Warum die Corona-Krise eine Chance für Unternehmen sein kann

Die Art und Weise, wie, wo und wann wir arbeiten erlebt einen Umbruch – New Work ist das Gebot der Stunde. Zum einen reformiert die Digitalisierung die Gestaltung unseres Arbeitsalltags, zum anderen findet ein gesellschaftlicher Wertewandel statt. New Work, das steht vor allem für die Flexibilisierung des Berufslebens. Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich flexibler und selbstbestimmter zu arbeiten. Konzepte wie neue Arbeitszeitmodelle, Mitarbeiterintegration, Home Office, mobiles Arbeiten und Remote Work gewinnen daher zunehmend an Bedeutung. Wirft man jedoch einen Blick auf die deutsche Arbeitswelt, wurden diese Entwicklungen bisher nur zögerlich in die Tat umgesetzt. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung aus dem Jahr 2018 gewährten lediglich 26 Prozent der befragten Unternehmen ihren Mitarbeitern mobiles Arbeiten. 15 Prozent davon ermöglichten dabei sowohl das Arbeiten von Zuhause als auch von Unterwegs. Mit den aktuellen Ereignissen vor Augen dürften diese Zahlen jedoch drastisch gestiegen sein. Das Corona-Virus fungiert als Wegbereiter einer der größten Arbeitsplatztransformationen der Geschichte. Nicht nur in Deutschland – sondern weltweit - wurden Millionen von Arbeitnehmern aufgrund der Ansteckungsgefahr durch Covid-19 ins Home Office entsandt.

Home Office – eine Dauerlösung?

Vor der Krise standen viele Unternehmen der Heimarbeit kritisch gegenüber. Die größten Sorgen waren Kontrollverlust, geringere Produktivität und weniger Motivation der Mitarbeiter in den eigenen vier Wänden. Mehrere Studien belegen jedoch das Gegenteil. Mitarbeiter, denen agile Arbeitsformen offen stehen, sind zufriedener und produktiver. In diesem Sinne stellt sich die Frage, in welche Richtung sich die Arbeitswelt nach Ende des unfreiwilligen Massen-Home-Office-Experiments entwickeln wird. Viele Experten sind sich sicher: Home Office ist gekommen um zu Bleiben.

Die Erfahrungen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber während der Krise sammeln, werden in Zukunft zu einer höheren Akzeptanz und Nutzung von mobilen Arbeitsmodellen führen. Betriebe sehen sich derzeit jedoch nicht nur mit den Potenzialen der Arbeitsflexibilisierung, sondern auch mit neuen Herausforderungen konfrontiert, denn viele Unternehmen sind technisch noch nicht auf ein dezentrales Workforce Management vorbereitet. Zu diesen Herausforderungen zählt u.a. die Möglichkeit, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern auch dann zu erfassen, zu planen und zu bewerten, wenn diese nicht vor Ort sind. Self Services, web-basierte Mitarbeiterportale oder mobile Apps. über die Mitarbeiter selbstständig auf wichtige Informationen zugreifen, Genehmigungsprozesse initiieren oder sich z.B. am Dienstplanungsprozess beteiligen können, eignen sich sehr gut, um Effiziente Lösungen zu schaffen.

Self Service Tools schaffen Freiräume 

Self Service Tools erlauben Mitarbeitern nicht nur ein digitales, mobiles Stempeln, sondern bieten zahlreiche Möglichkeiten zur aktiven Mitgestaltung ihrer Arbeitszeit. So können Arbeitnehmer über elektronische Workflows von jedem Endgerät aus Urlaubs-Genehmigungsprozesse starten, Dienstreisen beantragen oder ihre Dienstpläne sowie Zeit- und Urlaubssalden abrufen. Integrierte Wunschdienstpläne und Tauschbörsen verbessern die Transparenz und Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Vorgesetzten, Einsatzplanern und HR. Sie können sogar dem Gefühl der Isolation während der Krisenzeit durch aktive Mitarbeiterintegration entgegenwirken. Zusätzlich reduziert die Anzeige individueller Saldenstände in Echtzeit administrative Routine-Tätigkeiten im HR.

Self Services schaffen daher neue Freiräume für alle Beteiligten. Während HR, Vorgesetzte und Planer wesentlich entlastet werden, erhält der Mitarbeiter Transparenz über das Prozess-Geschehen und die Möglichkeit zur aktiven Einflussnahme. Diese Form der Selbstbestimmung und Integration trägt zu einer ausgeglicheneren Work-Life-Balance sowie zu mehr Zufriedenheit und Motivation am Arbeitsplatz bei. Gleichzeitig fallen Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen weg. Unterschiedliche Informationsstände und Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an, Prozesse werden durch den Wegfall von Systemübergängen beschleunigt.

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Das Staff Center als Web-Anwendung oder die Mobile Workforce Management App ermöglichen Mitarbeitern den Zugriff und die Organisation ihrer Arbeitszeitgestaltung und Einsatzplanung ganz einfach am PC.  Im Home Office oder auch unterwegs vom Smartphone. Mitarbeiter können ihre Zeitdaten selbst erfassen und verwalten, Fehlzeiten beantragen, Arbeitszeitsalden oder Einsatzpläne abrufen, aber auch Arbeitszeitwünsche eingeben und Dienste mit Kollegen tauschen. Alle Funktionen, Workflows und Anzeigen sind grafisch aufbereitet, individuell anpassbar und ohne Schulung zu bedienen.

So werden Mitarbeiter durch mehr Selbstverantwortung motiviert und Personalplaner, Vorgesetzte und HR entlastet. Die Erfahrung bestätigt, dass sich allein im Prozess der Abwesenheitsplanung administrative Aufwände bis zu 80 Prozent reduzieren lassen. Denn über die Anwendungsfall-basierte Menüführung lassen sich Workflow Prozesse wie der Urlaubsantrag vom Mitarbeiter ganz einfach starten, ggf. auch zurücknehmen oder ändern. Vorgesetzte können per Push-Nachricht auf mehreren Endgeräten in einem persönlichen Mitteilungsbereich, der automatisch aktualisiert wird, über Antragseingänge und Änderungswünsche informiert werden.  

Auch Hinweise zu besonderen Situationen-  beispielsweise zu viele Überstunden oder Verstöße gegen die Kernarbeitszeit -  erfolgen automatisch und machen ein frühzeitiges Eingreifen möglich. Anträge können mit nur einem Mausklick bearbeitet werden, wobei Mitarbeiter und Vorgesetzte alle für sie relevanten Salden stets im Blick haben. Auch auf individuelle Reportings oder Ad Hoc Abfragen wie eine Jahresurlaubsübersicht kann jederzeit zugegriffen werden. Das bedeutet Transparenz, effizientere Prozesse für Mitarbeiter und Führungskräfte sowie Mitarbeiterintegration, die Spaß macht!

Unser Fazit

Die Corona-Krise wird das Workforce Management nachhaltig verändern. Flexible Arbeitszeitgestaltung und innovative Arbeitszeitkonzepte werden eine immer stärkere Rolle spielen und deren Umsetzung maßgeblich zur Arbeitgeberattraktivität beitragen. Für viele Unternehmen bedeutet dies, die eigenen Workforce Management Prozesse zu analysieren, zu hinterfragen und zu optimieren. Denn wenn die Corona-Krise eines gezeigt hat, dann das Veränderungen oft unverhofft eintreten, wir ihnen aber nicht unvorbereitet begegnen müssen.

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Über den Autor

Anil Yildirim

Functional Head of Product Marketing

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