Eine Digital Employee Experience schaffen

Mitarbeitende effizient einbinden

Mitarbeiterportale gewinnen bei Unternehmen und Mitarbeitern zunehmend an Bedeutung. So zeigt eine US-Studie, dass 73 Prozent aller Angestellten erwarten, dass ihr Arbeitgeber Self Services zur Verfügung stellt.¹ Außerdem erwähnten in einer weiteren Studie 84 Prozent der HR-Verantwortlichen, dass Self Services sehr wichtig für den eigenen Unternehmenserfolg seien.² Bereits bei zehn Mitarbeitern in einer Personalabteilung werden 60.000 Euro pro Jahr für unnötige Tätigkeiten verschwendet.

Und das nur, weil die eigenen IT-Systeme, darunter fallen auch Self Services, nicht ausreichend zum Einsatz kommen.³ Dies zeigt die Potentiale eines modernen Self Service Tools. Zudem hat die Corona-Krise Unternehmen weltweit neben existenziellen Fragestellungen vor die Herausforderung gestellt, Mitarbeiter auch im Home Office effizient in die Prozesse rund um die Arbeitszeit einzubinden. Die Relevanz dafür steigt in Zeiten mobilen Arbeitens, flexibler Arbeitsmodelle und gestiegener Flexibilitätsanforderungen der neuen Generationen an Mitarbeitern. In diesem Whitepaper wollen wir darauf eingehen, wie Unternehmen eine positive Digital Employee Experience schaffen können. Zum Vorteil von Mitarbeitern und Unternehmen. 
 

Was sind Self Service Tools?

In den Anfängen dienten Employee Self Services hauptsächlich der automatisierten Kommunikation der Mitarbeiter mit der Personalabteilung. Heute haben sich diese Anwendungen zu Mitarbeiter-Selbstbedienungstools entwickelt, in denen alle Standardanwendungen und auch komplexeste Anwendungsfälle rund um Zeitwirtschaft und Einsatzplanung einfach und effizient bearbeitet werden. Von der Urlaubsbeantragung, der Abfrage von Saldenständen, der Anmeldung zu Weiterbildungen oder auch dem automatisierten Schichttausch. So einfach die Antragstellung funktioniert, ist es auch mit der Genehmigung. Ein Knopfdruck und alles ist erledigt.

Voraussetzungen zur erfolgreichen Nutzung von Self Services

Die interne Systemlandschaft muss kompatibel zur eingesetzten Software sein und umgekehrt. Im Idealfall lässt sich ein Self Service Tool in allen gängigen Browsern aufrufen, sodass es nicht auf jedem Device installiert werden muss. Das schafft Flexibilität hinsichtlich der Wahl der IT-Infrastruktur. 

Weiter ist es wichtig, dass das Tool mit anderen personalrelevanten IT-Systemen kommunizieren kann. So ist sichergestellt, dass eine Verknüpfung mit den entsprechenden Datengrundlagen, wie Urlaubssalden, Zeitsalden, Schichtpläne, Weiterbildungslisten etc. vorhanden ist. Das macht die Abbildung der verschiedenen Anwendungsfälle einfacher. 

Auch der Funktionsumfang des Self Service Tools spielt eine entscheidende Rolle. Die Funktionen sollten möglichst umfangreich sein, aber auch im Einklang mit dem zu erwarteten Nutzen stehen. Passt das System zu bestehenden Prozessen oder müssen diese ebenfalls überdacht werden? Auch die einfache und intuitive Bedienbarkeit ist essentiell für einen erfolgreichen Echtbetrieb. Ein Tool, das zwar perfekt zur internen Systemlandschaft des Unternehmens passt, aber in der Usability zu komplex für die Mitarbeiter ist, wird sowohl die Belegschaft, als auch das Unternehmen auf Dauer nicht glücklich machen. 

Neben der notwendigen Kompatibilität zur internen Systemlandschaft und der allgemeinen Konzeption eines Self Services braucht es im gesamten Unternehmen den Willen und die Bereitschaft zur Veränderung. Selbst die beste Software erzeugt keinen Mehrwert, wenn Strukturen und Prozesse im Unternehmen festgefahren sind. Dieser Wille zum Change ist nicht nur auf Unternehmens- und Managementseite wichtig, sondern auch auf Seiten der Mitarbeiter. Es ist von großer Bedeutung frühzeitig alle Stakeholder mit deren Wünschen aber auch Ängsten und Sorgen mitzunehmen. Dadurch können mögliche Bedenken ausgeräumt und die Mitarbeiter bestmöglich in Prozesse rund um die Arbeitszeit eingebunden werden.