Universitätsmedizin Mainz
Flexible Planung, smarte Prozesse und bessere Versorgung
Ort des Wissens und der Innovation
Die Universitätsmedizin Mainz ist die einzige medizinische Einrichtung der Supramaximalversorgung in Rheinland-Pfalz und international anerkannter Wissenschaftsstandort. Sie umfasst mehr als 60 Kliniken, Institute und Abteilungen, die fächerübergreifend zusammenarbeiten und jährlich mehr als 320.000 Menschen stationär und ambulant versorgen.
Hochspezialisierte Patientenversorgung, Forschung und Lehre bilden bei der Universitätsmedizin Mainz eine untrennbare Einheit. Mehr als 3.500 Studierende der Medizin und Zahnmedizin sowie rund 700 Fachkräfte in den verschiedensten Gesundheitsfachberufen, kaufmännischen und technischen Berufen werden hier ausgebildet. Mit etwa 8.700 Mitarbeitenden ist die Universitätsmedizin Mainz zudem einer der größten Arbeitgeber der Rhein-Main-Region und wichtiger Wachstums- und Innovationsmotor. Hier wird Medizin nicht nur praktiziert und gelehrt, sondern auch aktiv gestaltet. Das beste Beispiel dafür ist der 2019 ins Leben gerufene Gutenberg Health Hub, ein Labor für IT-Anwendungen im Bereich Medizin & Gesundheit. Die Kooperationen mit dem Gutenberg Digital Hub e.V. und Partnern aus der Industrie, zielen darauf ab, ein gemeinsames unternehmerisches Ökosystem für Innovationen auszubauen, und die Projekte in größere soziale, politische und institutionelle Rahmen einzubetten.
An diesem Ort des Vernetzens, der Implementierung von Innovationen und neuen Geschäftsmodellen soll die Medizin von morgen schon heute gestaltet werden.
Best-in-Class – Systeminteroperabilität als Schlüssel zum Erfolg
Die Universitätsmedizin Mainz muss ein stark schwankendes Patientenaufkommen bewältigen. Deshalb plant die Klinik die Arbeitszeiten von Ärzten, Sonder- und Funktionsbeschäftigten, Pflegekräften, Technik und Verwaltung seit Langem mit der ATOSS Medical Solution. Die Software fügt sich nahtlos in den gesamten klinischen Versorgungsprozess mit ein. Big Data, also die intelligente Nutzung einer Vielzahl und Vielfalt von Daten, erfordert im Zusammenhang mit Personaleinsatzplanung und Arbeitszeitmanagement die Kommunikation mit einer Reihe weiterer Systeme.
Wir integrieren in der ATOSS Lösung alle Daten in einem System. Dadurch, dass wir über Schnittstellen noch andere Systeme verbinden und vernetzen, entsteht eine sogenannte Realtime Transparenz. Aufgrund der SystemArchitektur und der integrierten Systeme können wir die sehr hohen Ansprüche hinsichtlich Datensicherheit jederzeit zu 100 % erfüllen.
Dazu gehört der Import von Stammdaten und Informationen zu Qualifikationen der Beschäftigten aus Personalinformations- und Bildungsmanagementsystemen sowie der Import von Patienteninformationen aus dem Krankenhausinformationssystem. Und auch der digitale Export bspw. von Lohnarten zur Abrechnung aller geleisteten Dienste – inklusive arbeitszeitgesetzlicher und tariflicher Zuschläge kostenstellengenau an das Lohn- und Gehaltssystem. Grundpfeiler für die Leistungsfähigkeit der ATOSS Medical Solution ist zum einen die Offenheit der Lösung, um weitere Systeme zu integrieren. Zum anderen aber auch die erprobte und standardisierte Schnittstelle von ATOSS zur klinikweiten SAP-Zeitwirtschaft. Planungsrelevante Daten aus der Zeitwirtschaft und dem SAP ESS stehen dem Planer jederzeit und topaktuell zur Verfügung.
