Fachkräftemangel meistern: Erfahren Sie im Whitepaper, wie smarte Workforce Lösungen Unternehmen helfen, flexibel, attraktiv und zukunftsfähig zu bleiben.
Die Boomer gehen in Rente. Das macht deutsche Unternehmen nervös, denn die Zahl der Arbeitnehmer geht damit kontinuierlich zurück. Die Suche nach qualifizierten Kräften, die die vakanten Stellen schnellstmöglich wieder besetzen können, setzt deutsche Firmen unter Druck. Das Schreckgespenst „Fachkräftemangel“ geht in deutschen Chefetagen um. Politik und Wirtschaft suchen nach praktikablen und innovativen Lösungen – die de facto bereits existieren. Die Firmen müssen sie nur anwenden – und das besser heute als morgen, denn die Zeit drängt.
Deutschland wird laut des Statistischen Bundesamts den Höhepunkt der Zahl seiner Arbeitskräfte Ende 2025 erreichen. Danach geht es bergab. Das Personal wird knapp. Ab spätestens 2035 werden hierzulande bis zu drei Millionen Arbeitnehmer fehlen. Dieser demografische Wandel und die Überalterung der Gesellschaft sind keine vorübergehenden Trends, sondern werden sich als Folge globaler Transformationsprozesse in Zukunft sogar noch verstärken.
Die Boomer-Generation, die zwischen Mitte der 1950er und 1960er Jahre das Licht der Welt erblickte, bereitet sich darauf vor, in naher Zukunft in Rente zu gehen. Wenn diese sich im Liegestuhl zurücklehnen, um die Früchte ihrer Lebensarbeitszeit zu genießen, müssen deutsche Unternehmenslenker Problemlösungen bereits etabliert haben. Denn die Millionen Fachkräfte müssen ersetzt werden. Nach Einschätzung des Deutschen Industrie- und Handelskammertages gingen 2021 bereits 350.000 Menschen mehr in Rente als aus den Schulen nachkamen. In den kommenden Jahren wird diese Differenz noch größer. Das Delta muss gefüllt werden. Zeitig.
Knapp 400.000 neue Arbeitnehmende werden pro Jahr in deutschen Firmen benötigt. Laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung gibt es derzeit 1,7 Millionen offene Stellen am Arbeitsmarkt. Um das Niveau der deutschen Wirtschaft zu halten, braucht es vielfältige Lösungen. Denn: Laut einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Deloitte ist der Fachkräftemangel sogar das größte Risiko für deutsche Firmen – noch vor steigenden Rohstoff- und Energiekosten.
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Dem Mangel an Arbeitskräften in Deutschland kann man und wird man einerseits mit staatlich vereinfachter Zuwanderung begegnen. Mit dem neuen Fachkräfteeinwanderungsgesetz hat die Bundesregierung den Rahmen für eine zukunftsorientierte und bedarfsgerechte Zuwanderung von Fachkräften aus Drittstaatenin 2023 neu geregelt. Allerdings: Wer in Deutschland arbeiten will, braucht neben einer anerkannten Qualifikation vor allem viel Geduld und fachliche Unterstützung. Jedenfalls, wenn man aus dem Ausland kommt. Beispiel Visaantrag: Die Genehmigung könne bis zu einem Jahr andauern, sagt der leitende Wirtschaftswissenschaftler Wido Geis-Thöne vom Institut der deutschen Wirtschaft Köln. Die Bundesregierung hat 2023 entsprechenden Reformen auf den Weg gebracht. Einen wichtigen Beitrag kann auch das im Kabinett beschlossene Chancen-Aufenthaltsrecht leisten.
Es soll unter anderem den Familiennachzug nach Deutschland erleichtern, indem keine vorherigen Deutschkenntnisse der Familienangehörigen mehr nötig sind. Eine weitere Stellschraube ist die Aktivierung der deutschen Arbeitnehmenden im arbeitsfähigen Alter, die derzeit nicht, oder nur wenig arbeiten. Warum? Für diese Menschen sind etablierte, starre Arbeitszeitmodelle wie ein 9-5 Job nicht mit ihren privaten und vor allem familiären Verpflichtungen vereinbar. Auch fehlende Qualifikationen halten sie davon ab, sich wieder oder erstmals im Arbeitsmarkt zu integrieren.
Das heißt: Viele wollen arbeiten - können aber nicht. Eine Studie des Münchner ifo-Instituts hat ermittelt, dass noch immer 17 Prozent der Frauen gern mehr arbeiten würden, als sie es aus verschiedenen Gründen tatsächlich tun. Je nach Branche und Region ist das Problem, Fachkräfte zu finden, sogar besonders ausgeprägt. Die Bundesagentur für Arbeit ermittelt halbjährlich in ihrer „Engpassanalyse“ wie die Situation genau aussieht: Vor allem in technischen und handwerklichen Berufen, im Baugewerbe und in Gesundheitsberufen brennt es derzeit. Doch diese Brände lassen sich löschen!
