Strategischer Personaleinsatz
Optimieren Sie Ihre Ressourcen, steigern Sie die Effizienz und sichern Sie langfristig Ihre Wettbewerbsfähigkeit – mit einer datengestützten Planung.
Klare Planung für den Wandel
Die Personaleinsatzplanung ist im Wandel. Vorbei sind die Zeiten, in denen mit starren Schichtmodellen oder Dienstplänen und stetigen Bedarfen gearbeitet werden konnte. Gepaart mit der Digitalisierung zwingt die Entwicklung hin zu einer Wirtschaft mit volatilen Auftragslagen und kurzen Konjunktur- und Produktzyklen. In Reaktion darauf sind die Unternehmen gefordert, auch den Blick auf die Personaleinsatzplanung zu verändern. Bislang sind die meisten primär operativ fokussiert, sie planen also kurzfristig – die strategische Personaleinsatzplanung wird eher stiefmütterlich behandelt. Um in volatilen Märkten wettbewerbsfähig zu bleiben, muss aber gerade das Personal als zentrale Unternehmenskonstante langfristig flexibel und an Bedarfe angepasst geplant werden.
Wer seine Personalplanung dahingehend optimiert, verschafft sich Wettbewerbsvorteile. In Zeiten notwendiger Flexibilisierung ist für viele Unternehmen die Planbarkeit der Arbeitszeitbedarfe und deren Abdeckung ein wichtiger Aspekt. Daher ist es eminent wichtig, auf lange Zeit zu planen, um Arbeitszeitbedarfe sicher bzudecken und wertschöpfende Produktivität zu gewährleisten. Dieses Whitepaper beleuchtet die Herausforderungen für Unternehmen und verdeutlicht den Nutzen einer langfristigen Planung mittels intelligenter Workforce Management Software.
Kurzfristig planen – langfristig stagnieren
Wie planen Betriebe heute ihren Personaleinsatz? Meist findet der Bereich der operativen Planung, also der mittelfristige Personaleinsatz stärkste Beachtung. Warum ist das so? Im Gegensatz zur strategischen Ausrichtung über Jahre hinweg ist der operative Fokus auf einige Wochen oder Monate weniger abstrakt und viel konkreter zu beschreiben. Das macht ihn für Planer und Entscheider im operativen Geschäft besser nachvollziehbar, er ist leichter zu beurteilen. Außerdem lassen sich die Effekte einer guten operativen Planung viel besser greifen und messen. Sehr häufig wird hier an Details optimiert – was durchaus gut und richtig ist. Aber die großen und teilweise entscheidenden Rahmenbedingungen werden darüber oft vernachlässigt.
Immer mehr Anforderungen machen die Personaleinsatzplanung komplexer und die Notwendigkeit nach einer strategischen Sicht bedeutender. Große Herausforderungen dabei sind: steigender Kostendruck, Sicherung der Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter sowie ein wachsender Flexibilisierungsbedarf. Damit steigt der Druck auf Unternehmen, den Einsatz ihrer Belegschaft stets wirtschaftlich und punktgenau zu planen. Wenn diese Herausforderungen die Personaleinsatzplanung dominieren, dann ist es unabdingbar, dass Unternehmen nicht mehr nur operativ planen, sondern auch längerfristig in die Zukunft denken. Dafür braucht es Transparenz über die Kapazitäten. Werden strategische, der operativen Personaleinsatzplanung vorgelagerte Planungsschritte jedoch vernachlässigt, kann es im operativen Geschäft zu Problemen kommen, die dort gar nicht mehr zu lösen sind. So gehen Potenziale entlang der gesamten Wertschöpfungskette verloren.
