Dienstplan

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Was ist ein Dienstplan?

Dienstplan Defintion

Die Dienstplan Definition beschreibt diesen als ein Instrument der kurzfristigen Personalplanung in Unternehmen. Er ordnet jedem Arbeitnehmer eine Arbeitszeit und einen Arbeitsort zu, so dass der quantitative und qualitative Personalbedarf abgedeckt wird. 

Im so genannten Rahmendienstplan werden allgemeine, abstrakte Kriterien festgelegt, die bei Erstellung der einzelnen Dienstpläne aufgrund rechtlicher Bestimmungen oder einer Grundsatzentscheidung verbindlich zu beachten sind. In den einzelnen Dienstplänen, auch Tages- oder Wochendienstplan genannt, erfolgt die konkrete Planung.

Dienstplangestaltung: Wie erstellt man einen Dienstplan?

Der Dienstplan, bei Schichtarbeit nennt man ihn Schichtplan, ist eine Urkunde. Eintragungen, Korrekturen und Änderungen müssen dokumentiert und zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Außerdem unterliegen die enthaltenen personenbezogenen Angaben, wie Name oder Arbeitszeit, der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Der öffentliche und für alle einsehbare Aushang erfüllt die gesetzlichen Vorgaben für den Datenschutz nicht. 

Einen Dienstplan schreiben dient auch dazu, die tatsächlichen Arbeitszeiten zu dokumentieren und nachzuweisen. Dafür muss klar unterschieden werden, welche Zeiten geplant waren (SOLL) und welche Arbeitszeiten tatsächlich geleistet wurden (IST). 

Systeme für Arbeitszeiterfassung, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung gewährleisten die vollständige Erfassung sowie eine revisionssichere und datenschutzkonforme Dokumentation von SOLL- und IST-Arbeitszeiten. 

Ein vollständiger Dienstplan, unabhängig davon, ob eine Dienstplan Excel Liste oder ein Dienstplan online vorliegt, sollte folgende Daten enthalten1:

  • Vor- und Nachname des Mitarbeiters
  • Qualifikationen
  • Sollarbeitszeit (Beschäftigungsgrad, -umfang, auch als Prozentangabe möglich)
  • Nachweis und Übersicht für auszugleichende Feiertage, Mehr- und Überstunden
  • Dienstplanzeitraum und Bereich, für den die Planung gilt
  • das Erstellungsdatum, die Unterschrift des Erstellenden und die genehmigende Unterschrift des zuständigen Vorgesetzten
  • geplante Stunden (SOLL-Dienste)
  • abweichende Dienste (angeordnete Änderungen)
  • Abweichungen vom Soll-Plan (IST-Dienste, z. B. in Form der Angabe der zusätzlich gearbeiteten Minuten).

Was zeichnet eine gute Dienstplangestaltung aus?

Ein guter Dienstplan berücksichtigt die Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen. Im Zusammenhang mit dem zunehmenden Fachkräftemangel ist ein mitarbeiterorientierter, flexibler Dienstplan ein wichtiges Tool für Recruiting und Personalmarketing geworden. 

Wiki Schmuckbild 12 Mann mit Brill steht vor einer Glasscheibe und schreibt etwas auf Post-its

Interessen der Arbeitgeber

Das oberste Ziel des Arbeitgebers ist es, die unternehmerischen Ziele des Betriebs sicherzustellen – und das bei optimierten Personalkosten. Dazu berücksichtigt die Dienstplan Vorlage zusätzlich zu den zuvor genannten Angaben oft folgende Faktoren: 

  • Schichtmodelle 
  • Arbeitszeitmuster 
  • Abwesenheiten der Mitarbeitenden
  • Personalbedarfstreiber, die mit der Zweckerreichung des Betriebs in Zusammenhang stehen, wie Auftragsdaten, Bestellaufkommen, Patientenzahlen
  • Tarifliche und betriebliche Vorgaben
  • Arbeitszeitgesetz 

Aus wirtschaftlichen Gründen ist es im Sinne des Unternehmen, Überstunden möglichst zu vermeiden und Normalarbeitszeiten bestmöglich zu nutzen. Für eine flexible, am Personalbedarf orientierte Dienstplangestaltung werden in vielen Betrieben Arbeitszeitkonten geführt.

Interessen der Arbeitnehmer 

Verlässliche Arbeitszeiten und eine rechtzeitige Bekanntgabe des Einsatzplans nach Erstellung sind im Sinne der Arbeitnehmer. Das gilt insbesondere für dienstleistungsintensive Branchen mit Schichtbetrieb, zum Beispiel im Krankenhaus oder im Sozialwesen. 

Mitarbeiterorientierte Dienstpläne haben die Aufgabe, die individuellen Anforderungen der Arbeitnehmer in Bezug auf die Festlegung ihrer Arbeitszeit zu berücksichtigen, insoweit als es die betriebliche Situation zulässt.  

Die Mitsprache bei der Arbeitszeitgestaltung wird durch verschiedene digitale Instrumente und Konzepte zur Mitarbeiterintegration unterstützt: 

  • Wunschdienstplan 
  • Digitales Wunschbuch
  • Wunscharbeitszeiten
  • Schichttauschbörsen
  • Self Services für Arbeitszeitmanagement und Dienstplanung 
  • Apps für mobile Zeiterfassung 

Wie binden Sie Mitarbeiter effizient in die Arbeitszeitgestaltung ein? Wir haben Tipps für Sie.

Berücksichtigt der Schichtplan oder Dienstplanung die aktuelle Lebens- und Leistungssituation der Mitarbeiter, hat das auch für Unternehmen Vorteile. Beispielsweise ist der Bedarf an Auszeiten oder der Ausfall durch Krankheit deutlich geringer und die Bereitschaft, eine zusätzliche Schicht zu übernehmen, steigt. 