So werden Wünsche der Mitarbeitenden nach Eingabe im Self Service direkt in die ATOSS Medical Solution übertragen. Saldenstände inklusive Ampelfunktion, erfasste Abwesenheiten wie Urlaube und auch Verfügbarkeiten, sowie Ein- und Austritte der Mitarbeitenden, sind in Echtzeit verfügbar. Die Daten aus der Dienstplanung werden automatisch zurück an die SAP-Zeitwirtschaft übertragen. Das stellt systemübergreifende Datenkonsistenz sicher und schafft die Basis für ein erfolgreiches Workforce Management. Zudem sind in ATOSS erstellte Dienstpläne im SAP ESS direkt für Ärzte und Pfleger ersichtlich und werden an das Leistungserfassungssystem INPULS exportiert, um Kennzahlen bezüglich des Pflegeaufwandes in den Intensivstationen zu generieren. Der nahtlose Datenaustausch im Kontext einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie, optimierte HR-Prozesse in der gesamten Organisation und Mitarbeitende, die diese Transformation leben und mitgestalten, ermöglichen eine wirtschaftliche und mitarbeiterzentrierte Planung und vor allem eine hohe Versorgungsqualität für die Patienten.
Digitale Transformation betrifft nicht nur IT und Software. Die Einführung von Tools hat im Hintergrund immer mit Abläufen und mit Veränderung zu tun. Es ist erfolgskritisch, die Veränderungen in der Organisation mitzugestalten. Erst dann werden Verbesserungen auch sichtbar und wirksam. Rund 70 Prozent eines Projektes sind Change Management und Prozessoptimierung. Eine Software allein ist kein Heilmittel.
Dr. Christian Elsner
CFO | Universitätsmedizin Mainz
Pionierleistung in Co-Creation: Digitale Abbildung der PPR 2.0
Gemeinsam mit der Universitätsmedizin Mainz hat ATOSS in Pionierarbeit eine Lösung entwickelt, um die PPR 2.0 digital abzubilden. Diese objektiviert durch Messungen die Belastung, macht den Dienstplanungsprozess transparenter, effizienter und ermöglicht die Umsetzung der Vorgaben aus dem hauseigenen Entlastungstarifvertrag. Der Import der Patientendaten erfolgt aus dem Krankenhausinformationssystem SAP I.S.H.med.
Was wir momentan machen, ist digitale Pionierarbeit. Wir gehen den nächsten Schritt im Bereich des Entlastungstarifvertrages. Wir verknüpfen die Daten der PPR 2.0 mit der ATOSS Software und erhalten dadurch eine Art Wetterbericht für die Belastung der Mitarbeiter. Damit können wir einer Überlastung noch proaktiver vorbeugen.
In der ATOSS Lösung sind Arbeitsplätze gemäß den Vorgaben aus der PPR 2.0 hinterlegt und mit Zeitwerten versehen. Ausgehend von der Patientenanzahl und den der Behandlung entsprechenden Leistungskennziffern wird der Personalbedarf berechnet und direkt im Dienstplan angezeigt. Abweichungen von den Sollvorgaben werden für den Planer kenntlich gemacht. So lässt sich genau berechnen, mit welcher Personalstärke Schichten besetzt werden müssen. Zudem kann die Belastung gemäß des Entlastungstarifvertrages sichtbar gemacht werden.
Exkurs Entlastungstarifvertrag
Seit 2019 gilt bei der Universitätsmedizin Mainz der Entlastungstarifvertrag. Gemeinsam mit der Gewerkschaft ver.di wurde das Modell zur Belastungssteuerung entwickelt und im Anschluss mit ATOSS umgesetzt. In Zusammenarbeit mit der Gewerkschaft wurden Sollvorgaben für Betriebseinheiten festgelegt – diese ersetzen künftig die Vorgaben der PPR 2.0. Anhand der Sollvorgaben stellt die Universitätsmedizin genau fest, wann Mitarbeitende in unterbesetzten Schichten arbeiten. Unterschreitet eine Schicht die Sollbesetzung, erfolgt eine automatische Erfassung in der ATOSS Lösung und stellt die Belastungsschicht fest. Auf einem gesonderten Arbeitszeitkonto erfolgt die Gutschrift eines Belastungsausgleiches, den Mitarbeitende im Anschluss individuell entnehmen und als Freizeit abgelten können.
