Arbeitszeiterfassung

Wiki Schmuckbild 8 Mann sitzt in einem Konferenzraum und arbeitet an einem Laptop

Arbeitszeiterfassung:
Was ist das eigentlich?

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man die korrekte Erfassung der geleisteten Arbeitszeit. Dabei dokumentieren Mitarbeiter den Beginn und das Ende der Arbeitszeit für den jeweiligen Tag. Auch Pausenzeiten können so minutengenau erfasst werden. Die Erfassung bildet die Grundlage für die Bewertung der Arbeitszeiten und eine entsprechend korrekte Lohnberechnung.

Arbeitszeiterfassung Gesetz:

Welche Regeln gelten?

Momentan gibt es keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung.

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt insofern nur die Höchstarbeitszeit an Arbeitsstunden pro Tag bzw. die Höchstarbeitszeit pro Woche. Allerdings besagt § 16 ArbZG, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, „die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Schon heute verpflichtend, Mehrarbeit bzw. Überstunden aufzuzeichnen und zu dokumentieren.

Mit dem Urteil des europäischen Gerichtshofes (EuGH) zur Zeiterfassungspflicht könnte sich dies jedoch bald ändern – und stellt dann auch spezielle Arbeitszeitmodelle, wie beispielsweise Vertrauensarbeitszeit, in der Umsetzung vor eine Herausforderung. Und wer kontrolliert die Einhaltung dieses Gesetzes? Auch das ist klar geregelt in § 17 ArbZG.

Dort heißt es: „Die Einhaltung dieses Gesetzes und der auf Grund dieses Gesetzes erlassenen Rechtsverordnungen wird von den nach Landesrecht zuständigen Behörden (Aufsichtsbehörden) überwacht.“  Das können in der Regel die jeweiligen Gewerbeaufsichtsämter sein.

Pflicht zur Zeiterfassung:

Was besagt das EuGH-Urteil?

Am 14. Mai 2019 urteilten die Richter des Europäischen Gerichtshofes, dass die EU-Staaten die ansässigen Arbeitgeber dazu verpflichten sollen, alle Arbeitszeiten in „einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System“  zu dokumentieren. Das Ziel soll sein, dass „die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann“.

Nur so könne der Arbeitnehmerschutz hinsichtlich Höchstarbeitszeiten gewährleistet werden. Das Gericht stellt die EU-Staaten damit vor die Aufgabe, das Urteil in nationales Recht zu überführen. Eine konkrete Umsetzungsvorgabe wird dabei nicht vorgeschrieben. Es bleibt also die Frage, ob und wann eine elektronische Zeiterfassung Pflicht wird.

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Ab wann ist Zeiterfassung Pflicht?

Ab wann Zeiterfassung zur Pflicht wird, wie es das EuGH-Urteil formuliert, ist von den EU-Richtern nicht vorgeschrieben. Bis das Urteil durch eine Neuregelung des Bundesarbeitsministeriums in nationales Recht umgewandelt ist, gilt die aktuelle Rechtslage weiter. Auch wenn es Arbeitsgerichte gibt, die in ihren Urteilen bereits heute die Pflicht zur Erfassung von Arbeitsstunden gemäß EuGH-Urteil als gegeben ansehen. Über § 16 Arbeitszeitgesetz hinaus gibt es noch besondere Fälle, in denen die Erfassung der Arbeitszeit Pflicht ist. 

Sonderfall Mindestlohngesetz

Gemäß § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) sind Arbeitgeber bereits heute dazu verpflichtet Arbeitszeiten zu erfassen, wenn Mitarbeiter geringfügig beschäftigt sind oder wenn sie einem Wirtschaftszweig tätig sind, der in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt wird. Dazu zählen u.a.: 

  • Baugewerbe,
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Messebau
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe

In diesen Fällen „muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufbewahren.“5

Grafik zu den Regelungen beim Mindestlohn bezüglich der Arbeitszeiterfassung

Regelungen beim Mindestlohn

Sonderfall Straßentransport

Auch im Straßentransport gilt gemäß § 21a ArbZG die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten – beispielsweise für LKW-Fahrer. Dort heißt es, der Arbeitgeber sei verpflichtet, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen seien mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der Arbeitgeber müsse zudem auf Verlangen des Arbeitnehmers eine Kopie der Aufzeichnungen aushändigen. 

