Personalstruktur

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Was ist eine Personalstruktur?

Personalstruktur Bedeutung: Im Gegensatz zur Personalplanung geht es hier um die faktische Zusammensetzung der Mitglieder einer Organisation oder der Beschäftigten eines Unternehmens. 

Folgende Gliederungsmerkmale lassen sich zur Personalstruktur Definition heranziehen:

  • Alter und Geschlecht 
  • Formales Bildungsniveau
  • Einkommensniveau
  • Qualifikationen und Betriebszugehörigkeit
  • Entgeltform und Arbeitszeitmodell
  • Arbeitsverhältnis (befristet, unbefristet)
  • Stellung bzw. Position (verschiedene Führungsebenen)
  • Abteilungen, Teams, Aufgaben und Zuständigkeiten

Personalstruktur Kennzahlen

Anhand von organisationsspezifischen Kennzahlen lassen sich Aussagen darüber treffen, ob die Belegschaft in ihrer Zusammensetzung heute und in Zukunft den betrieblichen Anforderungen entspricht. Die Analyse von Altersstruktur oder Qualifikationsstatus sowie das Durchschnittsalter dienen dem Arbeitgeber zum Beispiel als Basis für die Nachwuchsplanung oder das Weiterbildungsmanagement. Der Personalbereich kann daraus Rückschlüsse für Recruiting und Personalbeschaffung ziehen. 

Zu den wichtigen Personalkennzahlen gehören zum Beispiel die Folgenden.

Qualifikationsstruktur

Die Qualifikationsstruktur stellt dar, wie hoch der Anteil an Mitarbeitern mit einer spezifischen Qualifikation an der Gesamtbelegschaft ist. Dadurch lässt sich beispielsweise der prozentuale Anteil an 

  • Fachkräften
  • Hilfskräften
  • Mitarbeitern mit einem Meister 
  • Mitarbeitern mit Hochschul- oder Fachhochschulabschluss 
  • Mitarbeitern mit einem bestimmten Schulabschluss (Abitur, mittlere Reife, Hauptschulabschluss) 
  • Männern bzw. Frauen 

angeben. 

Teilzeitquote 

Mit der Teilzeitqoute lässt sich herausfinden, ob das Verhältnis zwischen Vollzeit- und Teilzeitkräften im Unternehmen adäquat ist und dem definierten Zielwert entspricht. Diese lässt sich weiter ausdifferenzieren, zum Beispiel nach Funktionsbereich im Unternehmen. 

Auszubildendenquote 

Die Auszubildendenquote kann Hinweise dazu liefern, ob im Unternehmen genügend Nachwuchskräfte ausgebildet werden. Um den Zielwert oder Zielkorridor zu definieren, sind die erwarteten Personalabgänge bzw. erforderlichen Neubesetzungen festzustellen. Eine Datenbasis hierfür bietet zum Beispiel die Einsatzplanung auf Basis der ermittelten bzw. prognostizierten Personalbedarfe. 

Mehrarbeitsquote 

Die Mehrarbeitsquote stellt dar, wie hoch die Anzahl der geleisteten Mehrarbeitsstunden an der Anzahl der Regelarbeitsstunden in der Belegschaft oder auch in bestimmten Bereichen oder Abteilungen ist. Eine dauerhaft hohe Mehrarbeitsquote kann auf eine erhöhte Belastung der Mitarbeiter und die Notwendigkeit zur Kapazitätsausweitung bzw. Einstellung weiterer Mitarbeiter hindeuten.

Personalstruktur Unternehmen

Zur Planung und Bewertung können Unternehmen verschiedene strukturelle Kennzahlen nutzen. Anhand der Kennzahlen lassen sich Soll-Ist-Vergleiche durchführen: 

  • Können Zielwerte oder Zielkorridore erreicht werden (z. B. Anteil der Frauen in Führungspositionen, Pflegefachkräfte) 
  • Ist die Zusammensetzung der Belegschaft geeignet, um Unternehmensziele erreichen zu können? 
  • Wo sind Anpassungen notwendig? 

Das Ergebnis der Soll-/Ist-Analysen liefert der Personalabteilung in der Regel eine schnelle Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der optimalen Personalstruktur. Auf dieser Basis lassen sich personelle Maßnahmen zielgerichtet einleiten. Das kann beispielsweise das Erstellen von Mitarbeiterprofilen für einen neuen Standort sein oder alternativ ein Maßnahmenplan zur Entwicklung eines Standortes von der Ist- zur Soll-Personalstruktur. 