Beispielsweise sind dann in Hochzeiten zu wenig Mitarbeiter verfügbar, ohne dass auf diesen Missstand schnell genug reagiert werden kann. Möglicherweise passen auch die verfügbaren Mitarbeiter nicht zu den Bedarfsverläufen, sodass zu viele Mitarbeiter im Einsatz sind – unproduktive Arbeitszeit und unnötig hohe Kosten sind die Folge. Ein weiteres Szenario: Ein Unternehmen hat durch falsche strategische Planung nicht genug qualifizierte Mitarbeiter im Einsatz oder auf Abruf. Das erschwert einerseits die bereichsübergreifende Planung, andererseits kann es zu Verletzungen von Vorgaben kommen, wenn etwa zu wenig Ersthelfer oder Brandschutzbeauftragte vor Ort sind. Genau hier setzt die strategische Personaleinsatzplanung an und widmet sich folgenden Fragen: Lassen sich diese Probleme vermeiden? Was muss man tun, um möglichst optimale Rahmenbedingungen bei gleichbleibender Wirtschaftlichkeit zu schaffen.
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Auf die Daten kommt es an
Fehler im operativen Planungsprozess lassen sich am ehesten durch langfristige Maßnahmen vermeiden. Voraussetzung dafür sind strategische und agile Prozesse. Und dafür ist vor allem eines notwendig: Transparenz. Um strategisch in die Zukunft zu planen und bedarfsdeckend zu wirtschaften, bedarf es insbesondere einer soliden Datengrundlage mit definierter Granularität und einem vorgegebenen Zeitraum, in dem die strategische Planung stattfinden soll.
Unternehmen planen ihre Personalkapazitäten typischerweise über einen Zeithorizont von zwölf bis 18 Monaten. Die für diesen Zeitraum benötigten Daten lassen sich in ausreichender Genauigkeit beschaffen. Diese Daten sind erforderlich, um relevante Maßnahmen wie eine an die Bedarfe angepasste Planung von Jahresurlaub und Jahresarbeitszeit durchzuführen. So wird eine Über- und Unterdeckung im Personaleinsatz mit allen negativen Konsequenzen effizient vermieden. Zugleich werden strategische Optimierungspotenziale geschaffen, die im Folgenden näher erläutert werden.
Der erste Schritt: Überblick über die Bedarfe gewinnen
Die benötigte Personalkapazität ist ein zentraler Bestandteil der langfristigen, strategischen Planung. Die zentrale Frage dieser Planung lautet: Welche Arbeitszeitbedarfe müssen für einen bestimmen Zeitraum abgedeckt werden? Diese Bedarfe können mit verschiedenen Modellen ermittelt werden, etwa durch das Fortschreiben des Bedarfs der Vergangenheit, die Prognose des erwarteten Bedarfs über eine Bedarfsermittlung oder die Ableitung des Bedarfs aus geplanten Umsätzen, Produktionszahlen, Losgrößen, Kundenfrequenzen usw. Je feingranularer die zukünftig benötigte Kapazität vorgegeben wird, desto besser werden die Ergebnisse einer strategischen Planung ausfallen. Eine ATOSS Umfrage unter mehr als 50 Produktionsunternehmen ergab allerdings, dass nur fünf Prozent der Unternehmen vorhandene Daten zur Bedarfsermittlung einsetzen. Und das, obwohl alle Unternehmen bereits über unternehmens- und bedarfsrelevante Daten verfügen und damit die Möglichkeit hätten, viel wertschöpfender zu planen und zu produzieren.
Transparenz über vorhandene Kapazitäten schaffen
Die Datenbasis zur Bestimmung der vorhandenen Kapazität ist in der Regel der existierende Mitarbeiterpool und die Vertragsdaten der Belegschaft. Daraus wird ersichtlich, wie viele Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum verfügbar sind, und wie ihre Arbeitszeitmodelle aufgebaut sind. Aus diesen Daten ergibt sich die Kapazität, die jeder einzelne Mitarbeiter zur Verfügung stellt. Hier gilt, dass die Genauigkeit des vorhergesagten Kapazitätsangebots mit der Genauigkeit der berücksichtigen Vertragsdaten korrelieren muss. Deshalb ist es wichtig, bekannte Personaländerungen, beispielsweise geplante Austritte oder bekannte Eintritte, mit zu berücksichtigen. Ein weiterer wichtiger Faktor sind Abwesenheiten. Zur Vorhersage eines realistischen Kapazitätsangebots müssen auch die Abwesenheiten mit in Betracht gezogen werden. Idealerweise kann dabei auf reale Zahlen aus der Vergangenheit, etwa auf eine existierende Krankheitsquote, zugegriffen werden. Der Abgleich zwischen Bedarfen und Kapazitäten ist die Grundlage für die effiziente, strategische Planung. Damit kann flexibel, bedarfs- und kostenoptimiert agiert und gesteuert werden.
