Arbeit 4.0
Erfahren Sie, wie HR durch digitale Tools Freiräume für strategische Aufgaben gewinnt und moderne Arbeitszeitmodelle erfolgreich umgesetzt werden können.
HR im digitalen Wandel
Unternehmen befinden sich in einem Transformationsprozess - ausgelöst durch die Digitalisierung. Das damit häufig in Verbindung gebrachte Stichwort „Industrie 4.0“ führt aber in die Irre. Es suggeriert, dass allein die fertigenden Bereiche im Wandel begriffen sind. Die Konsequenz: Überall werden Aufgaben an smarte Algorithmen ausgelagert.
Auch in HR. Doch auch der Mensch muss ins digitale Zeitalter mitgenommen werden. Doch Unternehmen sollten auch die verborgenen Chancen erkennen: Jeder HR-Prozess, der an den Computer auslagert werden kann, eröffnet Freiräume für strategische Weichenstellungen gegenüber der Ressource Mensch. Konkret heißt das: Dank gewonnener Zeit lassen sich Mitarbeiter optimal qualifizieren und adäquat im Unternehmen einsetzen. Zufriedene Mitarbeiter sind ein wichtiger Garant erhöhter Kundenzufriedenheit.
Personalverantwortliche in den Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen: Änderungsprozesse und Produktzyklen in den Märkten laufen zunehmend schneller ab. Und es wird immer schwerer Fachkräfte zu binden. Mitarbeiter erwarten heutzutage, dass ihre persönliche Lebenssituation bei den Arbeitszeitmodellen stärker berücksichtigt wird. Genau aus diesen Gründen avanciert ein strategisches Workforce Management im Personalwesen zum erfolgskritischen Faktor.
HR trifft auf New Work: Welche Megatrends die Arbeitswelt umkrempeln
HR steht vor nie da gewesenen Herausforderungen. Unter dem Begriff „New Work“ muss sich jedes Unternehmen fragen: Wie wollen wir zukünftig zusammenarbeiten? Treiber ist die digitale Transformation.
Dass es dabei allein um eine digitale Unternehmenstransformation ginge, ist jedoch ein Denkfehler. Neben der Technologie geht es auch um Strategien, den Menschen auf dem Weg in das neue Zeitalter der Industrie 4.0 zu begleiten. Hier wird vor allem HR gefordert sein. Zum Beispiel wird der Ruf nach Work-Life-Integration Konzepten lauter. Mitarbeiter, die sich einer maximal schnelllebigen Arbeitswelt und verlängerten Lebensarbeitszeiten gegenübersehen, wollen Privates und Beruf besser in Einklang bringen.
Darauf müssen Arbeitgeber auch aus Employer-Branding-Gesichtspunkten mit neuen Arbeitszeit- und Organisationsmodellen reagieren. Denn in einem leer gefegten Arbeitsmarkt kämpfen sie aktuell um jedes Talent und können nur mit innovativen Arbeitsplatzangeboten überzeugen. Doch von der Umsetzung sind viele weit entfernt.
Längst hätten Personalverantwortliche dazu aus ihrer angestammten Rolle als interner Dienstleister ausbrechen und den Platz an der Seite der Geschäftsleitung als strategischer Business Partner einnehmen müssen. Mit der Kernaufgabe, ein passgenaues Organisationsdesign 4.0 zu schaffen. Dass dieser Wandel aber noch nicht oder nur halbherzig vollzogen wurde, hat einen Grund: Es mangelt an Zeit.
Oftmals sind Personalabteilungen mit ihren administrativen Aufgaben dermaßen überlastet, dass an die Ausarbeitung strategischer HR-Konzepte nicht zu denken ist. Personalverantwortliche bewältigen die bürokratischen Prozesse größtenteils noch in Papierform, mit Excel oder einem rudimentären Softwaresystem, in dem selbst elementare Parameter nicht oder nur unzureichend abgebildet werden. Mit dem Einsatz der richtigen Tools können HR-Experten diese Aufgaben jedoch wesentlich effektiver und effizienter bewältigen.
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HR 4.0: Wie ein digitales Workforce Management die Mitarbeiterzufriedenheit steigert
Passende Zeitwirtschaftslösungen könnten zum Beispiel entscheidend bei der Einführung neuer Arbeitsplatz-, Organisations-, und Zeitmodelle helfen und damit den Weg für neue Work-Life-Integration-Angebote und Employer-Branding-Strategien ebnen. Weg vom nine to five-Modell - hin zu Arbeitszeitkonten, lebensphasen-orientiertem Arbeiten oder Teilzeit-Angeboten. Die Zeit dafür ist überreif. Denn, was Schlüsselmitarbeiter heute in einem Unternehmen hält, hängt in erheblichem Maße von den Work-Life-Balance Angeboten eines Arbeitgebers ab. Teilzeitmodelle (72 Prozent) oder ortsunabhängige Arbeitsplätze (75 Prozent) zur besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf stehen weit oben auf der Agenda. Zu diesem Ergebnis kommen Wissenschaftler der Uni Bamberg in der Studie Recruiting Trends.
