Schichtplan

Wiki Schmuckbild 13 Ein Mensch läuft eine hell erleuchtete Treppe hinauf

Was ist ein Schichtplan?

Schichtplan Definition: Ein Schichtplan kommt bei Schichtarbeit zum Einsatz und ist ein Werkzeug der Personalplanung. Die Planung dient dazu, einem bestimmten Mitarbeiter zu bestimmten Arbeitszeiten an bestimmten Tagen eine bestimmte Schicht zuzuordnen.  

Ein Schichtplan bzw. seine Rahmenbedingungen sind in den meisten Unternehmen genehmigungspflichtig. Auch nach der Erstellung haben Betriebsrat und Arbeitnehmervertreter ein Mitbestimmungsrecht1.   

Wie der Dienstplan ist auch der Schichtplan eine Urkunde. Eintragungen, Korrekturen und Änderungen müssen dokumentiert und zweifelsfrei nachvollziehbar sein.2  

Was zeichnet einen guten Schichtplan aus? 

Der Arbeitgeber ist zwar berechtigt, zu entscheiden, wann und wo ein Arbeitnehmer seine Leistung erbringt, muss aber auch deren Interessen berücksichtigen. 

Insbesondere bei Nachtschichten und rollierenden Schichtsystemen ist es deshalb wichtig, dass der Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer im Vordergrund steht. Ein guter Schichtplan muss zwingend ergonomischen Kriterien sowie den richtigen gesetzlichen Vorgaben zum Vorteil des Arbeitnehmers entsprechen. 

Dazu zählen: 

  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
  • Dateschutzgrundverordnung (DSGVO)
  • Mutterschutzgesetz (MuSchG)
  • Jugendarbeitsschutzgesetz (JuSchG)
  • Zivildienstgesetz (ZDG)
  • SGB IX 

Die Arbeit in Schichten ist für den menschlichen Körper eine Belastung und wirkt sich nachweislich auf die psychische und physische Gesundheit aus. Das ist vor allem dann der Fall, wenn gesetzlich vorgegebene Pausen, Ruhezeiten oder maximale Arbeitszeit nicht eingehalten werden oder es keine Freischichten gibt. Zu welchen Krankheiten das führen kann, wird im Lexikoneintrag Schichtmodelle ausführlich beschrieben. 

Einen Schichtplan erstellen

Ähnlich wie beim Dienstplan oder Einsatzplan lässt sich auch ein Schichtplan aufgrund steigender Komplexität und Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren nicht mehr manuell mit einer Tabellenkalkulation erstellen. 

Hinzu kommt die hohe Volatilität vieler Märkte und Branchen. In der Produktion muss der Dienstplan oftmals innerhalb einer Woche oder eines Arbeitstages an die Auftragslage oder kurzfristige Mitarbeiterausfälle angepasst werden. Im Krankenhaus sind regelmäßige Schichtpläne für einen Tag oft noch am Morgen an tatsächliche Patientenzahlen aus dem Krankenhausinformationssystem anzupassen. Eine starre Planung auf Basis einer Excel-Liste wird diesen Anforderungen nicht gerecht. 

Mit Hilfe einer Software für Personaleinsatzplanung lässt sich die gewünschte Flexibilität sowie eine bedarfs- und mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung erzielen. Folgende Faktoren sollte eine solche Lösung berücksichtigen:

  • Schichtsysteme (Wechselschicht, Doppelschicht, 3-Schichtsystem etc.)
  • Individuelle Arbeitszeitmuster 
  • An- und Abwesenheiten (u.a. Urlaub, Weiterbildung, Dienstreisen)
  • Personalbedarfstreiber, die mit der Zweckerreichung des Betriebs in Zusammenhang stehen (u.a. Auftragsdaten, Bestellaufkommen, Kundenfrequenzen, Patientenzahlen)
  • Tarifliche und betriebliche Regelungen
  • Arbeitsgesetze
  • Wunschdienstplan
  • Individuelle Arbeitszeitmuster 

Schichtplan Vorlage  

Aufgrund der oben beschriebenen Komplexität und den branchenbezogenen Besonderheiten ist es nicht möglich, eine Schichtplan Vorlage kostenlos zu erstellen.   

Um einen ersten Einblick in die Möglichkeiten einer Software für Schichtplanung zu erhalten, kann ein kostenloses erstes Beratungsgespräch mit einem Schichtplan-Anbieter wie ATOSS vereinbart werden. 

Welche Vorteile bietet eine automatische Schichtplanung? 