Maßnahmen für flexiblere Planungsmechanismen
Wer frühzeitig agieren und auch für die Zukunft effizient planen will, benötigt Transparenz über die erwartete langfristige Über- bzw. Unterbesetzung. Denn nur mit einer strategischen Sicht auf die Kapazitätsplanung können geeignete Maßnahmen eingeleitet werden, um Bedarfe, Personaleinsatz und damit auch Kosten langfristig in Einklang zu bringen. Das ist die Voraussetzung für ein operativ effizientes Reagieren, falls es zu kurzfristigen Ausfällen oder Bedarfsänderungen kommt.
Frühzeitig Spitzen und Täler erkennen
Frühzeitig Spitzen und Täler im Personalbedarf zu erkennen, ist ein entscheidender Faktor in der langfristigen, strategischen Planung, da es wichtige Hinweise für geeignete Maßnahmen liefert. Besonders die bedarfsorientierte Verplanung von Urlaub eignet sich, um Schwankungen im Jahresverlauf auszugleichen, Unter- und Überdeckungen zu vermeiden sowie erhöhte Kosten oder Unproduktivität abzuwenden. Mit dem genauen Wissen darüber, wann Urlaub besser „verkraftet“ werden kann und wann er eher problematisch für die Bedarfsdeckung ist, lässt sich durch eine vorausschauende Jahresurlaubsplanung die spätere operative Planung deutlich beeinflussen. Wer seine Bedarfe und Kapazitäten kennt, kann in bedarfsschwachen Zeiten die Urlaubsquote – unter Berücksichtigung einer allgemeinen Krankheitsquote – erhöhen und in bedarfsstarken Zeiten entsprechend senken, sodass die Personalkapazität ausreicht, um die geforderten Bedarfe zu decken. Auf diese Weise lässt sich die Qualität der operativen Planung frühzeitig steigern.
Dennoch erfolgt dieser Abgleich derzeit nur in 50 Prozent der Fälle. Die Hälfte der befragten Unternehmen stimmt die Urlaubsplanung noch nicht mit der Kapazitätsplanung ab. Ein effektiver Abgleich von Bedarfen, Kapazitätsvorgaben und Jahresurlaub gelingt jedoch nur mithilfe einer intelligenten Software, die die nötige Transparenz schafft, um Kapazitäten so effizient zu steuern, wie es eine optimale operative Planung verlangt. Häufig fehlt es in Unternehmen aber an einem entsprechenden Software-Tool, weshalb in 80 Prozent der Fälle Urlaube noch per Hand oder mithilfe von Excel-Dateien geplant und gepflegt werden. Besonders problematisch ist dabei, dass in 80 Prozent der Fälle die Urlaubsplanung nicht bereichsübergreifend abgestimmt wird. Im schlimmsten Fall wird dadurch in Hochphasen die maximale Urlaubsquote ausgeschöpft, was dazu führt, dass eine bereichsübergreifende Organisation der Urlaubsvertretung nicht mehr möglich ist, weil nicht genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
Mitarbeiter bauen ein Polster für bedarfsstarke Zeiten auf
Eine Jahresarbeitszeitplanung bringt die Vorteile flexibler Arbeitszeiten mit dem langfristigen vertragsgemäßen Einsatz der Mitarbeiter in Einklang. Der Grundgedanke ist, in Perioden mit höherem Bedarf einzelne Mitarbeiter mit individuell erhöhten Wochenstunden zu planen und in Perioden mit niedrigerem Bedarf entsprechend mit verringerten Wochenstunden.
