Businesskritische Erfolgsfaktoren für die Lebensmittelindustrie
Erfahren Sie, wie Sie mit digitalem Workforce Management den Herausforderungen von Fachkräftemangel, Kosten- und Qualitätsdruck erfolgreich begegnen.
Bessere Planung in volatile Zeiten
In der volatilen Welt der Lebensmittelindustrie spielt ein effizientes Personalmanagement eine entscheidende Rolle für den langfristigen Erfolg von Unternehmen. Dazu zählt die Optimierung des Personaleinsatzes und die Einhaltung von hohen Qualitäts- und Qualifikationsstandards. Aber auch die Einbindung der Mitarbeitenden in die Arbeitsprozesse, ein attraktiver Arbeitsplatz und die nachhaltige Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ist enorm wichtig. Dieses Whitepaper zeigt, wie Workforce Management unterstützt.
Lebensmittelindustrie – Zahlen und Fakten
Die Lebensmittelindustrie in Deutschland und Europa repräsentiert einen der bedeutendsten Industriezweige innerhalb der breit gefächerten Produktionsbranche. Über die gesamte Lebensmittelwertschöpfungskette verteilt - vom Feld bis auf den Teller - arbeiten in Deutschland rund fünf Millionen Menschen. Nach dem Gastgewerbe und dem Lebensmitteleinzelhandel ist die Lebensmittelindustrie innerhalb dieser Wertschöpfungskette der drittgrößte Zweig. Über 600.000 Beschäftigte in knapp 6.000 Betrieben erwirtschafteten dort im Jahr 2022 rund 218 Milliarden Euro Umsatz. Wichtig ist hierbei der Export: Jeder dritte Euro (insgesamt über 77 Milliarden) wurde im Ausland erwirtschaftet. Der Industriezweig ist stark von mittelständischen Unternehmen geprägt, denn 90 Prozent der Unternehmen haben weniger als 250 Mitarbeitende. Die Lebensmittelindustrie ist, gemessen am Umsatz, der fünftstärkste Industriezweig in Deutschland hinter dem Auto- und Maschinenbau, der chemisch-pharmazeutischen Industrie und der Elektrotechnik.
Kurzüberblick Lebensmittelindustrie Deutschland
Top 5 Branchen (Anzahl Beschäftigte)
- Backwaren 176.907
- Fleisch & Fleischprodukte 150.118
- Süßwaren, Dauerbackwaren & Speiseeis 55.315
- Fertiggerichte & sonstige Lebensmittel 42.439
- Milch & Milchprodukte 42.131
Erfolgsfaktoren für die Lebensmittelindustrie: Whitepaper downloaden und effizienter planen!
6 Herausforderungen für Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie
Volatilität im Markt und in der Belegschaft, strenge Qualitätsstandards und die Notwendigkeit zu gesteigerter Produktivität und Transparenz. Die Anforderungen in der Lebensmittelbranche sind vielseitig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Wir haben die größten Herausforderungen zusammengefasst:
1. Ein volatiles Marktumfeld
Schwankende Auftragslagen, ausgelöst vom Lebensmitteleinzelhandel und Saisonalität, verlangen von herstellenden Unternehmen in der Lebensmittelindustrie ein hohes Maß an Flexibilität. Dazu kommt, dass oftmals mit schnell verderblichen Lebensmitteln gearbeitet wird, was ebenfalls eine ad hoc Verarbeitung und eine entsprechende Planung der Produktion erfordert.
2. Qualitätsstandards
Wenn mit Lebensmitteln gearbeitet wird, müssen die Qualitätsstandards hoch sein. Entsprechende Audits und Zertifizierungen stellen dies sicher. Unternehmen wiederum müssen dafür Sorge tragen, dass eine reibungslose und den hohen Qualitätsstandards angemessene Produktion stattfindet. Dafür müssen Qualifikationen vollständig transparent sein, damit auch wirklich die richtigen Mitarbeitenden am richtigen Arbeitsplatz bzw. der richtigen Maschine arbeiten.
3. Eigene Belegschaft vs. externe Belegschaft
Eine hohe Fluktuation in der Belegschaft stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Das bedeutet, dass neue Mitarbeitende der eigenen Belegschaft in die Produktionsprozesse eingearbeitet und geschult werden müssen. Das Problem: Das ist aufwändig und mindert am Ende die Produktivität eines Unternehmens. Daher sollten Unternehmen alles dafür tun, um Mitarbeitende an die eigene Organisation zu binden. Darüber hinaus muss Produktivität und Wirtschaftlichkeit gewährleistet sein. Dies funktioniert oftmals nur mit dem Einsatz von externen Arbeitnehmern. Hier sind jedoch klare Prozesse nötig, damit dies so effizient wie möglich vonstatten geht.
4. Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel trifft die Lebensmittelbranche mit voller Härte. „Die Zahl offener Stellen in der deutschen Ernährungs- und Genussmittelindustrie ist im europäischen Vergleich überdurchschnittlich hoch und die Besetzung dauert immer länger“, sagt die Hauptgeschäftsführerin der Arbeitgebervereinigung Nahrung und Genuss, Stefanie Sabet. Im Schnitt war eine Stelle rund 200 Tage lang nicht neu besetzt. Das kostet viel Geld und mindert langfristig die Produktivität. Unternehmen müssen für branchenspezifische Strategien sorgen, die sicherstellen, dass ihre Attraktivität gesteigert wird und dass Mitarbeitende an Organisationen gebunden werden. In einer Welt, in der das Gehalt nicht mehr der entscheidende Aspekt bei der Wahl des Arbeitgebers ist, entscheidet die People Experience darüber, wo Fachkräfte arbeiten. Unternehmen, die Fachkräfte gewinnen und begeistern wollen, sorgen nicht nur für ein attraktives Arbeitsumfeld, sondern stellen die Menschen in den Mittelpunkt. Flexible Arbeitszeitgestaltung entlang der Lebensphasen, Einbindung und Fairness bei der Dienstplanung sind nur einige Beispiele, die dazu beitragen können.
5. Steigende Kosten
Steigende Inflation, Konflikte und Kriege in Europa und der Welt sowie hohe Rohstoffpreise und Energiepreise sind einige Faktoren für Lebensmittelpreise, die immer mehr in die Höhe klettern. Das trifft den Endverbraucher, aber auch die produzierenden Unternehmen. „Die Herausforderungen in der Ernährungsindustrie waren noch nie so groß wie in den Jahren 2022 und auch 2023“, sagte Christian von Boetticher, Vorsitzender der Bundesvereinigung der Deutschen Ernährungsindustrie im Zuge der Grünen Woche in Berlin Anfang des Jahres. Vor allem die hohen Energiepreise „zwingen die Industrie langsam in die Knie“. Das Problem: Die in der Produktion entstandenen Preise können nicht einfach an den Endverbraucher weitergegeben werden. Denn wenn die Preisschwelle im Lebensmitteleinzelhandel zu hoch ist, werden die Produkte am Ende überhaupt nicht mehr gekauft. Produzenten müssen es anstreben, noch kosteneffzienter zu produzieren.
6. Länderübergreifende Unternehmensstrukturen
Um Transparenz und Produktivität auch über Landesgrenzen hinweg zu gewährleisten, müssen Organisationen ihre Digitalisierungsstrategien überdenken oder neu definieren. Gerade bei multinationalen Unternehmen oder global agierenden Konzernen steigen die Anforderungen und die damit einhergehende Komplexität. Eine Vielzahl an Regularien in den einzelnen Ländern, heterogene Systemstrukturen an vielen Standorten und umständliche HR-Prozesse sind oftmals noch an der Tagesordnung.
Businesskritische Erfolgsfaktoren - 6 Benefits aus der Praxis
95 %
Prognosegenauigkeit in der
Parsonalbedarfsermittlung
-50 %
Krankheitsquote
100%
Abbildung von Gesetzen
und Regularien
-30%
unproduktive Arbeitszeiten
0%
Komplette Vermeidung von Leiharbeitseinsätzen
-85%
Planungsaufwand
10 Erfolgsfaktoren mit digitalem Workforce Management
Diese Herausforderungen für Unternehmen aus der Lebensmittelindustrie können mit einem standardisierten, digitalen Workforce Management System gemeistert werden - je nach individuellen Anforderung und je nach Unternehmensgröße.
1. Langfristige Planung für mehr Flexibilität
Wenn Organisationen anhand von prognostizierten Produktionsaufträgen langfristig in die Zukunft planen, die Urlaubsplanung daran ausrichten und Zeitkonten entsprechend auf- oder abbauen, ergibt sich ein hohes Maß an Flexibilität in der Planung. Das steigert die Produktivität in der gesamten Organisation.
2. Projektzeiten und Kostenstellen für ein besseres Controlling
Die Kostentransparenz über den gesamten Produktionsprozess hinweg ist für den Unternehmenserfolg entscheidend. Für ein transparentes Controlling ist es elementar, dass man über den gesamten Planungsprozess hinweg einen Überblick über die Kundenaufträge sowie die damit verbundenen Kostenstellen hat. So lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden rückwirkend transparent auf Kostenstellen und Projekte nachvollziehen.
3. Qualifikationen immer im Blick behalten
Damit alle Maschinen passend besetzt sind, müssen Qualifikationen der Mitarbeitenden aktiv gemanagt und proaktiv erneuert werden. Das geht nur mit digitaler Unterstützung, um maximale Transparenz zu erreichen. Gleichzeitig werden bereits im Planungsprozess Qualifikationen automatisch berücksichtigt. So können bei einer Maschinenbesetzung nur diejenigen Mitarbeitenden verplant werden, die auch dafür qualifiziert sind. Das sorgt immer für einen qualifikationskonformen Personaleinsatz.
