Digitale Zeiterfassung statt Excel

Das Excel-Dilemma

Digitale Zeiterfassung statt Excel

Im deutschen Mittelstand ist kein Tool so omnipräsent wie Microsoft Excel. Laut einer aktuellen Studie von Capterra ist Excel oder sind Excel-Vorlagen unangefochten auf Platz eins der eingesetzten Tools bei mittelständischen Unternehmen. Beim Workforce Management und gerade beim Thema Zeiterfassung sind komplexe Excel-Tapeten, die in bunten Zeilen und Spalten gepflegt und ständig aktuell gehalten werden müssen, an der Tagesordnung. Diese Form der Protokollierung via Excel oder vorgelagert auf Stundenzetteln ist mehr als aufwändig, extrem fehleranfällig und vor allem ausgesprochen intransparent. 

Das Ziel solcher Tabellen ist es meist, papierbasierte Prozesse wie Urlaubsanträge und Stundenzettel sowie Einsatzpläne in irgendeiner Art und Weise zu konsolidieren und weiterzuverarbeiten. Doch ist Excel dafür wirklich die beste Alternative? Vermutlich nicht. Und vor nach der Entscheidung des EuGH, Arbeitszeiterfassung zur Pflicht zu machen, gewann und gewinnt das Thema digitale Tools für ein ganzheitliches Workforce Management an Brisanz. Doch die richtige Software zu finden ist meist nicht so einfach. Daher geben wir Ihnen ein paar Tipps mit an die Hand:

Tipps zur Software-Auswahl

Bei all den Diskussionen um die Digitalisierung wird ein Faktor, und zwar der Wichtigste, oft vergessen – der Anwender bzw. der Nutzer einer Software. Bis nämlich ein Prozess digitalisiert bzw. Die Auswahl für eine Software getroffen und diese eingeführt wird, ist einiges zu tun.
 
Und wir alle wissen ja: Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, hat man am Ende einen schlecht digitalisierten Prozess. Deshalb ist der Prozess der Software-Auswahl ein enorm wichtiger. Sie möchten etwas über das richtige Rezept zur Software-Auswahl erfahren? Dann erhalten Sie hier einen kurzen Einblick, welche Zutaten unbedingt dazu gehören sollten:

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Drei Schritte zur richten Software

  • 1. Schritt: Prozessanalyse

    Der eigentlichen Entscheidung, ob und welche HR-Software für ein Unternehmen Sinn macht, sollte eine genaue Analyse der internen Prozesse vorausgehen. Im Falle einer Workforce Management Software wären das die Arbeitsabläufe rund um Arbeitszeit und Dienstplanung und die Integration der Mitarbeiter. Folgende Fragen sollten sich alle Stakeholder, Teamleiter, Zeitverantwortliche, IT und HR, gemeinsam stellen:

    Fokus Arbeitszeitmanagement

    • Wie erfassen und bewerten wir die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter?
    • Haben wir den Überblick über alle Soll- und Ist-Arbeitszeiten?
    • Werden anfallende Zuschläge automatisch berrechnet?
    • Was passiert bei Zeitkorrekturen und Saldenumbuchungen?
    • Wie funktioniert das Fehlzeitenmanagement?
    • Beziehen wir unsere Mitarbeiter in zeitwirtschaftliche Prozesse ein?

     
    Fokus Personaleinsatzplanung

    • Wie planen wir den Personaleinsatz?
    • Fließen Saldenstände, Abwesenheiten und Wünsche der Mitarbeiter ein?
    • Was passiert bei Abweichungen vom Dienstplan?
    • Wie lange planen wir voraus und beziehen wir Personalbedarfe ein?
    • Was passiert bei kurzfristigen Personalausfällen?
  • 2. Schritt: Potentialerhebung

    Sind die Prozesse einmal analysiert lässt sich relativ schnell einschätzen, an welcher Stelle der Wertschöpfungskette das größte Einspar- bzw. Optimierungspotenzial liegt. Und genau hier ist der Ausgangspunkt für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Der Auswahl der richtigen Software sind Sie nun einen Schritt näher gekommen.

  • 3. Schritt: Lastenhefterstellung

    Aus der Prozessanalyse lassen sich die Anforderungen an die passende Software ableiten. Mit dem Lastenheft können Unternehmen ihre Anforderungen bei verschiedenen Anbietern abfragen. Ein gutes Lastenheft berücksichtigt Aspekte wie technologische Anforderungen, Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Parametrierbarkeit der Lösung sowie den Automatisierungsgrad der zu digitalisierenden Prozesse.