Sonderfall Offshore-Tätigkeiten

In der Verordnung über die Arbeitszeit bei Offshore-Tätigkeiten (Offshore-ArbZV), also beispielsweise bei der Arbeit auf „sonstigen Anlagen auf See“ gilt: „Der Arbeitgeber ist abweichend von § 16 Absatz 2 Satz 1 des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit sowie den Ausgleich der Mehrarbeit über acht Stunden und die Ersatzruhetage für Sonntags- und Feiertagsbeschäftigung täglich aufzuzeichnen.“ 

Sonderfall Seearbeit

Eine spezielle Regelung gilt für „die Arbeits- und Lebensbedingungen von Seeleuten an Bord von Kauffahrteischiffen, die die Bundesflagge führen“  – dazu zählen Handelsschiffe und Kreuzfahrtschiffe. Dazu besagt § 50 des Seearbeitsgesetzes (SeeArbG), dass auf jedem Schiff Arbeitsnachweise zu führen seien, aus denen gesondert für jedes Besatzungsmitglied die täglichen Arbeitszeiten und Ruhezeiten zu ersehen seien9. Demnach besteht auch hier eine Pflicht zur Zeiterfassung. 

Sonderfall Fleischwirtschaft

Im Gesetz zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten in der Fleischwirtschaft (GSA Fleisch) ist ebenfalls eine Zeiterfassung-Pflicht vorgegeben. Diese Ausgestaltung kommt den Vorgaben des EuGH-Urteils schon sehr nahe. Dort heißt es im Wortlaut: 

„Die Pflichten zum Erstellen von Dokumenten nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes, § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und § 17c Absatz 1 des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden dahingehend abgewandelt, dass Arbeitgeber und Entleiher verpflichtet sind, den Beginn der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer jeweils unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und diese Aufzeichnung elektronisch aufzubewahren.“10

Welche Modelle der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Viele Unternehmen erfassen bereits heute die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter – eventuell auch schon über ein Zeiterfassungssystem. Inwiefern die Arbeitszeiterfassung im Gesetz verankert wird, bleibt aber noch offen. Wie wird Zeiterfassungspflicht zukünftig aussehen? Wird elektronische Zeiterfassung Pflicht? Oftmals wurde ja auch von der Stempeluhr Pflicht gesprochen.

Das sind Fragen, die es noch zu beantworten gilt. Ein mögliches Szenario könnte sein, dass es den Arbeitgebern weiterhin selbst überlassen bleibt, wie sie Arbeitszeiten erfassen, solange die Vorgaben gesetzeskonform umgesetzt werden.

Folgende Arbeitszeiterfassung Modelle haben sich dabei in der Praxis etabliert: 

