Workforce Management für den Mittelstand
Erfahren Sie, wie Sie mit Workforce Management ihre Personalprozesse digitalisieren, Kosten senken und sich im Fachkräfte-Wettbewerb optimal aufstellen.
Der Mittelstand als Erfolgsprinzip für die Zukunft
Der deutsche Mittelstand ist die Stütze der wirtschaftlichen Gesellschaft. Erst kürzlich schrieb das PT-Magazin folgende Huldigung1: „Es gibt nur weniges, was über die Jahrhunderte national und international so nachhaltig segensreich gewirkt hat wie der unternehmerische Mittelstand. Er bezeichnet eine ganze Kulturform, eine Form gesellschaftlicher Selbstorganisation, die von einer Generation an die nächste weitergegeben wird.“ Der Begriff „Mittelstand“ sei genau deshalb auch als Geisteshaltung, als eine Lebenseinstellung und als ein Erfolgsprinzip in viele Sprachen übernommen worden.
Über den „German Mittelstand“ würden Newsweek, Economist, The Guardian und Financial Times, L‘Express, Le Figaro und Le Monde, El Pais, Bloomberg und Harvard Business Review schreiben und den Begriff „Mittelstand“ verwenden. „Der findet sich auch in der arabischen, chinesischen, englischen, französischen, indonesischen, italienischen, japanischen, polnischen, portugiesischen, russischen, spanischen und türkischen Version von Wikipedia.“ Der Mittelstand ist also mehr als eine einfache Kategorisierung. Er ist ein wahres Kulturprodukt, das es zu schützen gilt. Aus diesem Grund muss er auch optimal für die Zukunft gerüstet werden. In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie mittelständische Unternehmen mit digitalem Workforce Management ihre Prozesse optimieren und mehr Wertschöpfung und Wirtschaftlichkeit generieren. Denn Workforce Management ist eine Investition in die Zukunft.
Mittelstand und Digitalisierung
Wie ist der Mittelstand hinsichtlich der Digitalisierung im Allgemeinen aufgestellt? Dazu hat das Research- und Analystenhaus Techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom den Digitalisierungsindex Mittelstand2 erstellt. Es wurden 2.500 Unternehmen unterschiedlicher Branchen zu ihrer Digitalisierungsstrategie befragt. Das Ergebnis: Der deutsche Mittelstand entwickelt sich in eine positive Richtung, jedoch ist noch viel Luft nach oben. Einige Digital Champions haben sich herauskristallisiert, diese Unternehmen würden von großen positiven Effekten sprechen.
In der Studie heißt es dazu: „Ob im Bereich der Kundenbeziehungen, der Produktivität, bei den digitalen Angeboten oder beim Thema IT-Sicherheit und Datenschutz: Überall haben sich die digitalen Vorzeigeunternehmen vom Rest der Unternehmen deutlich abgesetzt und sich im Wettbewerb hervorragend positioniert“. Der Digitalisierungsindex vergibt maximal 100 Punkte hinsichtlich des Status der Digitalisierung in einem Unternehmen. Der deutsche Mittelstand erreichte branchenübergreifend ein Ergebnis von 55 Punkten – drei mehr als noch in der ersten Auflage 2016. Mittlerweile ist bei rund 45 Prozent der mittelständischen Unternehmen das Thema Digitalisierung fest in der Geschäftsstrategie verankert.
Zum Vergleich: 2016 waren es nur 27 Prozent. „Unternehmen sehen, dass sich das digitale Engagement auszahlt, zumal Firmen berichten, dass selbst einzelne digitale Maßnahmen bei Ihnen zu einem digitalen Mehrwert führten“, heißt es in dem Papier. Arbeit in Deutschland rund 1,6 Millionen Pflegekräfte in der Kranken- und Altenpflege sozialversicherungspflichtig beschäftigt. Damit stellt diese Berufsgruppe mehr als ein Viertel der rund 5,9 Millionen Beschäftigten des Gesundheits- und Sozialwesens. Demgegenüber steht jedoch ein immer größer werdender Pflegepersonalbedarf. Die Statistik der Bundesagentur für Arbeit bildet die Personalsituation auf dem deutschen Pflegemarkt daher wie folgt ab: „Vor dem Hintergrund des wachsenden Personalbedarfs in der Alten- und Krankenpflege ist in den letzten Jahren die Zahl der gemeldeten Stellen weiter gestiegen. Im Jahresdurchschnitt 2018 waren 23.900 Stellen für Arbeitskräfte im Bereich der Altenpflege sowie 15.700 Stellen im Bereich der Krankenpflege vakant.