Eine der grundlegendsten Änderungen, die der Fachkräftemangel daher im Arbeitsmarkt angestoßen hat, ist der Paradigmenwechsel von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt. Unternehmen konnten sich in der Vergangenheit darauf verlassen, dass sich Arbeitnehmende um Stellen in diesen Firmen beworben haben – diese Konstellation dreht sich nun um. Arbeitgeber kommen in die Position, in der sie sich um die raren Talente am Arbeitsmarkt bewerben und deren Skills managen müssen. Arbeitskräfte haben die Option, aus mehreren Jobangeboten das für sie passende auswählen zu können. Unternehmen müssen ihre Herangehensweise an Recruiting, Personalplanung, Zeitwirtschaft und Qualifikationsmanagement ändern und ihre Attraktivität als Arbeitgeber sichtbar erhöhen. Eine LinkedIn-Umfrage ergab, dass 40 Prozent der Befragten eine Kündigung erwägen, wenn ihre Firma ihnen flexibles Arbeiten verwehrt.
Work-Life-Balance ist daher kein Schlagwort mehr, sondern ein entscheidender Faktor, ob sich ein zukünftiger Arbeitnehmende für ein Unternehmen entscheidet – oder nicht. Work-Life-Balance bedeutet für Mitarbeitende, ihre Arbeitszeit eigenständig und flexibel an ihre persönlichen Lebensumstände anpassen zu können. Firmen mit einem starren Schichtsystem, festgelegten 9-5-Bürozeiten und intransparenter Personalplanung werden es daher auf dem neuen Arbeitnehmermarkt schwer haben, die besten Mitarbeitenden zu finden. Hier müssen die Firmen umdenken.
Digitale Workforce Management Lösungen geben Unternehmen die Möglichkeit, zahlreiche Maßnahmen intelligent umzusetzen und ein strategisches Personalmanagement nachhaltig zu etablieren. Damit verliert der Fachkräftemangel seinen Schrecken. Flexible Arbeitszeitmodelle werden ebenso abgebildet, wie Entlastungstarifverträge oder Regularien zur Personalausstattung bzw. Personalbemessung. Darüber hinaus werden Mitarbeitende besser in relevante HR-Prozesse und ihre eigene Weiterbildung integriert. Damit macht man wichtige Schritte hin zu „Smart. New. Work“ . Das erhöht nachhaltig die Mitarbeiterzufriedenheit – gleichzeitig verbessert sich auch die Qualität der Personalplanung und in Folge die Mitarbeiterzufriedenheit.
Der Einsatz von digitalen Tools zur Mitarbeitereinbindung in sie betreffende Entscheidungsprozesse steigert die Mitarbeiterzufriedenheit nachweislich. Die Krankheitsquote bei Unternehmen ab 450 Angestellten sinkt in Folge durchschnittlich um 50%. Es ist erwiesen: Unternehmen, die als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen werden, spüren den Fachkräftemangel wenig
Die HORNBACH Baumarkt AG beispielsweise hat genau dafür einen neuen Weg eingeschlagen und der zeigt perfekt, wie WFM-Tools Unternehmen helfen, diese Herausforderungen anzugehen. „Wir wollen bei Hornbach engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen und halten. Dafür müssen wir auch attraktive Rahmenbedingungen schaffen“, erklärt Jochen Braun, Mitglied der Geschäftsleitung der Hornbach Baumarkt AG in Deutschland. Digitale Workforce Management Lösungen schaffen Rahmenbedingungen, die ins Detail gehen und intuitiv zu bedienen sind.
„Arbeitszeit nach Maß“ heißt das neue Flexibilisierungsmodell, das Hornbach ab 2023 in ganz Deutschland ausrollen wird. Die Bausteine des Modells bieten den Mitarbeitenden die Möglichkeit noch selbstbestimmter über ihre Arbeitszeit zu verfügen. „Die Lebenssituation der Menschen ist einfach höchst unterschiedlich, dem wird die starre Soll-Arbeitszeit dauerhaft kaum gerecht. Wir wollen es deshalb den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglichen, ihre beruflichen Rahmenbedingungen durch die flexible Vereinbarung einer ‚Arbeitszeit nach Maß‘ optimal mit ihrer individuellen Situation in Einklang zu bringen“, erklärt Braun weiter.
