Kapazitätsplanung

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Kapazitätsplanung Definition

Kapazitätsplanung oder auch Kapa-Planung bezeichnet die optimale Verteilung aller vorhandenen Ressourcen auf die benötigten Kapazitätsbedarfe (oftmals auch Ressourcenplanung). Dazu zählt auch die langfristige Planung der Mitarbeiter. Dabei geht es darum das verfügbare Personal mit den Personalbedarfen in Einklang zu bringen, um einen möglichst flexiblen und kostenoptimierten Personaleinsatz bei größtmöglicher Auslastung sicherzustellen.

Strategische Kapazitätsplanung 

Bei der strategischen Kapazitätsplanung liegt der Fokus auf langfristigen Zeiträumen und ist ein entscheidendes Element im Ressourcenmanagement. Das schafft einerseits Planungssicherheit für Unternehmen und Mitarbeiter, andererseits kann bei der strategischen Kapazitätsplanung frühzeitig auf Unter- oder Überdeckungen reagiert werden, um Engpässe oder Überkapazität auszugleichen. 

Kapazitätsplanung Beispiel 

Wie kann dies nun in der Praxis aussehen? Dafür gehen wir einmal ein kurzes, fiktives Beispiel aus der Produktionsbranche durch. Bei der Kapazitätsplanung Produktion spricht man generell davon, „die vorhandenen Aufträge mit der zur Verfügung stehenden Kapazität (Normalkapazität) bezogen auf die Termine und die Anlagen abzuwickeln, bzw. bei Bedarf die Schaffung erweiterter Kapazitäten zu veranlassen.“ 1

Wiki Kapazitätsplanung Beispiel Grafik

So kann ein Kapazitätsplanung exemplarisch aussehen

Ein Produktionsleiter hat nach erfolgter Personalbedarfsermittlung 200 Stunden für Woche X zu verplanen. Seine verfügbare Personalkapazität in diesem Kapazitätsplanung Beispiel beträgt jedoch nach Abzug von Abwesenheitsquote und Krankheitsquote 220 Stunden. Dementsprechend kann er hier beispielsweise die Urlaubsquote anheben, um die Überdeckung auszugleichen. Anders sieht es jedoch in Woche Y aus. Dort muss er aufgrund einer hohen Anzahl an Aufträgen 350 Stunden verplanen, er hat jedoch nur eine Kapazität von 250 Stunden. Daher senkt er die Urlaubsquote auf ein Minimum. Doch ihm fehlt immer noch Personal, um die Unterdeckung auszugleichen. Daher beschafft er sich die benötigten Ressourcen aus einer anderen Abteilung, die in eben dieser Woche eine Überdeckung zu verzeichnen haben.

Wann ist Kapazitätsplanung geeignet? 

Generell bietet sich eine Kapazitätsplanung oder Kapa-Planung für Unternehmen an, die beim Planen des Personals mit großen Schwankungen zu rechnen haben. Beispielsweise bei unbeständigen Auftragslagen in volatilen Märkten (Kapazitätsplanung Produktion) oder schwankenden Besucher- und Kundenströmen (Kapazitätsplanung Handel) oder zur Optimierung von Liefergruppen oder des Lieferstroms (Kapazitätsplanung Logistik).

Aber auch Krankenhäuser können mit der Kapazitätsplanung Mitarbeiter langfristig so verplanen, sodass sich die Dienstplanung an den vorgegebenen Bedarfen orientiert und so eine optimale Auslastung der vorhandenen Kapazitäten gewährleistet ist – für ein patientenorientiertes Arbeiten. Ebenso ist die Kapazitätsplanung für Projektleiter, Teamleiter oder generell im Projektmanagement ein entscheidendes Tool, um Ressourcen und Fähigkeiten in der Projektplanung so zu verteilen, dass die Aufgaben der Teammitglieder effizient geplant werden können.

Wiki Kapazitätsplanung Diese Faktoren sind für eine Kapazitätsplanung wichtig

Bei der Kapazitätsplanung geht es darum vorhandenen Kapazitäten mit dem Arbeitsaufkommen in Einklang zu bringen

Welche Vorteile bietet Kapazitätsplanung?

  • Umfassender Überblick über die verfügbare Brutto- und Netto-Kapazität
  • Integrierte Abwesenheits- und Krankheitsraten der Mitarbeiter
  • Personalbedarf und Abweichungen sind auf einen Blick sichtbar
  • Unterstützung von Team-, Bereichs- und unternehmensweiter Planung
  • Steigerung der Planungsqualität durch vorausschauenden Kapazitätsabgleich
  • Kosten-, Service- und Umsatzoptimierung durch qualifizierte, langfristige Planung je nach Ressourcenanforderung
  • Präzise Urlaubsplanung durch Abstimmung mit dem Personalbedarf
  • Schlanke und effiziente Prozesse dank integriertem Datenbestand

Wie wird die Kapazitätsplanung durchgeführt? 

Für eine optimale Kapazitätsplanung besteht vollkommene Transparenz über die benötigten Personalbedarfe. Dies geschieht über die vorgelagerte Personalbedarfsermittlung. Ist dies erfolgt, sieht der Planer die verfügbare Brutto-Kapazität (vorhandene Mitarbeiter) und die benötigte Kapazität (zu verplanende Stunden). Diese Transparenz über Abweichung ist die Grundlage für die Einleitung von Gegenmaßnahmen und die Erstellung eines langfristigen Einsatzplans. 

Für eine optimale, strategische Kapazitätsplanung wird nun noch eine Abwesenheitsquote abzüglich einer statistischen Krankheitsquote mit einbezogen. Das ist die Grundlage für die bedarfsorientierte Urlaubsplanung. So erhält der Planer die realistische Abweichung zwischen benötigter Kapazität und vorhandener Netto-Kapazität (Brutto-Kapazität minus Abwesenheits- und Krankheitsquote). Nun können diese Abweichungen beispielsweise durch das Erhöhen oder Senken der Abwesenheitsquote oder durch einen bereichsübergreifenden Personaleinsatz frühzeitig ausgeglichen werden. 

Die Vorteile von bedarfsoptimiertem Personaleinsatz zusammengefasst? Überzeugen Sie sich von den Praxisbeispielen unserer Kunden aus der Produktion.

Worauf kommt es bei der Kapazitätsplanung besonders an?

Um eine ideale Kapazitätsplanung durchführen zu können, braucht es einige Voraussetzungen und Anforderungen, die hier kurz und knapp erläutert werden. Denn nur dann kann mit einer Software fundiert über einen langfristigen Zeitraum analysiert und agiert werden. Dazu zählen u.a.: 

  • Detaillierte Auskunft über die benötigten Bedarfe als Grundlage
  • Feingranulare Übersicht über vorhandene Kapazitäten
  • Langfristige Betrachtungsweise, um strategisch zu handeln
  • Transparente Datenbasis, auch bereichsübergreifend, um flexibel planen zu können

Quellen: 
Repetico | Kapazitätsplanung
Heise: Vier Grundsätze der Kapazitätsplanung

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    Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen.

    Dominik Laska
    Dominik Laska-Eschelbach
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