Digitalisierungshemmnisse ganzheitlich überwinden
Eine repräsentative Analyse von KfW Research3 zeigt ein ähnliches Bild. Demnach haben rund 30 Prozent der mittelständischen Unternehmen Digitalisierungsprojekte abgeschlossen – vier Prozent mehr als noch im Jahr zuvor.
Der Trend im Mittelstand geht in die richtige Richtung. „Die künftige Wettbewerbsfähigkeit des deutschen Mittelstands hängt in erheblichem Umfang davon ab, dass ihm die Digitalisierung gelingt und moderne, zukunftsfähige Geschäftsmodelle entstehen. Unsere aktuelle Analyse zeigt, dass sich hier einiges in die richtige Richtung bewegt”, sagt Dr. Jörg Zeuner, Chefvolkswirt der KfW Bankengruppe dazu.
Es gelte, bestehende Digitalisierungshemmnise wie fehlende IT-Kompetenzen der Arbeitnehmer, die mangelnde Qualität der Internetverbindung, ungelöste Fragen der Datensicherheit und des Datenschutzes oder Probleme bei der Anpassung der Unternehmens- und Arbeitsorganisation weiter abzubauen. Und gerade wenn über das Thema Personalmanagement gesprochen wird, ist es wichtig, die Fragen der Datensicherheit, der Investitionssicherheit und der Prozessoptimierung ganzheitlich zu betrachten. Dort in die Digitalisierung zu investieren, kann eine richtige Entscheidung sein, um in der Zukunft unternehmensweit gut aufgestellt zu sein.
Und vor allem im Mittelstand, der enorm von Personalressourcen getrieben ist, sollte die Investition in das wichtige Kapital Arbeitskraft und Arbeitszeit wohl überlegt sein.
Der Mittelstand und Workforce Management
Im deutschen Mittelstand ist kein Tool so omnipräsent wie Excel. Laut einer aktuellen Studie von Capterra4 ist das Tabellenprogramm unangefochten auf Platz eins der eingesetzten digitalen Hilfsmittel bei mittelständischen Unternehmen. Geht es um Workforce Management und gerade um das Thema Zeiterfassung oder Personaleinsatzplanung, sind komplexe Excel-Tapeten, die manuell gestaltet, gepflegt und aktualisiert werden müssen, oft keine Seltenheit. Diese Form der Protokollierung ist nicht nur aufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig und für alle Stakeholder intransparent.
Das Ziel solcher Tabellen ist es häufig, papierbasierte Prozesse wie Urlaubsanträge und Stundenzettel sowie Einsatzpläne zu konsolidieren und weiterzuverarbeiten. Doch die Frage, die sich stellt: Ist ein solches Workforce Management noch zeitgemäß? Viele Unternehmen aus dem Mittelstand wissen mittlerweile, dass es bessere Alternativen gibt. Alternativen, die Transparenz, minimalen Aufwand bei maximalem Ertrag und Rechtsicherheit bieten können.
1 www.pt-magazin.de/de/gesellschaft/deutschland/warum-der-german-mittelstand-%E2%80%A6_jv2cbraf.html
2 www.digitalisierungsindex.de/studie/gesamtbericht-2018/
3 www.kfw.de/KfW-Konzern/Newsroom/Aktuelles/Pressemitteilungen-Details_514753.html
4 www.capterra.com.de/blog/640/digitalisierungstrends-in-deutschen-kmu-2019
EuGH-Urteil und DSGVO rechtssicher abbilden
Nicht erst seit dem wegweisenden EuGH-Urteil sind gesetzliche Rahmenbedingungen ein wichtiges Thema, wenn es um Personalprozesse geht. Die Abbildung von Gesetzen, Tarifen und Betriebsvereinbarungen steht bei einem modernen Workforce Management immer als wichtiger Punkt im Fokus. Kann ein System die DSGVO komplett abdecken? Werden Mindestlohnregularien automatisch eingehalten und vor allem auch rechtssicher dokumentiert? Wird auf Ruhezeitverletzungen oder Überschreitung der maximalen Arbeitszeiten automatisch hingewiesen?