Zeitwirtschaftslösungen unterstützen bei der Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle
Arbeitgeber sollten darauf reagieren, wollen sie neue Talente in Zeiten des Fachkräftemangels für sich gewinnen und ihr bestehendes Personal nicht an den Wettbewerb verlieren. Denn heute haben nicht mehr Arbeitgeber, sondern Arbeitnehmer die Wahl. Zumal es für eine zunehmende Flexibilisierung von Ort und Zeit inzwischen zahlreiche Möglichkeiten gibt: Home Office-Angebote in Verbindung mit Teilzeitmodellen, Lebensarbeitszeitmodellen oder lebensphasenorientiertem Arbeiten.
Allerdings ist das Management von so vielen verschiedenen Arbeitszeitmodelle sehr komplex. Ohne ein funktionierendes System im Rücken mit automatisierten Routinen, bedeutete das für HR vor allem eines: Noch mehr Administrationsaufwände. Mit einer skalierbaren Zeitwirtschaftslösung könnte HR hingegen alle Prozesse passgenau steuern. Arbeitszeiten, -modelle und Abwesenheiten würden automatisiert erfasst, bewertet und unter Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen gesteuert. So könnte auch immer die Einhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten garantiert werden.
Lückenlose Workflows: Wenn der Computer mit dem Computer spricht
Doch die Systeme können noch mehr. Die nahtlose Interaktion mit den Modulen anderer Abteilungen wie Finance und Controlling garantiert zum Beispiel lückenlose Workflows bei der Abrechnung der erbrachten Leistungen. So lassen sich Tätigkeiten und Leistungen verschiedenen Kostenstellen, -arten und -trägern zuordnen. Das ermöglich je nach Arbeitszeitmodell eine punktgenaue und effiziente Auswertung und Lohnberechnung.
Ist die Zeitwirtschaft überdies mit der Personaleinsatzplanung der Fachbereiche gekoppelt, können die gewünschten Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter auch perfekt mit den Bedürfnissen der Personaleinsatzplanung ihrer Fachabteilung abgeglichen werden. Die Softwaremodule tauschen alle relevante Daten aus und setzen sie unter Zuhilfenahme von Analysealgorithmen ins perfekte Verhältnis zueinander. Dazu müssen lediglich die Verfügbarkeiten und Arbeitszeitpräferenzen der Mitarbeiter direkt im System hinterlegt werden. Durch einen automatischen Abgleich mit der bisherigen Einsatzplanung, werden Deltas sofort ersichtlich und Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden. Auch hierbei hilft die Software. Zum Beispiel mit einer systemgestützten Ersatzsuche.
Außerdem ist es möglich, verschiedene Urlaubsvarianten unter Einbeziehung von Echtzeitprognosen durchzuspielen und gegen den Bedarf einer Fachabteilung zu rechnen, um die optimale Konstellation zu wählen. Das Ergebnis dieser Routinen sind stets perfekte Einsatz und Schichtpläne, Arbeitszeitmodelle und Urlaubspläne – ohne langwierige Abstimmungen zwischen HR, Mitarbeiter und Linienvorgesetzten. Das sorgt für die Zufriedenheit aller.
Apropos Mitarbeiter. Diese können über Self-Service Prozesse in die Planung eingebunden werden, was die Administrationsaufwände von HR weiter schrumpfen lässt. Zum Beispiel können sie ihre Abwesenheitswünsche selbst ins System eintragen und einen Freigabeprozess anstoßen. Die Anträge werden direkt in der Planungsoberfläche angezeigt und berücksichtigt.
Fazit
Ohne Unterstützung durch professionelle Workforce Management-Systeme wird es HR kaum gelingen, auf die aktuellen Megatrends des New-Work-Zeitalters die passenden Antworten zu finden und die Weichen für ein neues Organisationsmodell zu stellen. Zwar werden laut HR Software Report 2017 des Online-Portals HRM.de viele HR-Prozesse bereits IT-gestützt abgewickelt, aber nur 21 Prozent der Personalverantwortlichen sind mit ihrer aktuellen Lösung „sehr zufrieden“.
Was ihnen vor allem zu schaffen macht, sind:
- wiederkehrende technische Probleme
- eine eingeschränkte Funktionstüchtigkeit
- nicht funktionierende Schnittstellen zu anderen Lösungsanbietern
- eine unvollständige Abbildung der unternehmenseigenen Prozesse
- ein schlechter Support des Anbieters
- Medienbrüche
Mit einem hoch automatisierten Workforce Management, das die Unternehmensprozesse optimal abbildet, lassen sich diese Probleme lösen und HR kann endlich mehr Zeit für strategische Belange gewinnen.