Personalbedarfsermittlung: Unplanbares planbar machen

Flexibler und bedarfsorientierter Personaleinsatz

Die Personalbedarfsermittlung ist die Basis für eine effiziente und agile Personaleinsatzplanung. Nur mit einer professionellen Personalbedarfsermittlung lässt sich bestimmen, welche Mitarbeiter mit welchen Qualifikationen zu welchen Kosten wo und wann zum Einsatz kommen sollen – pro Tag, pro Stunde oder im Idealfall minutengenau berechnet. Moderne, dynamische Unternehmen folgen dabei dem Just-in-time Prinzip, das nicht nur in der Produktion oder in der Logistik wirtschaftliche Vorteile bietet. Denn für einen effizienten Personaleinsatz gilt letztlich: Sind die Mitarbeiter im Einsatz, wenn sie gebraucht werden, fallen weniger teure Leerlaufzeiten und Überstunden an. Gleichzeitig steigen Produktivität und Servicequalität.

Personalbedarfsermittlung mit Fokus

Der Personalbedarf entsteht direkt aus den spezifischen Geschäftsprozessen und Zielen. Eine verlässliche Personalbedarfsermittlung ist deshalb nur möglich, wenn alle branchen- und unternehmensrelevanten Bedarfstreiber berücksichtigt werden. Dabei sind die Anforderungen je nach Branche und Unternehmen ganz unterschiedlich. Zusätzlich kann der Bedarf an Personal nachfragebedingten oder saisonalen Schwankungen unterliegen. Fundiertes Branchen-Know-how ist eine Grundvoraussetzung für eine hochwertige, möglichst genaue Personalbedarfsbestimmung.  

ATOSS hat Lösungen zur Personalbedarfsermittlung auf Basis modernster Technologien entwickelt, die Sie bei der komplexen Personalbedarfsplanung effektiv unterstützen.

Exakte Personalbedarfsermittlung für mehr Planungssicherheit

Schwankungen im Personalbedarf gehören zum Unternehmensalltag – sei es auf Monats-, Wochen-, Tages- oder sogar Stunden- bzw. Minutenebene. Eine professionelle Personaleinsatzplanung hat die Aufgabe, diese Schwankungen kurz- oder langfristig kostenoptimiert auszugleichen. 
Ausgehend von Prognosen des zukünftigen Arbeitsvolumens und historischen Daten, beispielsweise realisierte Umsätze, Kassenbons, Auftragsvolumen, Belegungsquote im Krankenhaus oder getätigte Anrufe im Call Center, entsteht bei der Personalbedarfsermittlung ein Forecast. Die relevanten Informationen fließen aus Vorsystemen in die Ermittlung des Bedarfs ein. Das Ziel ist eine genaue Beschreibung des Bedarfs innerhalb eines definierten, möglichst kurzen Zeitraums. Dieser Forecast durch die Personalbedarfsermittlung bildet dann die Basis für eine minutengenaue bedarfsoptimierte Personaleinsatzplanung.

Durch den konsequenten Abgleich des prognostizierten Arbeitsvolumens mit den tatsächlich angefallenen Ist-Stunden lässt sich die Qualität des Forecasts und damit auch der Einsatzplanung sukzessive steigern. Es gilt: Je feingranularer und genauer die Personalplanung ist, desto beeindruckender sind die Effekte in der Praxis.

Nutzen und Effekte der Personalbedarfsermittlung

  • Transparenz über den Personalbedarf
  • Punktgenaue Planung und Steuerung des Personalbedarfs
  • Längere Reaktionszeiträume
  • Optimierung der Personalkosten
  • Höherer Service Level
  • Steigerung der Produktivität
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
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Jürgen Bucher

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