Wie Unternehmen gezielt Kosten senken können

Es gibt Zeiten, in denen kommt es auf jeden Cent an. Gerade ist so eine Zeit. Selbst wenn man seinen Mitarbeitern gerne Gutes tun möchte – aus wirtschaftlicher Sicht geht es einfach nicht. In solchen Konjunkturphasen lassen sich an anderer Stelle Kosten einsparen, nämlich rund um das Arbeitszeitmanagement und die Dienstplanung. Und zwar nicht wenig: Ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitern konnte mit Workforce Management nachweislich 1,3 Millionen Euro einsparen. Und das ohne Mitarbeiter zu entlassen. Wie das funktioniert und wie Sie gleichzeitig mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz schaffen, erfahren Sie hier.

Die Zeiterfassung digitalisieren

Der Prozess des Arbeitszeitmanagements nimmt bei der digitalen Zeiterfassung seinen Anfang. Stellen Sie sich vor, die Arbeitszeiten von 500 Mitarbeitern werden manuell erfasst und an die Lohnabrechnung übertragen. Jeder manuelle Übertrag ist eine potenzielle Fehlerquelle und kostet somit Zeit. Den Vorgesetzten, der die Zeiten kontrollieren muss, den Mitarbeiter, falls Rückfragen notwendig sind, und das Personalbüro, das sich letztlich um die Korrekturen kümmert. Erfahrungswerte zeigen, dass pro Mitarbeiter für Zeitkorrekturen rund 6 Stunden Bearbeitungszeit pro Jahr anfallen. Durch fehlende Automatisierung entsteht hier also ein hoher Aufwand, der kostbare Arbeitszeit verschlingt. Gleichzeitig geht Arbeitszeit direkt verloren, wenn zum Beispiel durch falsche Rundung mehr Zeit als tatsächlich gearbeitet wurde zur Abrechnung kommt. Werden Arbeitszeiten hingegen systematisch und auf die Minute genau erfasst - was übrigens das entsprechende EuGH Urteil von 2019 für die Zukunft vorschreibt - und digital an die Zeitwirtschaft übertragen, sind Fehler unwahrscheinlich. Zusätzlich entsteht Transparenz über An- und Abwesenheiten, und zwar in Echtzeit.

Intuitive Self Services einführen, UM Kosten zu SENKEN

Erfahrungswerte zeigen, dass HR Mitarbeiter mehrere Stunden pro Mitarbeiter und Jahr damit verbringen, Anträge für Urlaub, Weiterbildung oder Dienstreisen manuell zu bearbeiten. Damit hört der Aufwand aber noch lange nicht auf: Vorgesetzte müssen ebenfalls Zeit investieren, Mitarbeiter ärgern sich über lange Antwortzeiten und Unsicherheit in Bezug auf ihren Urlaubsstand.

Die Lösung hier sind Self Services für Mitarbeiter und Vorgesetzte. Über ein solches Portal stehen administrative HR Prozesse in den Bereichen

  • Arbeitszeit
  • Abwesenheit
  • Dienstplan

und entsprechende Workflows digital und intuitiv zur Verfügung. Grafisch aufbereitete Dashboards geben den Mitarbeitern einen raschen Überblick über ihre aktuellen Salden oder weitere wichtige Informationen wie etwa die morgige Schicht. Stellt ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag, so erhält der Vorgesetzte eine Mitteilung und kann den Antrag zügig genehmigen oder ablehnen. Dabei hat er den Rest seines Teams immer im digitalen Überblick. Der HR Abteilung stehen alle Informationen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung. Self Services bedeuten nicht nur für Mitarbeiter und HR eine Entlastung. Sie helfen auch Vorgesetzten, den Überblick über Personalaufgaben zu behalten und sie schnell zu erledigen. In der Konsequenz bedeutet das zeitliche und damit finanzielle Einsparungen auf allen Ebenen.