Eine Software für Personaleinsatzplanung nutzt die Ist-Daten aus der digitalen Zeiterfassung, Anwesenheiten und Abwesenheiten, um bedarfs- und mitarbeiterorientierte Schichtpläne zu berechnen. Dabei berücksichtigt die Lösung automatisch gesetzliche und tarifliche Vorgaben, Urlaubssalden, Arbeitszeitmuster der Belegschaft sowie deren individuelle Arbeitszeitwünsche und bereits geleistete Mehrarbeit.

Eine automatische Schichtplanung ermöglicht außerdem die im Schichtbetrieb arbeitenden Mitarbeiter so zu planen, wie es die aktuelle Auftrags- bzw. Wirtschaftslage, Kundenfrequenzen oder Patientenzahlen erforderlich machen

Mit Hilfe von Schnittstellen zu davorliegenden Systemen wie

  • System für Produktionsplanung,
  • ERP System,
  • Krankenhausinformationssystem,
  • Warenwirtschaftssystem und
  • Kassensystem


fließen branchenspezifische Personalbedarfstreiber in den Plan ein. So prognostiziert die Software exakt den Personalbedarf im gewünschten Zeitintervall (1 Stunde, 15 Minuten, 5 Minuten etc.).

Wie profitieren Unternehmen von einem digitalen Schichtplan? Lassen Sie sich von unseren Praxisbeispielen überzeugen.

Schichtplanung in Produktion und Einzelhandel

In der Produktion zum Beispiel dienen die Auftragsdaten aus dem Produktionsplanungs- (PPS) oder Manufacturing Execution System (MES) als Berechnungsgrundlage für den Personalbedarf. Diese werden über Standardschnittstellen an die Software für Personaleinsatzplanung übertragen. Auf dieser Basis wird die erforderliche Anzahl an Mitarbeitern für ein Werk, eine Linie oder Schicht in einem bestimmten Zeitintervall prognostiziert. Bei der Berechnung der Nettokapazität fließen außerdem Abwesenheitsquoten, zum Beispiel Krankheit oder Urlaub, mit ein. 

Im Einzelhandel dienen Kassendaten und Kundenfrequenzen als Berechnungsgrundlage. Der ermittelte Personalbedarf wird auf die vergleichbaren Verkaufstage im Vorjahr referenziert und unter Einbezug von Trends sowie geplanten Werbeaktionen prognostiziert. So entsteht ein fundierter Kapazitätsverlauf für eine bedarfsoptimierte Schichtplanung.

Gilt für den Schichtplan Datenschutz?

Ein Schichtplan, der auf der Station im Krankenhaus, in der Produktionshalle oder in anderen Arbeitsbereichen in gedruckter Form öffentlich aushängt, wird der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht gerecht. Er verrät in der Regel Informationen zu:

  • Name des Mitarbeiters
  • Tätigkeit
  • Beginn und Ende der Arbeitszeit  
  • Stammdaten 
  • Daten aus Zutrittsmanagement 

All das sind personenbezogene Daten und unterliegen damit dem Datenschutz.  

Aus diesem Grund ist es auch in Bezug auf den Datenschutz ein Vorteil, wenn Informationen, Antragswesen und Workflows rund um Arbeitszeiten und Tätigkeiten online in digitaler Form und damit geschützt vorliegen

Eine Software für Schichtplanung kann den Datenschutz durch verschiedene Funktionen und Tools sicherstellen: 

  • ausdifferenzierte Berechtigungssteuerung
  • funktionsbezogene Workflows
  • Customizing-Optionen 
  • parametrierbare Dialoge und Ansichten 
  • verschiedene Reporting-Formate
  • Änderungsprotokolle
  • direkte Löschbefehle 
  • Festschreiben von Fehlgründen oder Diensten 
Wiki Schmuckbild 15 Zwei Frauen sitzen an einem Tisch und schauen auf einen Laptop

Fokus Schichttauschbörse

Über eine digitale Schichttauschbörse können Mitarbeiter ihre Schichten kurzfristig aus unterschiedlichen persönlichen Gründen tauschen, nachdem der Dienstplan festgeschrieben wurde. Die Schichttauschbörse prüft den Tauschvorgang automatisch und stellt sicher, dass die für einen Arbeitsplatz bzw. eine Schicht vorgegebenen Qualifikationen sowie die gesetzlichen und tariflichen Vorgaben passen.

Das Tool macht es möglich, dass Belegschaften Schichten weitestgehend selbständig nach definierten Spielregeln tauschen. Das ermöglicht Unternehmen ein flexibles Arbeiten entlang dem tatsächlichem Personalbedarf. Gleichzeitig wird die Eigenverantwortung der Belegschaft gefördert.

Quellen:
1 Schichtplanfibel | Urteile zur Mitbestimmung
Dienstplan – Wikipedia

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