Warum es wichtig ist, klar zu regeln, welche Software Systeme federführend sind

Heutzutage kommen in Unternehmen verschiedenste IT-basierte Systeme zum Einsatz. Dabei ist jedes meist Spezialist in seiner Disziplin. Während die Software zur Lohnabrechnung oder das Personalinformationssystem häufig der zentrale Ort für Personalstammdaten ist, übernimmt die Zeitwirtschaft als erste die Informationen über beantragten Urlaub oder die Gleittage zur Reduktion des Arbeitszeitkontos. Einige dieser Informationen und Daten werden dabei von verschiedenen Systemen benötigt. Die Daten müssen also zwischen den Systemen transportiert werden.

Um Daten auszutauschen, müssen sich die Systeme zusammentun. Wie beim Paartanz interagieren dabei zwei Individuen. Doch wenn die Lohnabrechnung Tango und die Zeitwirtschaft Walzer tanzen will, ist das Ergebnis vorhersehbar: es wird Probleme geben und ein ordentliches Ergebnis bleibt sicher aus. Wo wir schon beim Tanz sind, bleiben wir doch direkt in dieser Gedankenwelt.  

DER TANZLEHRER

Ein Tanzlehrer hilft gemeinhin den Beteiligten, sich auf einen Tanz zu verständigen: der gewählte Tanz ist dabei nichts anderes als die Informationen, die ausgetauscht werden. Ebenso wichtig wie die auszutauschenden Daten zwischen Software Systemen ist aber, wer den Ton angibt und führt. Will das Personalinformationssystem links herum und die Zeitwirtschaft lieber in die andere Richtung, dann reißt der Datenstrom ab. Hier orchestriert der Tanzlehrer und definiert die führende Instanz. Die beteiligten Personen/Rollen in einem Schnittstellenprojekt sind daher nichts anderes als Tanzlehrer. Sie müssen Ihren Daten und Systemen beibringen, wo es langgeht und wer die Führung übernimmt.

ÜBUNGSEINHEITEN

Der Leitfaden ist das Vorbereitungsprogramm. In den Übungsstunden achten die Tanzlehrer penibel darauf, dass sich alle an das niedergeschriebene Reglement halten. Wo kämen wir denn hin, wenn beim Tango plötzlich die Zeitwirtschaft die Führung übernimmt? Weicht ein Tanzschüler von seiner Rolle, braucht es sofort eine Ermahnung des Tanzlehrers, der auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien verweist.

Außerdem ist es wichtig, Maßnahmen zu treffen, die ein Fehlverhalten in Zukunft schon von vorne herein vermeiden. Im Zweifel braucht es geeignete Überwachungsmaßnahmen. Meist genügt aber die freundliche Ermahnung der Anwesenden und die Rückbesinnung auf die gemeinsam festgelegten Leitlinien. Es kommt aber auch vor, dass während der Kurstermine plötzlich neue Tänze von den Teilnehmern gewünscht werden. Da wollen Lohnabrechnung und Zeitwirtschaft auf einmal noch Rumba, Quickstep und Jive tanzen.

Hier ist Vorsicht geboten. Die Tanzlehrer sollten genau überlegen, ob der Anfängerkurs dafür der richtige Ort ist. Es gilt die Frage zu klären: Welche Tänze machen Sinn? Und welche sind für einen solchen Tanzkurs einfach zu komplex oder unnötig. Vom Tanz zurück zu unseren Schnittstellen. Was bedeutet das für unsere Daten: Ganz einfach, nicht jedes System muss die Wohnanschrift des Mitarbeiters kennen. Datensparsamkeit sollte immer den Ton angeben. Kurzum: Jedes System (Tanzschüler) sollte genau die Daten (zu lernender Tanz) erhalten, die es auch wirklich braucht. Oder haben Sie in ihrem ersten Tanzkurs Ballett oder Stepptanz gelernt?

DIE GENERALPROBE

Sind die einzelnen Schnittstellen definiert und der Austausch ausreichend geprobt, kann nun der gesamte Ablauf in der Generalprobe getestet werden. Anhand eines vorher definierten Protokolls werden alle zu probenden Aktionen ausgeführt. Kommen wir zu unserem Tanzkurs zurück: Die Lehrer haben ein scharfes Auge darauf, ob all ihre Akteure auch den jeweils richtigen Tanz gewählt haben und nach vorgeschriebenem Muster agieren. Jedes Detail muss passen, jeder Schritt muss genau im Takt erfolgen und erst beim Verklingen der Musik sollte der Tanz beendet werden. Auf die alte Weisheit, dass bei schlechter Generalprobe ein guter Abschlussball folgt, sollte man sich besser nicht verlassen. Perfektion ist hier das Mittel zum Zweck.

DER ABSCHLUSSBALL

Waren all die Übungen und die Generalprobe erfolgreich, steht dem Abschlussball nichts mehr im Weg. In der Produktivumgebung können die Systeme, sprich unsere Tanzpaare, zeigen, was sie draufhaben. Und je synchroner sie miteinander in Bewegung sind, desto mehr Freude werden sie den Anwesenden bereiten. Ist beim Tanz der Applaus das A und O, so ist Zufriedenheit der Nutzer der Lohn für die Aufwände in Definition, Umsetzung und Test der Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen.

VON DER THEORIE IN DIE PRAXIS

Nach so viel theoretischer Vorarbeit noch ein kurzes Beispiel bezüglich Schnittstellen aus der Praxis, getreu dem Motto: Wer gibt eigentlich den Ton an?

  • Das Personalinformationssystem stellt Personalnummer, -name, -vorname, Eintritt und Austritt zur Verfügung. Zeitwirtschaft und Lohnabrechnungssoftware beziehen diese Informationen aus dem führenden Personalinformationssystem
     
  • Fehlzeiten werden in der Zeitwirtschaft gepflegt und mit einem Beginn- und Enddatum sowie dem Fehlgrund monatlich an das Lohnabrechnungssystem übergeben
     
  • Die Zeitwirtschaft übergibt pro Lohnart und Kostenstelle die Summenwerte in Stunden oder Tagen an die Lohnabrechnung. Dort werden die übergebenen Daten dann mit Geld bewertet und zur Auszahlung gebracht
     

Sind diese Beziehungen zwischen den einzelnen Schnittstellen ausreichend geprobt und war der Abschlussball ein treffender Erfolg, steht einer erfolgreichen Choreographie nichts mehr im Weg.

Also, dürfen wir Sie zum Tanz bitten? 

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Genau wie beim Tanzen, ist es auch beim Workforce Management wichtig, dass miteinander agierende Systeme abgestimmt und synchron agieren. 

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Über die Autoren

Volker Gruber

Er beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Bei ATOSS verantwortlich für das Produktmanagement der ATOSS Time Control bringt der diplomierte Informatiker seine hohe Expertise in die permanente Weiterentwicklung der ATOSS Produkte ein.

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Dominik Laska

Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen. Der gelernte Journalist hat sein Handwerk sowohl im Print als auch Online gelernt. Der gebürtige Berliner schreibt für den ATOSS Work Blog über alle Themen moderner Arbeitswelten.

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