Import der Patientendaten
Import von Patientendaten mit festgelegten Leistungsstufen aus dem Vorsystem über ein Ladeprogramm.
Arbeitsplatzdefinition
Definition von Arbeitsplätzen in einem festgelegten Dialog. Eingabe der vorgegebenen Zeitwerte gemäß PPR 2.0 in der Kategorie Leistungskennziffer.
Personalbedarfsberechnung
Berechnung des Pflegepersonalbedarfs aus der Zahl der zu behandelnden Patienten und Leistungskennziffern mithilfe des Moduls Personalbedarfsermittlung.
Einsatzplanung
Anzeige des Bedarfs gemäß PPR 2.0 im Dienstplan inklusive Kennzeichnung von Abweichungen bei der IST-Planung.
Planungssicherheit, Arbeitszeitflexibilität und Rechtskonformität jederzeit im Blick behalten
Bei der Dienstplanung im Gesundheitswesen werden Personalkapazitäten dynamisch und flexibel gesteuert; die Beschäftigten können auf ihre Arbeitszeiten größtmöglich Einfluss nehmen. Dabei ist gleichzeitig Transparenz nötig, um arbeitszeitgesetzliche und tarifliche Bestimmungen, wie sie z.B. durch den TVöD, TVÄ, TV-E TV-L, die AVR oder den BAT vorgegeben werden, konsequent einhalten zu können. Dokumentationspflichten sowie die kontinuierliche Prüfung und Vermeidung von Arbeitszeitverstößen schaffen nicht nur Rechtskonformität, sondern steigern auch das nötige Vertrauen der Beschäftigten in ihren Arbeitgeber. Dazu zählen u.a. die Erfassung von Ruhezeit- oder Höchstarbeitszeitverletzungen inklusive der dabei zu ermittelnden Ausgleichszeiträume, oder die Überwachung der Einhaltung von Diensten wie z.B. Rufbereitschaften. Zudem wirken sich Planungssicherheit, Transparenz und Fairness messbar positiv auf die Arbeitgeberattraktivität aus. Wunschdienste, Diensttausche über eine Tauschbörse und kurzfristige Übernahmen von offenen Schichtangeboten sind darüber hinaus probate Mittel für mehr Flexibilität. Die hohe Komplexität der Dienstplanung von Ärzten, Pflegern und Klinikpersonal stellt Krankenhäusern täglich vor große Herausforderungen. Bei der Universitätsmedizin Mainz wird bereits im Planungsprozess proaktiv sichergestellt, dass tarifliche und gesetzliche Regelungen eingehalten werden.
So wird beispielsweise das Überschreiten der gesetzlichen Wochenhöchstarbeitszeit direkt bei der Planung angezeigt. Für die Einhaltung von freien Sonntagen im Jahr ist in der ATOSS Medical Solution ein Zähler eingerichtet, der jeweils zum 1. Januar eines Kalenderjahres neu startet. Zuschlagspflichtige Spontaneinsätze („Holen aus dem Frei“ oder ein Diensttausch innerhalb von sechs Tagen) prüft die Software automatisch und direkt bei der Eintragung, sodass abrechnungsrelevante Zeiten auch korrekt an die Lohnabrechnung übermittelt werden. Auch die PpUGV ist – wie auch die Zahlen zu PPR 2.0 oder TV-E – direkt im Planungsprozess transparent angezeigt. Dafür werden die Patientenbelegungen aus der Mittags- und Mitternachtsstatistik aus SAP I.S.H.med. in die ATOSS Lösung eingespielt und im Dienstplan als Bedarf angezeigt – entweder aufgeschlüsselt als Zeitwert oder als Personalwert (FTE).