  • Stundenzettel: Der Mitarbeiter notiert auf einem ausgedruckten Zettel seine Arbeitszeiten, eventuelle Überstunden und Pausenzeiten und übergibt sie an die Personalabteilung. Dort müssen die Zeiten händisch in das Zeitwirtschaftssystem übertragen, bewertet und an das Lohn- & Gehaltssystem gespielt werden.
  • Stempelkarte: Mit einer Stempelkarte erfasst der Mitarbeiter an einem entsprechenden Stempelgerät seine Zeiten und auch seine Ruhepausen. Auch diese erfassten Zeiten müssen von der Personalabteilung übertragen werden.
  • Excel-Tabelle: Der Mitarbeiter trägt seine Arbeitszeiten in eine Excel-Tabelle ein und führt so seinen Arbeitszeitnachweis. Diese kann entsprechende Vorgaben, beispielsweise für Überstunden automatisch übernehmen und ausweisen.
  • Desktop & Smartphone: Über seinen Desktop-PC oder ein Smartphone „stempelt“ der Mitarbeiter ein und aus. Vorteil: Ist das digitale Arbeitszeiterfassungssystem voll in die unternehmenseigene IT-Landschaft integriert, werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch an die Zeitwirtschaft übertragen, bewertet und zur Lohnabrechnung weitergeleitet. Die Aufwände sinken gegen Null.
  • Telefon: Der Mitarbeiter wählt eine entsprechende Nummer und „stempelt“ sich so ein und aus.
  • Terminal: An einem Terminal erfasst der Mitarbeiter mittels Karte, Chip oder Transponder seine Zeiten, die dann vom Terminal automatisch an die Zeitwirtschaft übertragen werden können.

Welche Vorteile hat eine Arbeitszeiterfassung?

Im Zuge des EuGH-Urteils wurde oft befürchtet, dass die neue Arbeitszeitrichtlinie für Unternehmen zum Nachteil wird – von einer Rückkehr zur Stechuhr war oftmals die Rede. Und einer Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten, die Flexibilität und Vertrauensarbeitszeit verhindert. Dazu wird die Erfassung der Arbeitszeiten oft auch von Mitarbeitern als negativ angesehen, da sie fürchten, „kontrolliert“ zu werden.

Die digitale Arbeitszeiterfassung bringt aber sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer spürbare Vorteile mit sich. Dazu zählen:

  • Höchste  Transparenz über Arbeitszeiten und Zeitsalden für Mitarbeiter und Management
  • Pünktliche und korrekte Lohnabrechnung
  • Sichere  Umsetzung gesetzlicher Regelungen 
  • Einfaches  Management von Fehlzeiten und Abwesenheiten 
  • Fundierte Datengrundlage für unternehmensrelevante Entscheidungen

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz

Bei der Erfassung von Arbeitszeiten werden personenbezogene Daten verarbeitet, wodurch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) greift. Gerade dem Schutz von personenbezogenen Daten muss eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden. Daher müssen zwingend Schutzmaßnahmen wie beispielsweise Zugangskontrolle, Weitergabekontrolle oder auch Eingabekontrolle berücksichtigt und eingehalten werden. 

Die tatsächliche Compliance einer Zeiterfassung mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist mittels Customizing und gesetzeskonformer Prozesse unternehmensspezifisch sicherzustellen.

Auf die Frage „Wer darf die Daten zur Zeiterfassung einsehen?“ muss klar geantwortet werden: Nur Mitarbeiter mit einer entsprechenden Berechtigung. Zudem dürfen Daten, die zur Erfassung der Arbeitszeit erhoben werden nicht für andere Zwecke eingesetzt oder verarbeitet werden11.

Zusammenfassung

  • Eine allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in den meisten Fällen noch nicht
  • Für bestimmte Branchen gibt es aber Sonderregelungen, die beachtet werden müssen
  • Mit dem EuGH-Urteil aus dem Jahr 2019 wird eine Verpflichtung zur Zeiterfassung bald auch in Deutschland gesetzlich verankert werden
  • Die Umsetzung kann durch verschiedene Arbeitszeiterfassungsmodelle durchgeführt werden – vom Stundenzettel bis zur mobilen Anwendung
  • Alle Daten rund um die Arbeitszeiterfassung müssen gemäß DSGVO geschützt werden

Quellen: 
S.59, Ulber, Daniel: Vorgaben des EuGH zur Arbeitszeiterfassung HSI-Schriftenreihe, Frankfurt am Main
11 Wie verhalten sich Arbeitszeiterfassung und Datenschutz zueinander?

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    Dominik Laska-Eschelbach
    Autor
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