Softwaresysteme brauchen klare Regeln

Heutzutage kommen in Unternehmen verschiedenste IT-basierte Systeme zum Einsatz. Dabei ist jedes meist Spezialist in seiner Disziplin. Während die Software zur Lohnabrechnung oder das Personalinformationssystem häufig der zentrale Ort für Personalstammdaten ist, übernimmt die Zeitwirtschaft als erste die Informationen über beantragten Urlaub oder die Gleittage zur Reduktion des Arbeitszeitkontos. Einige dieser Informationen und Daten werden dabei von verschiedenen Systemen benötigt. Die Daten müssen also zwischen den Systemen transportiert werden.

Um Daten auszutauschen, müssen sich die Systeme zusammentun. Wie beim Paartanz interagieren dabei zwei Individuen. Doch wenn die Lohnabrechnung Tango und die Zeitwirtschaft Walzer tanzen will, ist das Ergebnis vorhersehbar: es wird Probleme geben und ein ordentliches Ergebnis bleibt sicher aus. Wo wir schon beim Tanz sind, bleiben wir doch direkt in dieser Gedankenwelt und machen einen kleinen gedanklichen Exkurs.

Der Tanzlehrer

Ein Tanzlehrer hilft gemeinhin den Beteiligten, sich auf einen Tanz zu verständigen: der gewählte Tanz ist dabei nichts anderes als die Informationen, die ausgetauscht werden. Ebenso wichtig wie die auszutauschenden Daten zwischen Software Systemen ist aber, wer den Ton angibt und führt. Will das Personalinformationssystem links herum und die Zeitwirtschaft lieber in die andere Richtung, dann reißt der Datenstrom ab. Hier orchestriert der Tanzlehrer und definiert die führende Instanz. Die beteiligten Personen/Rollen in einem Schnittstellenprojekt sind daher nichts anderes als Tanzlehrer. Sie müssen Ihren Daten und Systemen beibringen, wo es langgeht und wer die Führung übernimmt.

Übungseinheiten

Der Leitfaden ist das Vorbereitungsprogramm. In den Übungsstunden achten die Tanzlehrer penibel darauf, dass sich alle an das niedergeschriebene Reglement halten. Wo kämen wir denn hin, wenn beim Tango plötzlich die Zeitwirtschaft die Führung übernimmt? Weicht ein Tanzschüler von seiner Rolle, braucht es sofort eine Ermahnung des Tanzlehrers, der auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien verweist.
Außerdem ist es wichtig, Maßnahmen zu treffen, die ein Fehlverhalten in Zukunft schon von vorne herein vermeiden. Im Zweifel braucht es geeignete Überwachungsmaßnahmen. Meist genügt aber die freundliche Ermahnung der Anwesenden und die Rückbesinnung auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien. Es kommt aber auch vor, dass während der Kurstermine plötzlich neue Tänze von den Teilnehmern gewünscht werden. Da wollen Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft auf einmal noch Rumba, Quickstep und Jive tanzen.

Hier ist Vorsicht geboten. Die Tanzlehrer sollten genau überlegen, ob der Anfängerkurs dafür der richtige Ort ist. Es gilt die Frage zu klären: Welche Tänze machen Sinn? Und welche sind für einen solchen Tanzkurs einfach zu komplex oder unnötig. Vom Tanz zurück zu unseren Schnittstellen. Was bedeutet das für unsere Daten: Ganz einfach, nicht jedes System muss die Wohnanschrift des Mitarbeiters kennen. Datensparsamkeit sollte immer den Ton angeben. Kurzum: Jedes System (Tanzschüler) sollte genau die Daten (zu lernender Tanz) erhalten, die es auch wirklich braucht. Oder haben Sie in ihrem ersten Tanzkurs Ballett oder Stepptanz gelernt?

Die Generalprobe

Sind die einzelnen Schnittstellen definiert und der Austausch ausreichend geprobt, kann nun der gesamte Ablauf in der Generalprobe getestet werden. Anhand eines vorher definierten Protokolls werden alle zu probenden Aktionen ausgeführt. Kommen wir zu unserem Tanzkurs zurück: Die Lehrer haben ein scharfes Auge darauf, ob all ihre Akteure auch den jeweils richtigen Tanz gewählt haben und nach vorgeschriebenem Muster agieren. Jedes Detail muss passen, jeder Schritt muss genau im Takt erfolgen und erst beim Verklingen der Musik sollte der Tanz beendet werden. Auf die alte Weisheit, dass bei schlechter Generalprobe ein guter Abschlussball folgt, sollte man sich besser nicht verlassen. Perfektion ist hier das Mittel zum Zweck.

