Produktion 4.0
Im Whitepaper lesen Sie, wie Workforce Management Transparenz, Flexibilität und Effizienz in der Fertigung steigert – ein Erfolgsfaktor im Zeitalter von Industrie 4.0.
Produktion braucht Planung
Die Digitale Transformation lässt in der Arbeitswelt keinen Stein auf dem anderen. Sie verändert zum Beispiel die Art und Weise, wie zukünftig produziert und gearbeitet wird: Nach Dampfmaschine, Fließband, Elektronik und IT geben bald intelligente Fabriken den Ton an. Eine der größten Herausforderungen im Bereich Fertigung und Produktion ist aber nicht mit der Automatisierung von Prozessen verbunden. Vielmehr geht es darum, die Ressource Mensch optimal in das dynamische und agile Umfeld von Industrie 4.0 zu integrieren. Voraussetzung dafür ist ein digitales Workforce Management, das für ein perfektes Zusammenspiel von Mensch und Maschine sorgt.
Die digitale Transformation und ihre Auswirkungen
Überall in der modernen Arbeitswelt werden Arbeitsroutinen in Code übersetzt und an den Computer ausgelagert. Eine Vorreiterrolle nimmt der Bereich Produktion ein, wo datengesteuerte Fertigungsstraßen und vernetzte Lagerlogistik nicht mehr wegzudenken sind.
Ein hoch performantes digitales Spinnennetz hat sich entwickelt, das für optimale Prozesse und höhere Stückzahlen sorgt. Doch die mit der Digitalen Transformation einhergehende digitale Vernetzung hat nicht nur positive Folgen, sondern ist auch mit Risiken behaftet. Der Grund: Je mehr Produktions- und Logistikprozesse zum Beispiel zwischen verschiedenen Unternehmen miteinander verzahnt sind, umso größer ist das Risiko für alle beteiligten Betriebe, sobald die globale Warenwirtschaftskette an einer Stelle ins Stocken kommt. Ein weiterer Faktor sorgt für Unwägbarkeiten: Sich verändernde Kundenbedürfnisse. Bereits heute produzieren Unternehmen maßgeschneiderte Erzeugnisse nach Kundenwünschen. Dabei wird nicht nur individuell gefertigt, sondern zum Teil auch sehr kurzfristig. Das kann für weitere kurzfristige Schwankungen sorgen, auf die Unternehmen flexibel reagieren müssen. Das Thema Planbarkeit wird damit zunehmend schwieriger. Das heißt, dass Betriebe über sehr agile Produktionsbedingungen verfügen müssen, um Fehlproduktionen zu vermeiden.
Das betrifft vor allem den Bereich der Personaleinsatzplanung. Hier müssen Schichten zunehmend flexibel an die Bedürfnisse des Marktes angepasst werden können. Andernfalls drohen wirtschaftliche Verluste. Entweder, weil bei unvorhergesehenen Flauten zu viele Arbeitnehmer zur Verfügung stehen.
Oder weil in plötzlichen Hochphasen zu wenig Arbeitskräfte zum Dienst antreten und gegebenenfalls Überstunden angeordnet werden müssen, um die gesetzten Produktionsziele zu erreichen. Beide Male sind überflüssige Personalkosten die Folge, die durch eine flexiblere Personaleinsatzplanung vermeidbar wären. In der personalintensiven Produktionsarbeit ist ein Plus an Flexibilität für 94,7 Prozent der Unternehmen mit ihren mehr als 7,7 Millionen Beschäftigten bereits heute zum Überlebensfaktor geworden. Das belegt die Studie „Produktionsarbeit der Zukunft – Industrie 4.0“. „Auch in fünf Jahren bleibt der flexible Mitarbeitereinsatz für fast 98 Prozent der Unternehmen weiterhin wichtig oder sehr wichtig“, konstatieren die Autoren. An sich ist das kein Problem. Schließlich stehen Arbeitgebern eine Vielzahl an Personal-Instrumenten zur Verfügung. Die Lösungsansätze reichen von flexiblen Arbeitszeiten und Beschäftigungsverhältnissen über Arbeitszeit- oder Lebensarbeitszeitkonten bis hin zur selbst gesteuerten Personalplanung der Mitarbeiter via Smartphone und Self-Service-Portalen.