Konkret bedeutet das:
Recruiting wie Bindung der Mitarbeitenden profitieren von Maßnahmen zur Mitarbeiterintegration und der Harmonisierung von Arbeits- und Privatleben. Hornbach macht alles richtig. Zudem werden dadurch für Unternehmen verschiedenster Branchen konjunkturelle Schwankungen leichter abgefedert, Produktions- und Verkaufszeiten können nach Absprache erweitert werden und tragen über Liefergeschwindigkeit und Erreichbarkeit zu mehr Kundenzufriedenheit bei.
Volle Transparenz zu den unterschiedlichen Bedürfnissen der Belegschaft und den wirtschaftlichen Anforderungen kann heute nur über digitale Tools mit Echtzeitdaten entstehen. Die digitale Integration aller ist dabei entscheidend – gerade für die sog. „Deskless Workforce“.
Es gibt ein Dutzend Workforce Management-Instrumente, die die Arbeitgeberattraktivität und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern - und darüber hinaus wertvolle Ressourcen freisetzen. Einige davon haben Firmen schon in ihrem Orchester – sie müssen sie nur spielen.
Welche Instrumente haben Sie im Repertoire?
Flexible Arbeitszeiteinteilung ist ein Muss. Digitales Workforce Management kann in der Zeitwirtschaft beliebig viele individuelle Arbeitszeitmodelle integrieren – egal, ob es um fixe freie Tage, reduzierte Wochenarbeitszeit oder freie Wochenenden geht.
Bieten Sie Arbeitszeitmodelle abseits starrer 3-Schicht-Modelle an. Mit flexibleren Schichtmodellen – z.B. 5-Schichtmodellen und Ausgleichsschichten für Auftragsspitzen – können Sie Kandidaten besser ansprechen. Potenzielle Kandidaten wollen sicher sein, dass die Schichtmodelle im Einklang mit Schul- oder KITA-Zeiten stehen.
Starre Einsatzzeiten und mangelnde Flexibilität bei kurzfristigen Ereignissen führen oft zu Frustration bei Mitarbeitenden. Eine digitale Workforce Management Lösung betrachtet nicht nur Profitabilitätsfaktoren, sondern hat die Interessen der Arbeitnehmenden im Blick und zieht sie aktiv in den Planungsprozess mit ein.
Umsatzdaten oder Kundenfrequenzen aus der Vergangenheit werden als Grundlage für die Ermittlung des künftigen Personalbedarfs herangezogen. Benefit: Ihre Mitarbeitenden fühlen sich weder unter- noch überfordert und können ihre Kompetenzen bestmöglich einsetzen.
Apps garantieren Flexibilität und Unabhängigkeit von Ort und Zeit. HR-Prozesse auf dem mobilen Endgerät sorgen für weitere Beschleunigung und machen Mitarbeitende leichter erreichbar.
Entscheidungsfreiheit: automatisierte Tauschbörsen, in denen Mitarbeiter untereinander Schichten oder Dienste per Klickverfahren tauschen können. Algorithmen sorgen dafür, dass nur die richtigen Mitarbeitenden tauschen können.
Teamzusammenhalt, miteinander auskommen und Gerechtigkeit sind Faktoren, die das Gemeinschaftsgefühl beeinflussen. Eine digitale Urlaubsplanung schafft Abhilfe. Wunschurlaube werden die Norm.
ATOSS Workforce Management Lösungen bieten Reportings auf Knopfdruck. Mit Funktionen wie einem automatisierten Aufgabenmanagement erhalten Sie den nötigen Support, um direkte Unterstützung im Arbeitsalltag zu erhalten.
Digitale Workflows steigern die Mitarbeiterzufriedenheit und machen die Personalplanung effizienter. Schnelle und einfache Beantragung von Zeitbuchungen, Saldenbearbeitungen und Berechtigungen für Mehrarbeit vermeiden unnötige Abstimmungen.
Die ATOSS Workforce Management Lösung spart Überstunden ein. Ein automatischer Dienstplan berechnet die Zuweisung der verfügbaren Mitarbeitenden zu Arbeitsmustern und Arbeitsplätzen unter Berücksichtigung der Sollbesetzungen und länderspezifischer Regelungen.
Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung lassen sich die Belastungen in der Einsatzplanung gleichmäßig verteilen. So kann z.B. ein Wochenzähler die Verteilung von Schichten über einen längeren Zeitraum prüfen und über einen „Fairness Counter“ kann die Übernahme unbeliebter Schichten mit freien Tagen belohnt werden.
Mit der strategischen Personaleinsatzplanung in Workforce Management Lösungen kann der langfristige Qualifizierungsbedarf identifiziert werden. Im operativen Personaleinsatz stellt digitales Workforce Management sicher, dass Sie Kompetenzen voll ausschöpfen.