software abbilden und – nach den Poweruser-Schulungen – sogar selbstständig Konfigurationen vornehmen. 

Herr Pintsch, welche Vorteile sehen Sie als Jurist? 

Pintsch: Als kommunale Einrichtung müssen wir viele Regeln, Tarife, das Arbeitsrecht und das Arbeitsschutzgesetz einhalten. Hinzu kommt die aktuell noch ausstehende endgültige Rechtsprechung zur digitalen Zeiterfassung sowie die bereits gültige DSGVO. Bisher mussten wir einen Großteil der Verantwortung für das Einhalten dieser Vorschriften an Vorgesetzte und die Mitarbeitenden selbst übertragen. Künftig wird das die Software vollautomatisch und entlang unserer Vorgaben übernehmen.