Zu 80 Prozent werden Urlaube per Hand oder Excel geplant und gepflegt
Durch diese frühzeitige Planung lässt sich, im Gegensatz zu einer rein operativen Erhöhung der Arbeitszeit, ein direkter Ausgleich im Arbeitszeitkonto jedes Mitarbeiters schaffen. Zu hohe oder zu niedrige Saldenstände werden vermieden. Stattdessen ist immer transparent, ob Mitarbeiter langfristig über- oder unterplant sind. Darauf kann entsprechend früh reagiert werden. Das schafft maximale Flexibilität in den betriebsinternen Personalprozessen und erhöht die bedarfsorientierte Wirtschaftlichkeit. Gleichzeitig steigt die Mitarbeiterzufriedenheit durch langfristige Planungssicherheit.
Bereichsübergreifenden Mitarbeitereinsatz frühzeitig planen
Sobald Arbeitszeitbedarf und Personalkapazität für alle Planungsbereiche transparent sind, lassen sich zu weiteren Steigerung der Flexibilität Mitarbeiter temporäre oder auch langfristig in andere Bereiche planen bzw. versetzen. Um eine solche agile Vertretungsorganisation zu etablieren, bedarf es jedoch eines einheitlichen Systems, das bereichsübergreifend Informationen bereitstellt. Unterstützt durch dieses System, kann die Kapazitätsplanung den Mitarbeitereinsatz ebenfalls bereichsübergreifend abbilden, sollten Anpassungen über die Urlaubsplanung oder der Auf- und Abbau eines Jahresarbeitszeitkontos entweder nicht möglich sein oder nicht ausreichen.
Ein weiterer Vorteil des bereichsübergreifenden Mitarbeitereinsatzes. Dadurch kann der Einsatz von Leiharbeitern im Unternehmen vermieden werden. Allerdings spielen bei Whitepaper Strategischer Personaleinsatz Personalbedarf geringer als erwartet Personalbedarf höher als erwartet Mitarbeiter transfer Mitarbeiterpool Zu 80 Prozent werden Urlaube per Hand oder Excel geplant und gepflegt einem flexibleren Mitarbeitereinsatz nicht nur die erforderlichen Kapazitäten eine Rolle, auch die Qualifikationen der Mitarbeiter müssen sich dazu eignen.
Nur eine entsprechend qualifizierte Belegschaft erlaubt den bereichsübergreifenden Einsatz und verringert den Einsatz von Leiharbeitern. Dies sollte stets der letzte Schritt sein, den ein Unternehmen geht. Denn beim Einsatz unternehmensfremder Arbeitskräfte treten immer negative Aspekte zutage. Reichen innerbetriebliche Maßnahmen nicht aus, bleibt den Planungsverantwortlichen nichts Anderes übrig, als auf externe Mitarbeiter zurückzugreifen. Aber auch in diesem Fall garantiert eine langfristige Planung den strategisch besten Einsatz der Leiharbeiter. Wer seine Kapazitäten frühzeitig kennt, kann auch früh genug entgegensteuern, um die Produktion zu sichern oder Service-Levels oder Lieferfristen einzuhalten. Auch unter diesem Gesichtspunkt ist es also wichtig, dass Unternehmen proaktiv reagieren und langfristig und bedarfsorientiert planen.
Langfristige Planung
Bedarfsorientierte Jahresurlaubsplanung
Jahresarbeitszeitplanung
Bereichsübergreifender Einsatz
Personalstrukturveränderung
Noch weiter in die Zukunft planen
Unternehmen stehen zunehmend vor der Aufgabe, den Personaleinsatz bestmöglich an volatile Märkte anzupassen und die resultierenden Personalbedarfsschwankungen zu antizipieren. Dabei ist auch eine Vielzahl an mitarbeiterspezifischen, betrieblichen und gesetzlichen Regelungen zu berücksichtigen. Eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Anpassung an Bedarfsschwankungen ist eine ausgewogene Personalstruktur mit einer optimalen Anzahl von Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräften mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodellen und Qualifikationen. Dieser Personalmix erlaubt die kosten- und serviceorientierte Abdeckung etwa von schwankenden Auftragsvolumina und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit. Flexibilität innerhalb der Personalstruktur ist also ein Erfolgsfaktor.