So können die über 700 planungsberechtigten Mitarbeitenden aller Bereiche der Universitätsmedizin Mainz effizient und anhand der Regularien selbstständig planen. Für noch mehr Flexibilität in der Planung wird in der Klinik für Anästhesiologie, der Klinik und Poliklinik für Zahn-, Mund- und Kieferkrankheiten und im Institut für Klinische Chemie und Laboratoriumsmedizin das ATOSS Modul Flexibler Besetzungsplan eingesetzt. Dabei können in einem klaren und einfachen Dialog Mitarbeitende per Drag & Drop direkt auf Arbeitsplätze geschoben werden. So ist schnell ersichtlich, ob Arbeitsplätze mit genügend und entsprechend qualifiziertem Personal besetzt sind.
Exkurs Springerpool
Seit 2012 existiert der Zentrale Springerpool (ZSP) der Universitätsmedizin Mainz. Mit dem Ziel kurz- und mittelfristige Personalausfälle zu kompensieren, ist mittlerweile ein Team aus 17 Fachgesundheits- und Krankenpflegenden entstanden. Im Dreischichtsystem kommen sie in folgenden Abteilungen zum Einsatz und werden ebenfalls mit der ATOSS Medical Solution geplant.
- Intensivstation der I. Medizinischen Klinik
- Intensivstation des Zentrums für Kardiologie
- Intensivstation der Klinik für Anästhesiologie
- Herzchirurgische Intensivstation der Klinik für Anästhesiologie
- Intensivstation der Klinik für Neurochirurgie
2015 wurde ebenfalls ein Team aus examinierten Pflegekräften für die Allgemeinstationen aufgebaut. Die mittlerweile 34 Mitarbeitenden des Allgemeinen Springerpool (ASP) sind in Voll- und Teilzeit auf circa 50 bettenführenden Stationen tätig. Die Fachgebiete der 18 medizinischen Kliniken sind in vier verschiedene Cluster unterteilt, und jeder Mitarbeitende ist jeweils einem festen Cluster zugeordnet. Alle Beschäftigten des Springerpools bringen ein hohes Maß an Flexibilität mit. Das regelhafte Wechseln der Arbeitsbereiche wird zusätzlich mit tariflich festgelegten Prämien vergütet. Die individuell gestaltete Dienstplanung gewährleistet zudem eine optimale Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Die Arbeitsplatzwechsel der Springer aus ZSP und ASP werden im Dienstplan der Station, auf der die Mitarbeitenden im Einsatz sind, in Echtzeit abgebildet. Dadurch werden die Pflegekräfte auch für die PpUGV und für den Entlastungstarifvertrag mitgezählt.
Fokus Flexibilität für Mitarbeitende
Damit die flexible Arbeitszeitgestaltung nicht zu kurz kommt, haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, Wunschdienste in SAP ESS anzugeben, die dann wiederum in Echtzeit in der ATOSS Dienstplanung angezeigt werden. Darüber hinaus ist eine individuelle Arbeitszeitgestaltung in den einzelnen Fachbereichen möglich, sodass die Mitarbeitenden stets die privaten Bedürfnisse mit der Arbeit in Balance bringen können.
Digitale Tools sind das Umsetzungsinstrument für organisatorische Veränderungen und Verbesserungen. Und sie werden auch eingefordert von der heutigen Generation der Arbeitnehmer. Das ist gerade im Struggle for Talents ein entscheidender Punkt.
Gleichsam haben die Mitarbeitenden im Self Service Transparenz über ihre Arbeitszeiten. Tagesaktuell steht der individuelle Zeitnachweis zur Verfügung – inklusive generierter Zeitzuschläge und gearbeiteter Tage unter Belastung. Als weiteres und nächstes Flexibilisierungsinstrument ist geplant, dass Pfleger, Ärzte und Klinikpersonal über den SAP ESS direkten und systemübergreifenden Zugriff auf die ATOSS App & Schichttauschbörse haben werden.
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