Komplexe Überwachungsmechanismen können von einem manuellen Arbeitszeitmanagement, beispielsweise über die altbekannte Excel-Tapete, nicht geleistet werden. Der administrative Aufwand steigt ins Unermessliche, ebenso wie das Fehlerrisiko. Eine intelligente Workforce Management Lösung, die Prozesse und Organisationsstrukturen flexibel, effizient und mitarbeiterfreundlich macht, sorgt für genau das Gegenteil. Sie reduziert die adminstrativen Aufgaben von HR auf ein Minimum und schafft Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
Gleichzeitig werden Fehlerquellen reduziert, was die Zufriedenheit der Mitarbeiter in gleichem Maße erhöht. Denn fehlerhafte Lohnabrechnungen aufgrund von falsch bewerteten Arbeitszeiten oder etwaiger Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
Potentiale von digitalem Workforce Management
Ein leistungsfähiges, digitales Workforc Management schafft Personalmanagement auf Knopfdruck. Für Mitarbeiter werden Prozesse einfacher und transparenter. Führungskräfte haben einen dedizierten Überblick über Salden, Fehlzeiten sowie Überstunden ihrer Mitarbeiter und können hier bei Bedarf proaktiv steuern. Diese Transparenz liefert aussagekräftige Entscheidungsgrundlagen für die gesamte Unternehmensführung. Aufwände bei der Datenpflege und Routinearbeiten werden minimiert. Es bleibt unterm Strich mehr Zeit für die strategische Steuerung und Entwicklung der Mitarbeiter. Und Zeit ist sprichwörtlich Geld.
Self Services für mehr Transparenz und Eigenverantwortung
Ein kurzes Beispiel: Die Personalabteilung wirdregelmäßig mit unnötigen Fragen konfrontiert, um Auskunft über Saldenstände zu geben, vergessene Zeitbuchungen nachzutragen und Urlaubsanträge zu verwalten. Das beansprucht wertvolle Zeit, die für wichtige Aufgaben fehlt. Gerade hier profitieren mittelständische Unternehmen von der proaktiven Einbindung ihrer Mitarbeiter in zeitwirtschaftliche Prozesse via Self Services. Mithilfe eines digitalen Mitarbeiterportals wird die gesamte Belegschaft mit den nötigen Informationen versorgt. Das entlastet die Personalabteilung.
Die wertvolle Ressource Arbeitszeit muss so effizient wie möglich eingesetzt werden
Beispielweise können Mitarbeiter bei Urlaubsanträgen ihre Urlaubssalden selbst einsehen und anschließend die nötigen Anträge an den Vorgesetzten stellen. Und das völlig digital. Nach der Genehmigung wird das Ergebnis vollautomatisch in die Zeitwirtschaft sowie die Personaleinsatzplanung übernommen und steht Planern und Entscheidern in Echtzeit zur Verfügung. Darüber hinaus können neben der Änderung von Stammdaten, dem Nachtragen von vergessenen Zeitbuchungen und dem papierlosen Fehlzeitenantrag sämtliche Auswertungen, Überstundensalden, Fehlzeitenkalender oder Monatsberichte vom Mitarbeiter selbst abgerufen werden. Das schafft Transparenz und gibt jedem Mitarbeiter Überblick über die persönlichen Informationen rund um ihre Arbeitszeit.
Vernetzte Systeme machen HR-Prozesse effizienter
Personalkosten sind im Mittelstand ein kritischer Erfolgsfaktor. Um im Preiskampf mit dem Wettbewerb bestehen zu können, muss die wertvolle Ressource Arbeitszeit so effizient wie möglich genutzt und schonend eingesetzt werden. Zwingende Voraussetzung ist ein bedarfsoptimierter Personaleinsatz. Besonders Schichtbetriebe haben einen erhöhten, bereichsübergreifenden Bedarf an Personal mit verschiedenen Qualifikationen und Präferenzen.
Mittelständler können sich Fehlplanungen oder unnötige Leerlaufzeiten nicht erlauben. Genauso sind teure Überstunden zu vermeiden. Die intelligente Verknüpfung von Zeit, Kosten und Kompetenzen ist hierbei Voraussetzung für eine erfolgreiche Schichtplanung. Dabei ist es notwendig, dass die Personaleinsatzplanung auf die Daten der Zeitwirtschaft zurückgreift. Fehlzeiten, Zeitmodelle und Restriktionen jedes einzelnen Mitarbeiters werden berücksichtigt. Und der Planer bekommt proaktiv Warnungen, sollten einmal Unstimmigkeiten vorliegen.