Das vom Fachkräftemangel gebeutelte Gesundheitswesen zum Beispiel setzt auf so genannte Wunschdienstpläne. So können Krankenhäuser etc. als Arbeitgeber attraktiv sein und qualifizierte medizinische Fachkräfte gewinnen. Mit diesem Konzept können Pflegekräfte, Ärztinnen und Ärzte ihre bevorzugten Arbeitszeiten, Schichten oder Arbeitstage über einen PC, ein Terminal oder ein mobiles Endgerät angeben. Ein Workforce Management System berücksichtigt diese Wünsche beim Erstellen des monatlichen Dienstplans. Wünsche werden in dem Maße realisiert, wie gesetzliche Regelungen (Fokus Arbeitsrecht Dienstplan, ArbzG usw.) und unternehmerische Zielsetzungen es erlauben. 

Wiki Dienstplan Grafik Wunschdienstplan

Bevor Verantwortliche den Dienstplan erstellen, kann über Wunschdienstpläne Rücksicht auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter genommen werden.

Was versteht man unter einem flexiblen Dienstplan?

Schwankende Auftragslagen, Patientenzahlen oder Kundenfrequenzen führen oft dazu, dass kurzfristige Änderungen, zum Beispiel innerhalb einer Woche oder sogar am selben Tag, vorgenommen werden müssen. Viele Unternehmen spüren außerdem die Auswirkungen des technologischen und des demografischen Wandels. Fachkräfte und qualifizierte Mitarbeiter fehlen. Diese Volatilität im Markt und die Forderung der Arbeitnehmer nach mehr Work-Life-Balance erfordern einen Dienstplan, der flexibel, aber fair und verlässlich ist. 

Ein flexibler Dienstplan lässt sich kurzfristig, auch noch am gleichen Tag, an den geänderten Personalbedarf anpassen. Fällt ein Mitarbeiter wegen Krankheit aus, liegt es am Vorgesetzten oder Teamleiter, schnell eine Ersatzkraft zu finden. 

Dienstplan erstellen mit einer Software

Mit einer integrierten Software für Dienstplanung und Zeitwirtschaft hat der Planer bei der Erstellung die Zeitkonten sowie die Qualifikationen und Abwesenheiten seines Teams in Echtzeit im Blick – auch Pausenzeiten oder Ruhezeiten werden berücksichtigt. So kann er genau den Angestellten auswählen, der über die notwendigen Fähigkeiten und im besten Fall über das nötige Zeitkontingent für den Einsatz verfügt. 

Eine Dienstplanerstellung per Software bietet im Vergleich zu Papier oder Excel auch für Arbeitnehmer Vorteile. So ist es in der Regel möglich, individuelle Wünsche bezüglich Beginn, Ende, Lage und Dauer der Arbeitszeit beim Dienstplan online direkt zu berücksichtigen. Bei der Dienstplanerstellung und bei der kurzfristigen Suche einer Ersatzkraft kann der Vorgesetzte außerdem auf eine faire Verteilung unbeliebter Schichten oder Dienste innerhalb der Besetzung achten.

Dienstplan mit Springer-Pools

Ein mögliches Mittel für mehr Flexibilität im Schichtplan stellen so genannte Springer-Pools dar. Die Springer gehören zum Stammpersonal, übernehmen häufig aber nur ausgewählte Schichten oder arbeiten an bestimmten Wochentagen. Sie verfügen über genau die Qualifikation, die für einen bestimmten Arbeitsplatz notwendig ist. Das Springer-Prinzip kommt also nicht nur einem flexibleren Personaleinsatz entgegen, sondern schafft auch die Basis für individuellere Arbeitszeitregelungen. Das ist ein Angebot, das Mitarbeiter erfahrungsgemäß sehr gerne annehmen. 

Wiki Dienstplan Grafik Springerpool erklärt EIn Springerpool besteht aus einem festen Pool an Mitarbeitern, der eingesetzt werden kann, wenn es flexibel notwendig ist

Springer-Pools schaffen in der Dienstplanerstellung ein nötiges Maß an Flexibilität, um schnell auf Änderungen reagieren zu können

Gesetzliche Regelungen Dienstplan

Beim Dienstplan erstellen gelten verschiedene rechtliche Bestimmungen. Der Arbeitgeber muss beim Dienstplan rechtliche Grundlagen einhalten. Dazu gehören öffentlich-rechtliche Regelungen wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und  privatrechtliche Bestimmungen, zum Beispiel Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen und individuelle Arbeitsverträge

Das Unternehmen muss die Interessen der Arbeitnehmer berücksichtigen, zumal der Betriebsrat oder das jeweils zuständige Arbeitnehmervertretungsorgan über ein Mitspracherecht bei der Dienstplangestaltung verfügt (vgl. § 87 Mitbestimmungsrechte im Betriebsverfassungsgesetz BetrVG). 

Außerdem ist es erforderlich, den Plan innerhalb der geltenden Bekanntgabefrist den Arbeitnehmern zu übermitteln. Beispielsweise schreibt das Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (Teilzeit- und Befristungsgesetz - TzBfG) vor, dass der Arbeitnehmer „nur zur Arbeitsleistung verpflichtet [ist], wenn der Arbeitgeber ihm die Lage seiner Arbeitszeit jeweils mindestens vier Tage im Voraus mitteilt.“2 


Quellen:
Wikipedia | Dienstplan
2 Teilzeit- und Befristungsgesetz - TzBfG

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    Sprachenliebhaber, Kommunikationsass und Menschenfreund.

    Sabine Eriyo
    Sabine Eriyo
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