4. Zertifizierungen benötigen Transparenz
Es ist notwendig, höchste Transparenz über Qualifikationen zu haben, um wichtige und notwendige Zertifizierungen im Produktionsbereich zu bekommen und auch wiederzuerlangen. So kann frühzeitig erkannt werden, ob Weiterbildungen oder Auffrischungen notwendig sind, und Re-Zertifizierungen stellen kein Problem dar. Ein weiteres Plus: Im Falle eines Qualitätsproblems kann so auch nachgewiesen werden, ob alle Arbeitsplätze mit den richtigen Qualifikationen besetzt waren.
5. Zutrittskontrolle und Berechtigungen
Welche Mitarbeitenden dürfen welche Bereiche betreten und haben dafür im Zweifel auch die passende Qualifikation? Dies kann über ein digitales Workforce Management abgebildet werden. Es können auch zeitlich begrenzte Berechtigungen für sensible Bereiche vergeben werden, um beispielsweise bei Audits den entsprechenden Personen Zutritt verschaffen zu können.
6. Attraktive Arbeitsumgebung schaffen
Auch für Mitarbeitende auf dem Shopfloor muss es möglich sein, moderne und zeitgemäße Arbeitsmodelle zu schaffen. Dazu kann Teilzeit in Schichtarbeit zählen sowie individuelle Arbeitszeitmodelle, die an Lebensphasen angepasst sind. Für ein effizientes Workforce Management muss dies flexibel in einer Software abbildbar sein.
7. Mitarbeitende in Prozesse einbinden
Es ist für Organisationen unabdingbar, alle Mitarbeitenden in Arbeitszeitprozesse zu integrieren. Dies kann beispielsweise durch Self Services am PC oder über mobile Anwendungen geschehen. So gelingt es, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu steigern, für administrative Entlastung und weniger Fluktuation zu sorgen. Beides spart am Ende bares Geld. Flexible Dienstpläne: Vor allem hinsichtlich des Fachkräftemangels sind attraktive Arbeitsangebote und Selbstbestimmung entscheidend für erfolgreiche Unternehmen. So bieten beispielsweise Wunschdienstpläne oder auch digitale Tauschbörsen mehr Flexibilität und Freiraum in der Arbeitszeitgestaltung.
8. Flexible Dienstpläne
Vor allem hinsichtlich des Fachkräftemangels sind attraktive Arbeitsangebote und Selbstbestimmung entscheidend für erfolgreiche Unternehmen. So bieten beispielsweise Wunschdienstpläne oder auch digitale Tauschbörsen mehr Flexibilität und Freiraum in der Arbeitszeitgestaltung.
9. Einbindung von Leiharbeitern in den Produktionsprozess, falls notwendig
Bedarfsspitzen machen den Einsatz von Leiharbeitern im Produktionsumfeld teils unumgänglich. Das ist der Fall, wenn bereichsübergreifend die internen Ressourcen nicht ausreichen. Es ist für eine organisationsübergreifende Planung wichtig, auf Knopfdruck die Informationen bereitzustellen, wann welcher Mitarbeitende mit welcher Qualifikation fehlt. Betrachten wir ein Beispiel: In einem Unternehmen plant eine Abteilung den Personaleinsatz und es kommt zur Unterdeckung. In anderen Abteilungen ist kein Ersatz zu finden, also erhält die Agentur für externe Arbeitskräfte, mit der das Unternehmen zusammenarbeitet, Einsicht in die zu verplanenden Schichten – inklusive benötigter Qualifikationen. Durch die Transparenz im Planungsprozess wird die Agentur frühzeitig über den benötigten Bedarf informiert. Nach dem Arbeitseinsatz ist eine exakte Abrechnung notwendig. Geleistete Arbeitsstunden können automatisiert und zeitgesteuert via Reports bis auf Kostenstellenebene an die Agentur übermittelt werden.
10. Eine globale Systemlandschaft
Eine Workforce Management Lösung muss sich in die bestehende Systemlandschaft nahtlos integrieren, damit länderübergreifend einheitliche Prozesse vorherrschen und mit korrekten und aktuellen Datensätzen gearbeitet werden kann. Eine globale, standardisierte Plattform für das Workforce Management stellt dies sicher. Sie bietet gleichzeitig höchste Standards bezüglich Cloud-Infrastruktur und Datenschutz. So profitieren international oder auch global agierende Unternehmen von einer einheitlichen Systemlandschaft, statt in jedem Land auf lokale Anbieter zurückgreifen zu müssen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Transparenz über alle Standorte und Niederlassungen wird gesteigert und die Vergleichbarkeit von Arbeitszeitdaten wird ungemein erhöht. Das ist die Grundlage, um langfristig Produktivität und Wirtschaftlichkeit zu garantieren.