Digitalisierung im Mittelstand: Whitepaper downloaden und Personalprozesse modernisieren.
Kosten reduzieren und Zeit einsparen
Konkrete Mehrwerte von digitalem Workforce Management
1. Zeitersparnis
Bis zu 40 Prozent der administrativen Aufgaben in der Personalabteilung bestehen aus Tätigkeiten rund um Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Standardauswertungen oder Datenpflege. Mit einem digitalen Workforce Management System, speziell zugeschnitten auf die Anforderungen im Mittelstand, lassen sich diese Routinetätigkeiten drastisch vereinfachen, zeitlich optimieren und teilweise völlig automatisieren.
2. Kostenersparnis
Digital konsolidierte Daten, die sinnvoll gesteuerten Berechtigungsstrukturen unterliegen, minimieren die vorhandene Zettelwirtschaft bzw. manuell geführte Exceltabellen. Der Papierverbrauch sinkt, die Datentransparenz steigt. Der größte Kostenvorteil von digitalem Workforce Management in mittelständischen Unternehmen besteht in der optimierten Arbeitszeit von gut bezahlten Fach- und Führungskräften. Diese können sich nach Einführung der Lösung auf wesentlich wichtigere bzw. strategischere Themen wie Mitarbeiterrekrutierung oder -bindung fokussieren.
3. Mehr Transparenz
Für alle Stakeholder wird mehr Transparenz geschaffen und das bei gleichzeitig minimierter Fehlerhäufigkeit. Zukunftsfähiges Workforce Management folgt gemeinsam festgelegten Prozessen, anders als beispielsweise in Excel, wo Prozesse immer der Individualität des Bearbeiters unterliegen. Die meist gesetzlich oder tariflich festgelegte Definition von Zeitmodellen, Fehlzeiten und Zuschlagskalkulationen im Zusammenspiel mit abrechnungsrelevanten Bestimmungen ermöglicht eine transparentere Arbeitsweise aller Beteiligten. Eine Workforce Management Software verringert das Fehlerrisiko vor allem bei Tätigkeiten wie Urlaubsplanung, Arbeitszeit und Überstundenerfassung sowie bei Zeitkorrekturen und Saldenberechnungen. Gleichzeitig schafft sie in der gesamten Belegschaft mehr Transparenz und Selbstbestimmung rund um die Arbeitszeit in der gesamten Belegschaft.
Fazit
Im Einstieg dieses Whitepapers wurde bereits erwähnt, wie wichtig der Mittelstand für unsere
Wirtschaft ist. Dort hieß es: Der Mittelstand ist mehr als eine einfache Kategorisierung. Er ist
ein Kulturprodukt, dass es zu schützen gilt. Aus diesem Grund muss er auch optimal für die
Zukunft gerüstet werden.
Die Lösung hierfür, zumindest, wenn es um das Personalmanagement geht, ist digitales Workforce Management. Doch wichtig zu erwähnen bleibt: Prozesse dürfen nicht blind digitalisiert, sondern müssen ganzheitlich auf den Prüfstand gestellt werden.
Folgende Fragen müssen sich Unternehmen, auch mit Hinblick auf grundlegende Meilensteine wie das EuGH-Urteil, stellen.
- Wie kann die Erfassung von Zeiten optimiert werden?
- Sind tatsächlich mehrere Datensilos notwendig oder ist eine einheitliche Systemlandschaft nicht doch die bessere Lösung?
- Sind alle personenbezogenen Daten nach DSGVO-Kriterien geschützt?
- Können unternehmensrelevante Kennzahlen einfach und auf Knopfdruck abrufbar gemacht werden?
- Und sind die Mitarbeiter in Prozesse rund um ihre eigene Arbeitszeit effizient integriert?
Für Unternehmen sind die Einsatzbereitschaft und die Zufriedenheit der eigenen Mitarbeiter wichtige Erfolgsfaktoren. Diese mit unternehmensrelevanten Zielen in Einklang zu bringen, muss das Ziel für Betriebe aller Größen und Branchen sein, um effizient in Zukunft wirtschaften zu können. Gerade deshalb ist die Investition in digitales Workforce Management eine Investition in die Zukunft.