Für Unternehmen ist es deshalb empfehlenswert, sich in der bedarfsangepassten Planung der Kapazitäten nicht auf zwölf bis 18 Monate zu beschränken, sondern möglichst noch weiter in die Zukunft zu planen. Auch Planungen über einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahre sind denkbar und sinnvoll, um in der Zukunft noch besser aufgestellt zu sein und kein Wertschöpfungspotenzial einzubüßen. Für eine so langfristige Planung ist der Ansatz der Kapazitätsplanung des vorhandenen Personals allerdings nicht geeignet.
In der sehr langfristigen Personalplanung ergibt sich der Personalbedarf aus einem Stellenplan. Dabei stellen sich Unternehmen unter anderem folgende strategische Fragen: Ist die geplante Personalstruktur mit den vorhandenen Mitarbeitern zu erreichen? Müssen betriebliche Weiterbildungsmaßnahmen ergriffen werden, um den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern zu decken? Sind eventuell Neueinstellungen notwendig, da die unternehmensinternen Ressourcen für die geplante Personalstruktur nicht ausreichen?
Letztlich geht es darum, Handlungsalternativen in Bezug auf die Personalstruktur aufzuzeigen und diese effektiv zu bewerten. Damit erhalten Unternehmen mehr Handlungsspielraum bezüglich ihrer Personalentwicklung. Diese Betrachtung ist umso wichtiger, je schwieriger es ist, geeignete Mitarbeiter auszubilden oder für das Unternehmen zu gewinnen.
Entwicklung der eigenen Personalstruktur vorantreiben
Welche Handlungsoptionen bestehen in der sehr langfristigen Personalplanung? Eine zentrale Rolle spielt die Qualifizierung und Weiterbildung eigener Mitarbeiter durch Maßnahmen, die sie auf zukünftige Aufgaben vorbereiten. Zu bestimmen sind diese Maßnahmen durch den Abgleich der aktuellen Qualifikationen eines Mitarbeiters mit den zukünftigen Anforderungen. Damit werden nicht nur zukünftige Bedarfe abgedeckt, zugleich werden auch mögliche Entwicklungspfade für Mitarbeiter sichtbar.
Diese Entwicklungspfade und die daran geknüpften Kosten und Zeiträume dienen als Entscheidungsgrundlage für Maßnahmen, die das Unternehmen für einzelne Mitarbeiter plant. Auf Basis der geplanten Weiterentwicklung und einer festgelegten möglichen Fluktuationsquote kann eine Vorhersage über eventuelle Neueinstellungen getroffen werden. Eine realitätsnahe Vorhersage ist umso wichtiger, je schwieriger die Mitarbeitergewinnung ist und je länger die interne Einarbeitung neuer Mitarbeiter dauert. Gerade dann ist die langfristige Planung essenziell und kann maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Mit einer fluiden Personalstruktur und einer agilen Personalentwicklung kann ein Unternehmen nicht nur wertschöpfend arbeiten, sondern auch wertschöpfend wachsen.
Fazit
Industrie 4.0 und Digitalisierung zwingen Unternehmen auch bei der Personaleinsatzplanung zum Blick in die Zukunft, um langfristig die Flexibilität sicherzustellen, die volatile Märkte erfordern. Damit wird die strategische Personalplanung zum essentiellen Bestandteil eines erfolgreichen Workforce Managements. Ein Verzicht darauf kann zu Problemen in der operativen Personaleinsatzplanung führen und damit die Deckung der Bedarfsanforderungen und letztlich den sicheren Geschäftsbetrieb gefährden. Das kostet Unternehmen Geld und bedroht die Wettbewerbsfähigkeit. Daher sollten Unternehmen sich aktiv mit langfristigen und planbaren Veränderungen befassen und frühzeitig eine vorausschauende Planung von Personalbedarf und -kapazitäten beginnen.