Den Personaleinsatz wirtschaftlich planen und SOMIT KOSTEN SENKEN

Es gibt unzählige Einsatzmöglichkeiten bzw. Planungsvarianten bei lediglich ein paar Dutzend Mitarbeitern. Das zeigt, wie hochkomplex der Personaleinsatz ist und wie stark ein Algorithmus sein muss, um diese Datenmengen zu bewältigen. Eine Workforce Management Software berücksichtigt bei der Planung nicht nur Gesetze, Tarife, Saldenstände, Qualifikationen, Abwesenheiten und individuelle Arbeitszeitmodelle, sondern auch die Wünsche der Mitarbeiter sowie die definierten Personalbedarfe. Es entsteht ein transparenter Planvorschlag, der allen Vorgaben entspricht und gesetzeskonform, wirtschaftlich und mitarbeiterfreundlich ist.

Es können verschiedene Szenarien durchgespielt und die entstehenden kalkulatorischen Kosten angezeigt werden. Fachkräfte werden so eingeplant, dass Normalarbeitszeiten bestmöglich genutzt werden und teure Über- bzw. Unterbesetzung weitgehend reduziert wird. Sind keine positiven Salden bzw. Überzeiten vorhanden, lassen sich negative Zeitkonten aufbauen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abbauen. Durch die Koppelung mit der Zeitwirtschaft hat der Planer die Zeitkonten seiner Mitarbeiter immer im Blick. So können Zusatzschichten, Sonntagsarbeit oder Überstunden fair innerhalb des Teams verteilt werden.

 

 

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Kurzarbeit effizient managen

Im April 2020 hatten bereits 725.000 Unternehmen in Deutschland Kurzarbeit beantragt. Die Umsetzung der konjunkturell bedingten Kurzarbeit erfordert umfassende Maßnahmen, die mit digitalem Workforce Management einfach sicherzustellen sind. Bereits zur Anspruchsprüfung, ob ein Unternehmen zur Kurzarbeit berechtigt ist, zieht die Bundesagentur für Arbeit lohnrelevante Unterlagen heran. Die geforderten Informationen, wie etwa Schichtpläne oder Arbeitszeitkonten, stehen in einer Workforce Management Lösung transparent auf Knopfdruck zur Verfügung.

Gehen wir noch einen Schritt weiter. Wird die Kurzarbeit genehmigt, gilt es die gekürzte Arbeitszeit zu definieren und die Differenz zur Sollzeit zu bestimmen. Nach dem Erfassen der tatsächlich geleisteten Stunden füllt die Software die gekürzte Arbeitszeit automatisch bis zur Sollzeit auf. Das Arbeitszeitkonto wird automatisch ausgeglichen. Gekürzte und tatsächlich geleistete Arbeitszeit sind auf Knopfdruck in Reports sichtbar. Die für die Kurzarbeit relevanten Lohnarten werden automatisch generiert und an das Lohn- und Gehaltssystem übertragen. Und zwar nicht nur für den vergangenen Monat, sondern auch für den aktuellen Monat.

Fazit: Unternehmen und Mitarbeiter profitieren 

80 Prozent weniger Aufwand für Planung, 85 Prozent weniger Ressourcen für das Antragswesen – Workforce Management schafft messbaren Mehrwert auf allen Ebenen. Davon profitieren sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter. Durch mehr Mitbestimmung bei der Arbeitszeitgestaltung und mehr Transparenz steigt die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Gleichzeitig sinken die Krankheitsquoten. Im Workforce Management steckt eine enorme Chance – in guten wie in schlechten Zeiten. Nutzen Sie sie! 

 

Wie Sie in Mitarbeiter einbinden und gleichzeitig Kosten sparen, lesen Sie in unseren aktuellen Checklisten für…
 

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Über den Autor

Sabine Eriyo

Sprachenliebhaber, Kommunikationsass und Menschenfreund: Sabine ist leidenschaftliche Texterin und Kommunikatorin, sowohl privat als auch für Themen, die die Arbeitswelt bewegen. Als überzeugte Geisteswissenschaftlerin auch gerne schöngeistig und philosophisch unterwegs.

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