Mehr Effizienz in der Produktion: Whitepaper downloaden und Digitalisierung vorantreiben.
Vorteile eines IT-gestützten Workforce Managements
Doch mit einer Verwaltung in Papierform, mit Excel oder einem rudimentären Softwaresystem, das nicht alle elementaren Parameter wie Qualifikationen, Abwesenheiten, Schichtmodelle, Saldenstände, Kundenwünsche oder zu erwartende Marktentwicklungen berücksichtigt, werden Produktionsleiter hier nicht weit kommen.
Sie benötigen für ihre Prozesse stets die am besten qualifizierten Mitarbeiter bei optimaler Auslastung der Maschinen. Also müssen sie wissen, wer im Unternehmen die nötigen Qualifikationen beisteuern kann und zu welcher Zeit er verfügbar ist und gebraucht wird. Dazu bedarf es spezifischer Planungstools, um Einsatz- und Schichtpläne dynamisch an Verfügbarkeiten, Skills und den Bedürfnissen des Marktes sowie der Kunden ausrichten zu können.
Im besten Fall besteht zudem eine Anbindung an die Systeme anderer Fachbereiche. Die Anbindung an Produktionsplanungs- (PPS) oder an Manufacturing Execution-Systeme (MES) bildet zum Beispiel die optimale Grundlage für eine bedarfsorientierte Planung. Der standardisierte Austausch mit HR-Systemen liefert wiederum wichtige Informationen über Urlaube, Fortbildungen, Arbeitszeitwünsche oder Arbeitszeitmodelle der Mitarbeiter.
Nur fünf Prozent aller Unternehmen nutzen ihre vorhandenen Daten zur Bedarfsermittlung
Weit verbreitet im Human Resources Management ist dabei die Nutzung der Systeme aus dem Hause SAP. Über Schnittstellen an das hauseigene Workforce Management können neben den erfassten Zeiten auch Vertretungen, Abwesenheiten und Lohnarten an das SAP-System übergeben und der Personalstamm automatisch synchronisiert werden. Fehlerquellen bei der manuellen Übergabe der Daten werden dadurch ebenso minimiert wie die mühsame Absprache zwischen unterschiedlichen Fachbereichen. Ein Beispiel aus der Wirtschaft zeigt deutlich, warum die Daten-Vorhaltung in unterschiedlichen Systemen, die nicht durchgängig automatisiert sind und somit keine konsistenten Berechnungen mit allen relevanten Parametern durchführen können, nicht empfehlenswert ist: durchschnittlich fünf Prozent der Abwesenheitstage werden zu Unrecht gewährt, wodurch Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern pro Jahr Kosten von rund 2400 Euro entstehen.
Wie sehr automatisierte Routinen eines integrierten Systems neben der Fehlerreduktion auch zur Effizienz beitragen, zeigt ein zweites Beispiel aus der Praxis: Wenn Einsatzplanung und Zeitwirtschaft synchronisiert werden, reduziert sich der Aufwand, um Daten, wie die aktuellen Saldenstände und Urlaubskonten, in die Schichtplanung zu übertragen und wieder zurück, um 33 Minuten pro Mitarbeiter und Monat. Bei einem Bereich von 100 Personen entspräche das einer Einsparung von 660 Stunden pro Jahr.
Employee Self Service: Mitarbeiter in die Verantwortung nehmen
Im Kontext IT-gestützter Systeme hilft auch der Employee-Self-Service-Ansatz dabei, Aufwände und Kosten in Verwaltung und Personaleinsatzplanung zu senken: Mitarbeiter übernehmen administrative Aufgaben einfach selbst und können sich aktiv in die Einsatzplanung einbringen. So können sie ihre Stammdaten selbstständig ändern oder vergessene Zeitbuchungen nachtragen. Workflows, die per Self Service gesteuert werden, bringen noch weitere Vorteile mit sich: Mitarbeiter sehen zum Beispiel Urlaubssalden ein und stellen anschließend Anträge. Nach der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird das Ergebnis automatisch in die Zeitwirtschaft und die Personaleinsatzplanung übernommen.