Der Abschlussball

Waren all die Übungen und die Generalprobe erfolgreich, steht dem Abschlussball nichts mehr im Weg. In der Produktivumgebung können die Systeme, sprich unsere Tanzpaare, zeigen, was sie draufhaben. Und je synchroner sie miteinander in Bewegung sind, desto mehr Freude werden sie den Anwesenden bereiten. Ist beim Tanz der Applaus das A und O, so ist Zufriedenheit der Nutzer der Lohn für die Aufwände in Definition, Umsetzung und Test der Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen.

Was müssen Sie bei der Software-Auswahl beachten? Wir haben ein paar Tipps für Sie.

Von der Theorie in die Praxis

Nach so viel theoretischer Vorarbeit noch ein kurzes Beispiel bezüglich Schnittstellen aus der Praxis, getreu dem Motto: Wer gibt eigentlich den Ton an?

  • Das Personalinformationssystem stellt Personalnummer, -name, -vorname, Eintritt und Austritt zur Verfügung. Zeitwirtschaft und Lohnabrechnungssoftware beziehen diese Informationen aus dem führenden Personalinformationssystem
  • Fehlzeiten werden in der Zeitwirtschaft gepflegt und mit einem Beginn- und Enddatum sowie dem Fehlgrund monatlich an das Lohnabrechnungssystem übergeben
  • Die Zeitwirtschaft übergibt pro Lohnart und Kostenstelle die Summenwerte in Stunden oder Tagen an die Lohnabrechnung. Dort werden die übergebenen Daten dann mit Geld bewertet und zur Auszahlung gebracht

 
Sind diese Beziehungen zwischen den einzelnen Schnittstellen ausreichend geprobt und war der Abschlussball ein treffender Erfolg, steht einer erfolgreichen Choreographie nichts mehr im Weg.

Vorteile von digitalem Workforce Management

Grundsätzlich können ganzheitliche Nutzeneffekte mit der Abkündigung von Excel und der Einführung eines digitalen Workforce Managements inklusive Arbeitszeiterfassung erzielt werden. Welche Benefits können erzielt werden, wenn Sie das Excel-Dilemma hinter sich lassen und auf eine digitale Zeiterfassung umsteigen? 

  1. Zeitersparnis: Bis zu 40 Prozent der administrativen Aufgaben in der Personalabteilung bestehen aus Tätigkeiten rund um Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung, Standardauswertungen oder Datenpflege. Mit einem digitalen Workforce Management System, speziell zugeschnitten auf die Anforderungen im Mittelstand, lassen sich diese Routinetätigkeiten drastisch vereinfachen, zeitlich optimieren und teilweise völlig automatisieren.  
  2. Kostenersparnis: Digital konsolidierte Daten, die sinnvoll gesteuerten Berechtigungsstrukturen unterliegen, minimieren die vorhandene Zettelwirtschaft bzw. manuell geführte Exceltabellen. Der Papierverbrauch sinkt, die Datentransparenz steigt. Der größte Kostenvorteil von digitaler Zeitwirtschaft besteht in der gesparten Arbeitszeit von gut bezahlten Fach- und Führungskräften. Diese können sich nach Einführung der maßgeschneiderten Lösung auf wesentlich wichtigere bzw. strategischere Themen wie Mitarbeiterrekrutierung oder -bindung fokussieren.  
  3. Mehr Transparenz: Und das bei minimierter Fehlerhäufigkeit. Eine digitale Zeitwirtschaft folgt gemeinsam festgelegten Prozessen, anders als in Excel, wo manuelle Prozesse immer der Individualität unterliegen. Die meist gesetzlich oder tariflich festgelegte Definition von Arbeitszeitmodellen, Fehlzeiten und Zuschlagskalkulationen im Zusammenspiel mit den abrechnungsrelevanten Bestimmungen ermöglicht eine wesentlich transparentere Arbeitsweise aller Beteiligten. Eine gut parametrierte Workforce Management Software verringert das Fehlerrisiko vor allem bei Tätigkeiten wie Urlaubsplanung, Arbeitszeit- und Überstundenerfassung sowie bei Zeitkorrekturen und Saldenberechnungen.

Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen. 

Dominik Laska
Dominik Laska-Eschelbach
Autor
redaktion@atoss.com

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