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Personalstruktur Beispiel

Das Gesundheits- und Pflegewesen ist mit der Pflegepersonal-Untergrenzenverordnung (PPUgV) ein Beispiel für diejenigen Branchen, in denen eine optimale Aufteilung der Personalstruktur für mehrere Dinge ausschlaggebend ist: 

  • Wirtschaftlichkeit 
  • Erfolg auf dem Arbeitsmarkt
  • Versorgungsqualität 
  • Compliance 

Personalstruktur Krankenhaus

Für Krankenhäuser legt die PPUgV in pflegesensitiven Bereichen wie Intensivmedizin oder Geriatrie das genaue Verhältnis zwischen der Patientenzahl und der Anzahl der eingesetzten Pflegekräfte per Gesetz fest. Zusätzlich gibt es einen Grenzwert, der das Verhältnis von Pflegefachkraft zu Pflegehilfskräften pro Schicht definiert. Ziel beider Vorgaben ist es, sicherzustellen, dass ausreichend qualifiziertes Personal für die notwendige Betreuung der Patienten zur Verfügung steht. 
Mit dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG) und der darin enthaltenen PGUGV geht es dem Bundesministerium für Gesundheit auch darum, ein attraktiveres Arbeitsumfeld für Pflegekräfte zu schaffen. Im Krankenhaus hat die Personalstruktur zum einen Auswirkungen auf die Arbeitgeberattraktivität und zum anderen auf die Versorgungsqualität und damit auch auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Krankenhauses.

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Personalstrukturoptimierung mit einer Workforce Management Software

Die optimale Zusammensetzung der Belegschaft ist für die bestmögliche Abdeckung des Personalbedarfs bei der Einsatzplanung ein zentraler Erfolgsfaktor. Dazu gehören zum Beispiel eine optimale Anzahl von Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräften mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodellen und Qualifikationen. 

Mit dem modernem Workforce Management lassen sich zum Beispiel folgende Fragestellungen klären:

  • Was ist die optimale Personalstruktur für einen neuen Standort, Bereich oder eine neue Abteilung? 
  • Was ist für bestehende Standorte, Bereiche oder Abteilungen die optimale Personalstruktur 
  • Wie kann die aktuelle Personalstruktur bestmöglich dahin entwickelt werden? 

Durch Vorgabe von möglichen Mitarbeitervertragsmodellen, Abwesenheitsquoten und Personalbedarfen je Qualifikation simuliert das System selbstständig und automatisch verschiedenste Personalstrukturen. Diese Simulationen werden mittels frei definierbarer Kennzahlen und Regeln, zum Beispiel Sicherstellung der Gesetzeskonformität, Abweichung zum Personalbedarf oder Entwicklung der Personalkosten, miteinander verglichen.

Darstellung Personalstruktur

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihren Personaleinsatz sowie den Personalbestand möglichst ideal an die Volatilität der Absatzmärkte anzupassen. Dabei muss eine Vielzahl an mitarbeiterspezifischen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt werden. 

Gleichzeitig gerät die Personalstruktur im Hinblick auf das Selbstbild des Unternehmens in den Fokus. Arbeitgeber können nur dann attraktiv sein, wenn sie wissen, welche Arbeitnehmer sie benötigen und welche sie für sich gewinnen möchten. Daher ist es notwendig ein klares Bild von der aktuellen Personalstruktur zu haben und zu prognostizieren, wie sich diese in einigen Jahren entwickelt haben wird.

Vor dem oben genannten Hintergrund erhält die transparente Darstellung der Personalstruktur, zum Beispiel anhand eines Organigramms oder einer Software, für den Arbeitgeber eine wichtige Bedeutung

Relevante Kennzahlen und Ergebnisse bzw. Analysen müssen sichtbar sein, damit fundierte strategische Entscheidungen getroffen werden können. Genauso wichtig ist es, Abläufe wie die Personalbewegung inklusive Fluktuation im Blick zu behalten. Nur wenn die Verwaltung und Steuerung der Personalstruktur systematisch erfolgt, kann der Personal Aufbau an Unternehmensziele sowie schwankende Auftragszahlen und Personalbedarfe angepasst werden.


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    Er jongliert gern mit Worten, bei Phrasen und Floskeln bekommt er Zahnschmerzen.

    Dominik Laska
    Dominik Laska-Eschelbach
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