Ein extrem ressourcenschonender Vorgang. Ein weiteres Beispiel, das sich zudem positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt, ist die Tauschbörse, bei der Mitarbeiter ihre Schichten nach vorher definierten Regeln selbstständig miteinander tauschen können, ohne dass der Planer eingreifen muss. Die Verfügbarkeit der Systeme über mobile Apps sorgt derweil dafür, dass alle relevanten Informationen jederzeit und überall für jeden Anwender abrufbar sind. Das ist vor allem für Unternehmen mit mehreren Standorten wichtig. So haben etwa Linienvorgesetzte den aktuellen Status Quo auch auf Geschäftsreisen im Blick und werden nicht von Planänderungen überrascht, wenn sie nach einer Weile wieder am Laptop sitzen.
Die Vorteile eines optimierten Workforce Managements auf einen Blick
- Hohes Einsparpotenzial: Eine Optimierung der Workforce Management Prozesse führt zu einer deutlichen Kostenersparnis im Bereich der Lohnkosten im Unternehmen.
- Schnelle Amortisation der Investitionskosten: 75 Prozent der Unternehmen erzielen ihr Einsparpotential bereits innerhalb von 12 Monaten.
- Optimierung des Planungsprozesses durch einen bedarfsorientierten Personaleinsatz.
- Optimierung der kurz- und langfristigen Bedarfsprognosen.
- Erhöhte Kundenzufriedenheit durch eine gesteigerte Effizienz.
- Erhöhte Mitarbeiterproduktivität durch eine optimierte Personaleinsatzplanung.
- Reduktion der Fehl- und Ausfallzeiten sowie Überbesetzungen.
Fazit
Immer mehr Unternehmen greifen zwar auf eine administrative Software zurück. Aber oft auf die falsche. Nur 21 Prozent der Anwender sind mit der aktuellen Lösung „sehr zufrieden“, wie aus dem HR Software Report 2017 des Netzwerkportals HRM.de hervorgeht. Dabei könnte mit der richtigen Software alles so viel einfacher sein:
- Aufwändige Koordinationsarbeit in der Personaleinsatzplanung entfiele und würde bereichsübergreifend über ein System gesteuert, das alle Belange abbildet.
- Produktionszyklen könnten zuverlässig eingehalten werden.
- Die Mitarbeiterzufriedenheit stiege, weil allen Mitarbeiterbedürfnissen Rechnung getragen wird.
- Der Wegfall administrativer Aufgaben schaffte Freiräume für wertschöpfende Arbeiten.
- Die Planungsqualität stiege, da alle relevante Informationen zur Verfügung stehen.
Doch mit ihrer abwartenden Haltung vergeuden Unternehmen wertvolle Zeit, die für andere wichtige Aufgabengenutzt werden könnte. Das kostet einen Betrieb nicht nur innovative Ideen, sondern auch viel Geld. Der Studie „Digital Europe“ des McKinsey Global Institutes (MGI) zufolge nutzt die Deutsche Wirtschaft 90 Prozent ihres digitalen Potenzials nicht aus. Das entspricht einem gesamtwirtschaftlichen Verlust von 500 Milliarden Euro bis zum Jahr 2025. Zurück liegen insbesondere kapitalintensive Branchen wie die Fertigungsindustrie. Die Studie „Produktionsarbeit der Zukunft – Industrie 4.0“ des Fraunhofer Instituts belegt zwar, dass die fehlende Automatisierung im Bereich des Personalmanagements zunehmend kritisch gesehen wird: So gibt ein Drittel der Unternehmen (33,7 Prozent) an, einen zu hohen Aufwand zu haben. Dennoch geht die Umstellung auf Industrie 4.0 in vielen Bereichen schleppend vonstatten. Doch Handeln tut Not. Lieber gestern als heute.