Die richtige Software für Ihr Unternehmen finden? Drei Tipps zur Software-Auswahl

Bei all den Diskussionen um die Digitalisierung wird ein Faktor, und zwar der Wichtigste, oft vergessen – der Anwender bzw. der Nutzer einer Software. Bis nämlich ein Prozess digitalisiert bzw. Die Auswahl für eine Software getroffen und diese eingeführt wird, ist einiges zu tun. Und wir alle wissen ja: Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man am Ende einen schlecht digitalisierten Prozess. Deshalb ist der Prozess der Software-Auswahl ein enorm wichtiger. Sie möchten etwas über das richtige Rezept zur Software-Auswahl erfahren? Dann erhalten Sie hier einen kurzen Einblick, welche Zutaten unbedingt dazu gehören sollten:

1. Schritt: Prozessanalyse

Der eigentlichen Entscheidung, ob und welche HR-Software für ein Unternehmen Sinn macht, sollte eine genaue Analyse der internen Prozesse vorausgehen. Im Falle einer Workforce Management Software wären das die Arbeitsabläufe rund um Arbeitszeit und Dienstplanung und die Integration der Mitarbeiter. Folgende Fragen sollten sich alle Stakeholder, Teamleiter, Zeitverantwortliche, IT und HR, gemeinsam stellen:
 

Fokus Arbeitszeitmanagement

  • Wie erfassen und bewerten wir die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter?
  • Haben wir den Überblick über alle Soll- und Ist-Arbeitszeiten?
  • Werden anfallende Zuschläge automatisch berrechnet?
  • Was passiert bei Zeitkorrekturen und Saldenumbuchungen?
  • Wie funktioniert das Fehlzeitenmanagement?
  • Beziehen wir unsere Mitarbeiter in zeitwirtschaftliche Prozesse ein?
     

Fokus Personaleinsatzplanung

  • Wie planen wir den Personaleinsatz?
  • Fließen Saldenstände, Abwesenheiten und Wünsche der Mitarbeiter ein?
  • Was passiert bei Abweichungen vom Dienstplan?
  • Wie lange planen wir voraus und beziehen wir Personalbedarfe ein?
  • Was passiert bei kurzfristigen Personalausfällen?

2. Schritt: Potentialerhebung

Sind die Prozesse einmal analysiert lässt sich relativ schnell einschätzen, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette das größte Einspar- bzw. Optimierungspotenzial liegt. Und genau hier ist der Ausgangspunkt für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Der Auswahl der richtigen Software sind Sie nun einen Schritt näher gekommen.

3. Schritt: Lastenhefterstellung

Aus der Prozessanalyse lassen sich die Anforderungen an die passende Software ableiten. Mit dem Lastenheft können Unternehmen ihre Anforderungen bei verschiedenen Anbietern abfragen. Ein gutes Lastenheft berücksichtigt Aspekte wie technologische Anforderungen, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Parametrierbarkeit der Lösung sowie den Automatisierungsgrad der zu digitalisierenden Prozesse.

 

Neugierig geworden? Dann laden Sie sich unsere Checkliste zur Software-Auswahl herunter. Haben Sie konkrete Fragen? Wir beantworten sie gerne. Schreiben Sie uns einfach an: internet@atoss.com

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Checkliste Software-Auswahl

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Über den Autor

Sabine Eriyo

Sprachenliebhaber, Kommunikationsass und Menschenfreund: Sabine ist leidenschaftliche Texterin und Kommunikatorin, sowohl privat als auch für Themen, die die Arbeitswelt bewegen. Als überzeugte Geisteswissenschaftlerin auch gerne schöngeistig und philosophisch unterwegs.

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